Експертиза цінності документів
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Процедура знищення документів проводиться за результатами експертизи цінності. Тільки експертиза дозволяє достеменно встановити, терміни зберігання яких документів вже минули, а яких ні. За її підсумками документацію з простроченим терміном зберігання необхідно знищити, а решту залишити в архіві для подальшого зберігання.
Слід чітко розуміти, що порядок знищення документів починається з експертизи їх цінності. Слід поставитися до даної процедури з особливою ретельністю, щоб не наразити знищення діючу документацію.
Як правило документи на архівне зберігання передаються оформленими в справи. Кожна така справа повинна мати детальний опис із зазначенням термінів зберігання документації, що входить до складу справи. Згідно основам діловодства, до складу однієї справи слід включати ділові папери з однаковим терміном зберігання. Однак, незважаючи на це, рекомендується проводити полістний огляд документів, щоб уникнути помилок.
Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися
Після того, як документи на знищення відібрані, слід скласти акт, в якій буде детально вказано кількість сторінок / томів, виділених до знищення. Основна робота полягає в складанні акта, в який повинна бути перенесена інформація з обкладинок справ, відібраних для утилізації. Якщо обкладинка не містить повної інформації, то її слід уточнити по номенклатурі справи (заголовок, дата і індекс). Акт про знищення повинен бути підписаний співробітником, який проводив експертизу цінності документів. Далі в акті робиться відмітка про погодження з експертною комісією (для цього проводиться засідання, про яке повинен бути складений протокол). Лише тільки після цього справи можна відправити на знищення.
Експертизу цінності найкраще проводити перед тим, як в архів будуть здані нові документи на зберігання. Найкраще проводити даний захід на початку року, так як документи повинні знищуватися лише на початку календарного року, наступного за тим роком, коли закінчився термін зберігання. Наприклад, якщо термін зберігання документів закінчився у вересні 2016 року, то виділити їх до знищення можна не раніше 1 січня 2017 року.
Передача електронних документів в архів організації
Той же самий порядок діє і відносно справ: якщо терміни зберігання документів, включених до складу справи, минули в 2016 році, то можна знищити все справа тільки з 1 січня 2017 року. Це ще одна причина, по якій необхідно зберігати документи з однаковими термінами в одній справі. В іншому випадку буде потрібно багато часу на постійне переформування справ, а також висока ймовірність, що будуть знищені документи з діючими термінами зберігання. Дана помилка не тільки може стати причиною незручностей, але і загрожує адміністративним покаранням для відповідальних осіб.
При утилізації документації слід дотримуватися таких принципів:
Якщо знищенню підлягає інформація, розміщена на папері, то можна виділити три основні способи: знищення документів шредером, спалювання і хімічне знищення. Знищення секретних документів найкраще довірити спеціальним компаніям, що спеціалізуються на утилізації і має спеціальний дозвіл. При невеликих обсягах секретної документації її утилізацію можна провести самостійно шляхом спалення.
Передача документів на зберігання в архів організації
У разі, якщо ви звернетеся до послуг сторонньої організації, вам видадуть акт або накладну, в якій будуть вказані дата, обсяг, вага знищеної документації та кількість справ. На цьому процедуру знищення документів можна офіційно вважати закінченою до наступного року.
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
У кожної організації, підприємства або установи, які здійснюють будь-якої вид діяльності, формується безліч документів…
В кінці календарного року необхідно провести експертизу цінності зберігаються в організації та її структурних…
Відео: влоги: організація і зберігання документів, готуємо рулетики з сьомгою, мої ЮВЕЛІРНІ ПРИКРАСИ! BY MariaОдним з…
Одним з найважливіших етапів в роботі з документами в будь-якій організації є правильне оформлення справ. Це необхідно…
Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…
Діяльність будь-якої організації пов`язана з великою кількістю різних документів. І чим більше компанія, тим більше і…
Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
Одним з основних етапів роботи з документами організації є їх підготовка до архівного зберігання. Адже для того, щоб…
Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання…
У кожній організації повинно бути забезпечено зберігання документів відповідно до їх термінами. Відомо, що різні види…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Відео: Експертиза цінності документівЕкспертиза цінності документів має важливе значення в кожній організації. За…
Архівне зберігання документів в 2017 році має бути організовано в кожній компанії для забезпечення доступу і збереження…
Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно…
У кожній організації щорічно повинно проводитися знищення документів з простроченим терміном зберігання. Читайте в…
Будь-яка організація повинна щорічно проводити експертизу цінності та визначати терміни зберігання документів. Однак…
Відео: Популярні відео - Експертиза та ДокументЗ необхідністю знищення документів з простроченим терміном стикається…