Листування, що супроводжує зустрічі і встановлення контактів на виставках

У листуванні, яка виникає при організації зустрічей на виставках, можна виділити наступні напрямки:

• Згода на зустріч.
• Ініціація зустрічі на виставці на стенді компанії.
• Узгодження дати та часу зустрічі.
• Уточнення складу учасників зустрічі та іншої інформації.
• Зміна часу зустрічі.

Ініціація зустрічі на виставці на стенді компанії

Форма запрошення до зустрічі на стенді компанії залежить від того, чи встановлені вашою компанією ділові зв`язки з запрошеної стороною або ж це перші ділові контакти.

Ось приклад повідомлення, адресованого компанії, з якою не було ділових контактів - вони тільки встановлюються:

Тепер наведемо приклад запрошення, призначеного партнерам або клієнтам, з якими вже були встановлені ділові зв`язки до даної виставки:

Відео: Етапи продажу 2 Встановлення контакту

Навіть якщо в підготовці таких повідомлень бере найактивнішу участь помічник керівника або секретар, підписати його повинен керівник організації, керівник регіонального підрозділу або підрозділу, що відповідає за розвиток продукту, напрямки і т.п.

Зустріч на конференції може проходити з партнерами, з якими ви вже працювали або зустрічалися: тоді пропозиція поспілкуватися може мати більш неформальний характер.

Приклад повідомлення неформального характеру 1

приклад повідомлення неформального характеру 2

Згода на зустріч

Якщо керівника компанії, якій вислано подібне запрошення, воно зацікавило, він може попросити свого помічника включити зустріч з представниками даної компанії в свій розклад, наприклад:

Тут наведено приклад стосується внутрішнього інформаційного обміну, а вона найчастіше дуже неформальна і не передбачає використання формальних звернень, вказівка посад і т.п.

Узгодження дати та часу зустрічі

Виставки, конференції, торгові ярмарки та інші подібні заходи - завжди дуже напружений час як для експонентів (учасників виставки), так і для відвідувачів. Велика частина часу розписана ще до початку виставки. Тому, отримавши таке повідомлення від керівника, менеджер / помічник починає листування за погодженням деталей. Щоб призначити час зустрічі, слід визначити кілька тимчасових інтервалів з тим, щоб партнери могли вибрати для себе зручний час.

Вибравши час із запропонованих часових інтервалів, можна дати таку відповідь:

Якщо потенційні учасники зустрічі не можуть визначитися з часом відразу, ви можете отримати таку відповідь:

Якщо ви хочете нагадати партнерам, що вони повинні повідомити вам час зустрічі, скористайтеся таким повідомленням:

У відповідь можна отримати як інформація про можливі тимчасових інтервалах, так і вибачення з поясненням причин, за якими партнери не дають інформації про можливий час зустрічі:

Подякуйте партнерів за вибачення і надайте інформацію про найбільш зручному для вас часу зустрічі:

Відео: Як залучати інвестиції в регіон? [Петро Сидорчук]

Ще один, більш неформальний, варіант згоди відвідати стенд компанії може бути таким:

Відео: Part 1 - The Lost World Audiobook by Sir Arthur Conan Doyle (Chs 01-07)

У разі якщо було досягнуто попередньої домовленості про зустріч, уточніть деталі наступним повідомленням:

Деякі фрази, які можна використовувати для узгодження часу:

Відео: Part 5 - The House of Mirth Audiobook by Edith Wharton (Book 2 - Chs 06-10)

Уточнення складу учасників зустрічі та іншої інформації

Можливо, учасникам зустрічі потрібно знати, хто саме буде на стенді і хто братиме участь у зустрічі. Зі свого боку, партнери надають перелік учасників від своєї компанії:

У відповідному повідомленні можна як надати список учасників зі свого боку, так і підтвердити час зустрічі і додатково повідомити телефон або іншу інформацію, необхідну для здійснення оперативного зв`язку в разі виникнення непередбачених обставин.

У міру наближення дати і часу зустрічі має сенс обмінятися телефонами з тим, щоб у вас була можливість підказати партнеру, як краще дістатися до вашого стенду.

Якщо номери телефонів для зв`язку з цим не повідомили, їх можна запросити в такий спосіб:

Зміна часу зустрічі

Не завжди виходить так, що домовленості залишаються в силі. Найчастіше відбуваються якісь зміни, скажімо, в часі зустрічі.

Згода на перенесення зустрічі може бути дано наступним чином:

Досить очевидно, що слід подякувати за згоду на перенесення часу зустрічі - наприклад, наступною фразою: «Thank you for your flexibility».

На закінчення хочемо дати ще раз цінну пораду: щоб отримати максимальну віддачу від участі у виставках і конференціях, приділіть пильну увагу їх підготовки, складання графіка зустрічей і погодженням деталей, і тоді витрати і зусилля принесуть свої плоди.

завдання 

Знайдіть в тексті прикладів листів, опублікованих в статті, відповідні еквіваленти англійською мовою і заповніть таблицю:

А.М. Лобанова, канд. екон. наук, доц. каф. Дідо, ГУУ