Тайм-менеджмент для секретаря

Програма вебінару складена з урахуванням найгостріших проблем в роботі секретарів і особистих помічників - таких, як проблема стресу, ненормованого робочого дня, непередбачуваного появи завдань, хаосу в паперових і електронних документах. Лектор поділиться прийомами організації роботи, які допоможуть менше втомлюватися і зберігати високу працездатність.

Марія Долінова,
практичний психолог, коуч, консультант по особистої ефективності. Творець і керівник психологічної майстерні "Просто" (Москва).
У минулому - керівник Управління академічного розвитку Національного дослідницького університету "Вища школа економіки", творець і керівник "Центру розвитку співробітників" Тольяттинского державного університету. Організатор програм розвитку для кадрових резервів університетів. З 1998 року консультує і веде тренінги з глибинного самопізнання, індивідуальним стратегічного планування, тайм-менеджменту, стрес-менеджменту, управління конфліктами і роботі зі складними клієнтами ".

Основні теми вебінару:

Головне джерело стресу - несподівані завдання. Зменшуємо «фактор раптовості» за допомогою розкладів і календарів подій. Річний цикл і річний розклад. Розклади головних подій на квартал, місяць і тиждень. Система нагадувань, шаблонів і регламентів для типових ситуацій. Використання блокнотів, стікерів, білих дощок і «Листів регулярних завдань» для кращого нагадування.
Загальна мережеве простір - «хмарне сховище даних» і його використання в роботі секретаря.
Диктофон - помічник при проведенні робочих зустрічей і планерок.
Делегування. Керівник делегує секретарю, а кому делегує секретар? Використання аутсорсингу і послуг сторонніх організацій: в яких випадках це вигідно.
Режим роботи і відпочинку. Повинен і секретар або особистий помічник завжди бути на зв`язку. І чи можливо це?

Стрес в роботі секретаря, адміністратора та особистого помічника

Головні джерела стресу:

Велика відповідальність, неприпустимість помилок
Невизначеність, неточність формулювань завдань
Несподіванка появи завдань
Критика з боку керівника
Переживання своєї «неважливості» у спільній справі
Втома і виснаження від того, що завжди потрібно бути «на зв`язку»

Як нейтралізувати шкідливі наслідки стресу?

Стрес в роботі сам по собі не так шкідливий. Шкідлива «силова боротьба» з ним і його ігнорування. Зменшуємо шкідливі наслідки стресу: п`ять головних напрямків

I. Створюємо систему запобігання помилок

II. Переформулюємо завдання: точність і адекватність поставлених завдань

III. Передбачаємо (прогнозуємо) поява завдань

IV. Робимо свої успіхи помітними. Усвідомлюємо свою роль в загальному процесі

V. Створюємо режим відпочинку і відновлення сил

I. Створюємо систему запобігання помилок

Чек-листи. Перелік дій для типових ситуацій.
Приклад: «Що потрібно перевірити перед тим, як віддати договір на підписання»
Загальна мережеве простір для зберігання даних-«хмарне сховище». Запобігання втрати електронних документів.
Контроль за знищенням документів. Використання шредера.
Використання диктофона при отриманні завдань і під час нарад
Використання шаблонів документів
Порядок в електронному та паперовому архівах організації

II. Переформулюємо завдання:
коректність та відповідність поставлених завдань

Відповідальність за постановку задачі - на керівника. Але відповідальність за її формулювання візьміть на себе.
Перевірте завдання за принципом «ГКЧП» (Де? Що? Коли? Чому?)
Перевірте терміни завдання на точність і адекватність
Уточніть рівень пріоритетності завдання
Уточніть відповідальних і склад робочої групи (список виконавців завдань)
Зафіксуйте формулювання письмово і затвердите її
Регулярно інформуйте про хід виконання всіх пріоритетних завдань

III. Передбачаємо (прогнозуємо) поява завдань

Зменшуйте «фактор раптовості» за допомогою річних календарів і розкладів:
- графік отчётності-
- дні народження ключових осіб-
- річні піки і спади попиту-
- головні події на тиждень, квартал, рік.
Система нагадувань про події (електронні та «паперові»)
Регламенти для всіх важливих ситуацій
«Листи регулярних завдань»

IV. Робимо свої успіхи помітними.
Усвідомлюємо свою роль в загальному процесі

З`ясуйте, що для керівника є критично значущим у вашій роботі
Зрозумійте і прийміть межі своєї відповідальності
Сформулюйте критерії, за якими ви самі зможете оцінити, впоралися ви з роботою
Після закінчення великих проектів і успішного виконання важливих завдань: уявіть керівнику список на заохочення. Включіть в цей список себе, якщо є реальні підстави для цього.
Просіть колег про зворотний зв`язок (відгуки про вашу роботу): що було зроблено добре, а що можна поліпшити

V. Створюємо режим відпочинку і відновлення сил

Домовтеся про час, коли ви "не на зв`язку». Наприклад, у неділю
Використовуйте для ділової зв`язку окремий телефон (не особисто)
Керівник доручає секретарю, а секретар ... кому? Використовуйте аутсорсинг і зовнішніх виконавців, коли це можливо і доречно
Плануйте відпустку. плануйте вихідні
Використовуйте обідню перерву, щоб «переключитися» і відпочити
Робіть перерву на 5 хвилин щогодини