Організація документообігу в 2017 році

Відео: "У 2017 році" - радянський диафильм про технології 1960 року

У даній статті ми розглянемо:

• що таке документооборот-
• основні правила організації документообігу в 2017 році-
• основи обробки документації в 2017 році.

Що таке документообіг

Документообіг - це процес, в ході якого відбувається переміщення документів з моменту їх створення або отримання до завершення їх використання і відправки в архів. Організація документообігу охоплює всі дії з прийому, передачі, складання, узгодження, оформлення, засвідчення та відправлення документів.

Ключовими характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отримання) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.

Робота з різними документами і організація документообігу в компанії повинна здійснюватися відповідно до законодавства.

Формування документообігу в організації і управління ним - це складна галузь управлінської діяльності. У зв`язку з цим існують рішення для автоматизації даного процесу. На сьогоднішній день з`явилося вже чимало інформаційних програмних систем для управління документообігом, які допомагають значно спростити всі операції документообігу.

Технологія роботи з документами. документообіг

Потік корпоративного документообігу ділиться на три складові:

• вхідні документи;
• вихідні документи;
• внутрішні документи.

Відео: Зміни в 2017 році для бухгалтерів # 11. Податок на майно КБК 2017. Зміни бухгалтерії 2017!

Основні правила організації документообігу в 2017 році

При організації руху документів необхідно виконувати ряд певних правил, які допоможуть працювати ефективно і швидко.

По-перше, необхідно максимально скорочувати кількість інстанцій проходження документів. Можна виключити операції по обробці документів і управлінські ланки, які не залежать від ділової необхідністю.

По-друге, можна виключити або максимально обмежити поворотні рухи документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і узгодження і т.д.).

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

І, по-третє, необхідно забезпечити граничну однаковість в порядку проходження і процесах обробки ключових груп документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.

Дотримання даними правилами дозволить здійснити головний організаційний принцип служби діловодства, а саме дасть можливість централізованого виконання однорідних дій, ефективного використання засобів оргтехніки і персоналу.

Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити постачання необхідними документами керівників і всього апарату управління.

Відео: Спрощення кадрового документообігу - 348 ФЗ 3 липня 2016 р

Таким чином, буде дотримуватися пряма точність напрямку потоків документів, будуть виключені дублюючі операції з підготовки та обробки документів.

Основи обробки документації у 2017 році

При організації документообігу необхідно розділяти потоки руху документів. Слід спочатку грамотно організувати прийом і реєстрацію вхідної документації, а також обробку внутрішньої та вихідної документації.

При обробці вхідної документації проводиться початкова обробка документа, попередній розгляд і реєстрація документів. Далі документ відправляється на вивчення керівництвом, передається виконавцю або створюється справу і документ відправляється на зберігання.

Можуть бути різні варіанти отримання документів організацією. Вони можуть бути отримані від кур`єра, від відвідувачів або прийняті по факсу.

При попередньому розгляді необхідно визначити, куди направити документи: конкретним виконавцям, структурним підрозділам або керівництву.

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

Реєстрація документа фіксує його створення або отримання шляхом зазначення дати, індексу і запису відомостей про документ у формі поля реєстрації. Документи, що використовуються для довідки або вимагають обліку, обов`язково повинні реєструватися.

Деякі документи немає необхідності реєструвати, до них відносяться рекламні матеріали, друковані видання, вітальна кореспонденція, пояснювальні записки, документи з позначкою «особисто» і т.д. Подібні документи сортуються і передаються адресату.

Внутрішні та вихідні документи обробляти простіше, ніж вхідні. Їх необхідно зареєструвати і відправити одержувачам. Реєстрація вихідної і внутрішньої документації проводиться також як і реєстрація вхідної, з тією лише різницею, що в реквізитах не вказуються дата і індекс надходження. При передачі внутрішнього документа в інший підрозділ усередині компанії його потрібно реєструвати знову.