Як створити інструкцію з діловодства

Відео: Як складати ефективні посадові інструкції для персоналу

Зі статті ви дізнаєтесь:

• де знайти зразки Інструкції з діловодства
• якою має бути структура Інструкції з діловодства
• як зробити Інструкцію з діловодства реально працюючим інструментом

Де знайти зразки Інструкції з діловодства

В даний час немає потреби самостійно розробляти текст Інструкції з діловодства. В Інтернеті ви можете знайти безліч готових шаблонів і лише доповнити їх нюансами, які застосовуються до вашої організації.

Тому першим кроком для розробки Інструкції буде вивчення знайдених вами зразків і зіставлення їх з вимогами законодавства. Правила складання Інструкції по діловодство регламентуються наступними нормативними актами:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення";
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Державний стандарт Російської Федерації. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
• Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76).

Найкраще використовувати зразки державних установ, вони точно відповідають вимогам вищевказаних стандартів, наприклад служби ФМС Росії.

Корисна порада! Рекомендуємо вам передрукувати текст Інструкції, а не копіювати його з викачаних зразків. По-перше, так ви будете краще орієнтуватися в документі, легше адаптуєте його під потреби організації а по-друге, уникнете помилок на кшталт чужого назви організації і т.д.

Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків

Готова Інструкція повинна бути узгоджена з усіма керівниками підрозділів і затверджена генеральним директором.

Так Інструкція з діловодства стає корпоративним законом, що диктує правила оформлення документів.

Якою має бути структура Інструкції з діловодства

Зрозуміло, в різних організаціях Інструкції можуть відрізнятися, відповідно до внутрішніх корпоративними правилами. Але будь-яка Інструкція з діловодства містить розділи, в яких повинні бути прописані:

• основні процеси діловодства;
• правила оформлення документів;
• правила створення деяких видів документів.

Типова структура Інструкції з діловодства виглядає так:

Якщо у вашій компанії впроваджено електронний документообіг, ЄСМ-система, правила роботи з ними також повинні бути включені в Інструкцію.

Зверніть увагу! Переглядайте Інструкцію приблизно 1 раз в рік. Вносьте зміни в роботі з документами і нововведення. Для вступу редакції в силу видається наказ по основній діяльності за підписом генерального директора (після процедури погоджень, аналогічно споконвічного створення Інструкції).

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

Як зробити Інструкцію з діловодства реально працюючим інструментом

Інструкція з діловодства повинна допомагати в роботі вам і співробітникам організації. Для цього документ повинен бути доступний і зручний для читання.

Якщо зберігати Інструкцію підшитий в папці, вона навряд чи буде затребувана. Додайте Інструкцію на корпоративному сервері (або сайті) в найбільш зручному для читання форматі - найкраще в PDF. Але не сканувати паперовий варіант Інструкції! Створіть файл PDF безпосередньо з текстового редактора MSWord.

Таким чином ви надасте співробітникам всі можливості пошуку по документу і переходу за гіперпосиланнями, при цьому вони не зможуть внести в текст зміни.

Зверніть увагу! Подбайте про те, щоб файли PDF були доступні для читаннями всім. При необхідності, попросіть співробітників IT-відділу встановити необхідне програмне забезпечення.

Корисні функції MS Word 2010

Нижче перерахуємо кілька інструментів MS Word, які потрібно використовувати при створенні Інструкції, щоб робота з документом була швидкою і легкою.

1. Стилі. Використовуйте готові стилі MS Word або створіть на їх основі власні. За замовчуванням вже створені кілька рівнів заголовків і підзаголовків.

Стилі необхідні не тільки для створення структури самого тексту (в такому випадку його можна було б форматувати вручну). Головне завдання стилів в нашому випадку - автоматичне формування змісту, а також лінкування для внутрішніх гіперпосилань.

2. Посилання. Використовуйте систему переходів усередині документа - до додатків, просторів, на які є вказівка в тексті.

3. Покажчик. Зміст не завжди може допомогти, якщо потрібно знайти згадку будь-якого терміна або документа. Про покажчику часто забувають, але він є корисним інструментом пошуку, особливо якщо налаштувати переходи з покажчика на потрібну сторінку.

входить, 11, 18, 45, ...

Відео: Як сформувати номенклатура справ? . Експерт в області діловодства Дороніна Л.А,

вихідний, 20, 38, 46, ...

зареєстрований, 8, 23, 41, ...