Діловий етикет для секретаря. Як зустрічати відвідувачів

Відео: Лекція 4.4. Зовнішній вигляд ділової людини

В роботі секретаря передбачаються постійні контакти з людьми. Тому навик взаємодії з людьми різних соціальних і психологічних рівнів - один з найважливіших навичок для секретаря-професіонала.

Зі статті ви дізнаєтесь:

секрети ділового спілкування
як приймати відвідувачів в приймальні
як організувати прийом співробітників організації

Секретар - обличчя організації, і одночасно посередник між керівником і іншими людьми - як співробітниками, так і відвідувачами, які прийшли на зустріч або прийом. Щоб робота з відвідувачами була успішною і позитивно впливала на імідж керівника і компанії, секретар повинен слідувати правилам ділового спілкування, дотримуватися етикету, бути контактними і приємним співрозмовником.

Секрети ділового спілкування

Діловий етикет для секретаря. Як зустрічати відвідувачів На відміну від особистого, ділове спілкування переслідує певні цілі: отримання інформації (або точніше, обмін інформацією) і формування позитивного уявлення про себе (а значить, і керівника і компанії в цілому). Щоб навчитися контактувати з людьми, і отримувати з цього користь, дотримуйтеся наступних правил:

Відео: Діловий одяг або Dress code? Діловий етикет

Будьте спостережливі. Розвивайте це якість в собі. Відзначайте всі особливості зовнішності і характеру кожного нового людини.
Чи не домислюйте. Не дозволяйте собі бути необ`єктивною, адже сприйняття іншої людини залежить і від вашого стану великою мірою. Дізнавайтеся точну і по можливості повну інформацію про відвідувача (співробітника).
Будьте об`єктивні, наскільки це можливо. Навіть якщо у вас є попередня інформація про співрозмовника, не піддавайтеся її впливу, будьте готові до відкриттів.
Говоріть з людиною на його мові. Мається на увазі не тільки і не стільки спілкування з іноземними партнерами. Психологічна підстроювання - найважливіший навик в спілкуванні. Іноді норми поведінки виходять за рамки наших уявлень про них, не майте їх єдино можливими.
Не приховуйте інформацію про себе. Точно так же, як ви можете бути суб`єктивні, так і інші люди можуть бути схильні до помилкових висновків. Не допускайте чуток.
Для бесід вибирайте зручне місце, час і спокійну обстановку.
Будьте таким, яким ви хочете, щоб вас бачили. Робіть те, що від вас чекають, а не те, що ви вважаєте за потрібне або правильним. Пояснюйте свої дії, а також повідомляйте про свої очікування. Так ви уникнете розчарувань і претензій (і своїх, і співрозмовника).

Секретар, який іде на спілкуванні правилами етикету, завжди залишає позитивне враження про себе.

Як подавати чай і кава діловим партнерам і співробітникам в кабінеті керівника?

Як приймати відвідувачів в приймальні

Заздалегідь готуйтеся до приходу відвідувачів. Час зустрічі завжди має бути заздалегідь погоджено і з керівників, і з відвідувачем. Також необхідно нагадувати керівнику про тему зустрічі.

Відповідно до діловим етикетом, відвідувач представляється за допомогою візитної картки. Завдання секретаря - подякувавши, прийняти її і запам`ятати ім`я, прізвище, посада та інші дані про відвідувача. Звичайно ж, картка ні в якому разі не повертається. За етикетом такий жест означає відмову в прийомі. Візитна картка передається керівнику або поміщається в картотеку.

Секретар демонструє свій професійний рівень, будучи ввічливим і коректним в будь-якій ситуації. Якщо в момент появи відвідувача, секретар зайнятий розмовою по телефону або з іншим відвідувачем (або співробітником) не можна ігнорувати який перебуває, і в той же час переривати розмову. Важливий кивок і посмішка повинні вказати відвідувачеві, де він може почекати моменту для початку розмови.

Відео: Правила етики: як має виглядати особа секретаря вашої фірми?

Якщо після доповіді про відвідувача керівник відмовився прийняти його, секретар повинен або проводити його до будь-кого із заступників або компетентних співробітників організації, або повідомити точний час, коли зустріч зможе відбутися.

Коли керівник уже проводить зустріч з ким-небудь з відвідувачів або партнерів, не слід пропускати в кабінет нових відвідувачів. Це суперечить етикету ділових переговорів, крім того, час зустрічі може незаплановано розтягнутися, якщо неодноразово переривати її. У таких ситуаціях секретар повинен вміти переконати відвідувача прийти в інший час або вирішити питання на рівні заступників або фахівців.

Відео: Лекція 4.2. Ділова нарада. Етикет ділового простору

Також бажано максимально захистити керівника від телефонних дзвінків в цей час. Допускається з`єднувати абонентів тільки у виняткових випадках.

Як розвивати творчий інтелект секретарю? Ефективна робота з інформацією

Як організувати прийом співробітників організації

По-перше, співробітники повинні знати години прийому керівника по робочим і особистим питання. Завдання секретаря - зробити інформацію про це доступною колективу.

Також секретар повинен бути добре поінформований про діяльність всіх співробітників організації, про розподіл обов`язків, щоб розуміти, хто і з якими питаннями може мати доступ до керівника в будь-який час.

Тактовність і уважність до співробітників з точки зору ділового етикету нічим не відрізняється від контактів зі сторонніми відвідувачами. Однаково ввічливе і рівне, позитивне, відкрите ставлення до людей має бути основою іміджу професійного секретаря.

Як вести себе на корпоративі: як на роботі або як на відпочинку?

Юридичний