Використання word 2010 року для підготовки і відправки масових поштових відправлень
У своїй практичній діяльності секретарям, фахівцям служби ДОУ часто доводиться розсилати різні документи в кілька…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Багато організацій вже по достоїнству оцінили зручність використання бланків при оформленні тих чи інших категорій документів. Саме використання певних форм дозволяє швидко оформити велику кількість однотипних документів. Саме тому слід розглянути дане питання більш докладно.
Бланк є "заготівлею" для майбутнього документа. Залежно від виду документа, бланк містить певний набір реквізитів, властивих конкретному виду ділової папери. Використання бланка не тільки значно спрощує процес створення документа, а й зменшує тимчасові витрати, пов`язані з процедурою оформлення. Бланки документів виготовляються на замовлення в друкарні і можуть бути виконані для будь-якого виду ділової документації.
Кожен бланк має строгий перелік реквізитів та схему їх розташування. Реквізити можуть бути розташовані як поздовжнім, так і кутовим способом. При поздовжньому розташуванні реквізити розміщені вздовж верхнього поля аркуша.
Незважаючи на те, що кожна організація самостійно вибирає розташування реквізитів, яке вважає зручнішим, кутове розташування є більш раціональним і найпопулярнішим при виготовленні бланка для листів.
Крім бланків для листів існують такі форми, як:
До найбільш популярних видів документів відносяться бланки листи, різних договорів (в залежності від діяльності організації), бухгалтерської звітності і т.д. Наприклад, кожен бухгалтер досить часто використовує в своїй роботі бухгалтерські бланки, такі як зарплатна відомість, рахунок-фактура, квитанція і т.д. Без даних форм процес оформлення кожного паперу став би значно довше і клопітно, а кількість можливих помилок, допущених при оформленні, помітно зросла.
Також досить часто в організаціях використовуються бланки типових або трудових договорів. Наприклад, якщо мова йде про приватний дошкільному садку, то, як правило, у них є типовий договір на надання послуг, в який лише вписуються імена клієнтів, їх контактні дані та інші необхідні відомості.
Вимоги по роботі з формами включаються в інструкцію з діловодства. Бланки організацій повинні підлягати обліку та суворої звітності, особливо форми з використанням Державного герба РФ і гербів суб`єктів РФ. Облік бланків зручно здійснювати за допомогою спеціального журналу, форма якого довільна і розробляється самостійно компанією.
Введення в обіг та затвердження бланків документів 2016 року здійснюється за пропозиціями підрозділів або особистим розпорядженням керівника організації. Для їх знищення повинні видаватися акти з відповідною вказівкою.
Контроль над виготовленням, застосуванням і зберіганням необхідно покласти на підрозділи, відповідальні за діловодство в компанії, а в невеликих фірмах на обличчя, відповідальні за діловодство. Для їх призначення видаються спеціальні розпорядчі документи.
Використання бланків має ряд незаперечних переваг у порівнянні з оформленням документа від руки. Одним з них є скорочення тимчасових витрат, потрібних для дотримання всіх норм і правил оформлення. Також використання бланків дозволяє в короткі терміни створити велику кількість однотипних документів. Наприклад, якщо організація планує повідомити своїх клієнтів або партнерів про будь-які зміни за допомогою масової розсилки листів, то створити їх в короткі терміни допоможуть саме бланки документів.
Слід зазначити, що використання бланків також дозволяє істотно мінімізувати помилки, що виникають при оформленні документів. Це може стати важливим фактором, якщо у вашій організації працюють співробітники з невеликим досвідом. І не слід забувати про те, що застосування бланків формує єдиний діловий імідж вашої організації.
Рекомендуємо матеріали по темі:
У своїй практичній діяльності секретарям, фахівцям служби ДОУ часто доводиться розсилати різні документи в кілька…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
Розробка нової редакції стандарту диктується рядом причин: термін дії стандарту вже перевищує 10 років - це той термін,…
Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…
Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…
У будь-якій організації кожен співробітник має справу з різними документами. Це можуть бути як документи, що…
Будь-секретар організації просто зобов`язаний вміти правильно оформляти всі необхідні документи. Від правильності їх…
Будь-який документ має ряд правил, згідно з якими він повинен бути оформлений. Правильне оформлення документів в 2017…
Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…
Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…
У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…
Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…
Ведення діловодства є одним з основних етапів роботи з документами. Воно, як і багато інших документаційні процеси,…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
Відео: «Перелік і порядок оформлення документів, необхідних при реалізації пасіки», Кондратьєва А.АУ…
Для спрощення процедури оформлення документів багато організацій використовують бланки документів. Про те, які види…
Все частіше багатьом секретарям доводиться стикатися по роботі з електронними документами. Однак, на превеликий жаль,…
Діяти без довіреності від імені організації може тільки її керівник. Але деяку частину своїх повноважень він може…
Контроль виконання документів - один з найважливіших етапів роботи будь-якої організації. З даного матеріалу ви зможете…
Ведення діловодства в організації має на увазі не тільки видання документів, але і їх правильне оформлення. Саме від…
Відео: Правоохоронці Галактики. Частина 2 - Реквізити та Круті Сцени (2017) | MSOTПри складанні документів дуже важливо…