Журнал реєстрації вхідних документів

З даної статті ви дізнаєтеся:

• яку вхідну документацію необхідно регістріровать-
• що таке журнал реєстрації вхідних документів-
• які ще існують способи реєстрації вхідної кореспонденції.

Відео: 1С-ККД: Журнал реєстрації вхідних рахунків-фактур

У будь-якій організації дуже пильну увагу необхідно приділяти реєстрації вхідних документів. Від цього багато в чому залежить успішність діяльності компанії, якщо мова йде про вхідні документах від партнерів, з якими укладаються різні угоди. В даному випадку несвоєчасна реєстрація або втрата вхідного документа може не тільки відбитися на діловому іміджі організації, але і стати причиною збитків і витраченого часу. Щоб уникнути подібних неприємностей, давайте розглянемо, які входять документи підлягають обов`язковій реєстрації і як це зробити за допомогою журналу реєстрації.

Вхідна документація, що підлягає реєстрації

Вся вхідна кореспонденція повинна проглядатися і реєструватися (при необхідності) в день її отримання відповідальною особою. Як правило, в будь-якій організації цей обов`язок покладається на секретаря, який повинен вміти сортувати вхідні документи відповідно до їх терміновістю і цінністю. Саме секретар вирішує, які документи в подальшому потраплять на стіл керівника, а які відправляться в сміттєву корзину, тому необхідно поставитися досить скрупульозно до процедури відбору вхідних паперів.

Для початку слід виділити такі ділові папери, як документацію з контролюючих органів. Їх необхідно реєструвати відразу ж при отриманні і передавати керівництву або відповідальним співробітникам. Зневажливе ставлення до даної документації може обернутися як невеликими неприємностями, так і адміністративним покаранням, тому рекомендуємо поставитися уважно до даних листів.

Наступні листи, що вимагають не менш пильної уваги, належать організаціям-партнерам, з якими ваша компанія спільно веде діяльність. До цієї групи належать як листи від компаній, що займаються обслуговуванням (наприклад, організації, що обслуговують ваш офіс, робочу техніку і т.д.), так і безпосередні клієнти. В даному випадку будь-який лист може містити корисну інформацію про будь-яких угодах, договорах, зміни в тарифах або умови співпраці. Саме тому подібна входить документація повинна бути зареєстрована і передана відразу ж при отриманні.

Правила реєстрації документів

Журнал реєстрації вхідних документів

 Найпростішим і надійним способом реєстрації вхідних документів на даний момент є журнал реєстрації вхідних документів. З його допомогою можна без праці зареєструвати будь-яку входить ділову папір і з легкістю знайти її, якщо це буде необхідно. При реєстрації використовується стандартний набір реквізитів, який містить:

Відео: реєстрація вхідного документа

• реєстраційний номер вхідного документа;
• дата реєстрації (надходження) документа;
• відомості про кореспондента (найменування організації - автора документа-посаду та П.І.Б. особи, яка підписала лист);
• короткий зміст листа;
• спосіб доставки (можна вказати номер поштового відправлення);
• кількість примірників листи;
• відомості про адресата (П.І.Б. та посада особи, на ім`я якого надійшов лист або найменування організації);
• П.І.Б. і посаду співробітника, якому був переданий вхідний документ для прийняття управлінського рішення, ознайомлення або виконання.

Діловодство за зверненнями громадян: реєстрація, контроль і зберігання

Відзначимо, що журнал реєстрації вхідних документів використовується в компаніях з невеликим обсягом документообігу. Це обумовлено тим, що при великому потоці вхідної документації ручне заповнення реєстраційної форми стає скрутним.

Інші способи реєстрації вхідних документів

Існують різні форми реєстрації документів. Крім журнальної реєстрації, також застосовується карткова форма. При її організації заповнюються реєстраційно-контрольні картки, з яких формуються картотеки. Кожна така картка містить коротку інформацію про документ (дату реєстрації, індекс, короткий зміст і позначку про виконання).

У свою чергу картотеки (як і журнали) можуть поділятися на 2 частини: по виконаним і невиконаним документам. При такій організації дуже легко стежити за виконанням, своєчасно переміщаючи матеріали з однієї картотеки в іншу. 

Ведення журналу реєстрації кореспонденції в MS Office Excel 2010

Електронна форма реєстрації документів здійснюється за допомогою спеціального програмного забезпечення. Як правило, така форма реєстрації має вигляд бази даних, що складається з електронних карток. За аналогією з картковою формою, в них вносяться короткі відомості про документ і його місцезнаходження. Така форма реєстрації дозволяє в короткі терміни знайти необхідні папери за датою їх реєстрації, індексу і т.д.