Документообіг в 2017 році

З даної статті ви дізнаєтеся:

• що являє собою документообіг в 2017 році-
• як здійснюється організація документообігу.

Про організацію документообігу в 2017 році слід задуматися в тому випадку, якщо у вашій компанії не налагоджений процес передачі документів. Про це можуть свідчити різні ознаки. Наприклад, при передачі документів з одного підрозділу в інший ділові папери губляться, або на це йде дуже багато часу. Подібні неприємності можуть стати причиною більш серйозних проблем для всієї компанії, які можуть позначитися як на самій діяльності, так і на фінансовий бік. Давайте ж розглянемо, що таке документообіг і як правильно підійти до його організації.

Документообіг в 2017 році

Документообіг, в першу чергу, повинен являти собою налагоджений механізм руху документів всередині компанії. В першу чергу це обумовлено необхідністю швидко передавати накази та інші прийняті рішення виконавцям і стежити за ходом їх виконання. Найчастіше від цього залежить як фінансове благополуччя компанії, так і відносини в колективі.

Технологія роботи з документами. документообіг

Також документообіг повинен стосуватися і ділового листування. Всі листи, що надходять в компанію, повинні бути зареєстровані за всіма правилами і передані безпосередньо співробітнику, який курирує це питання, або керівнику. Слід зазначити, що листи повинні реєструватися в день їх прийняття і передаватися в цей ж дня.

Слід зазначити, що для організації успішно функціонуючого документообігу багато організацій вдаються до сучасних систем електронного документообігу. При цьому необов`язково використовувати їх для передачі документів - досить буде повідомити потрібного співробітнику про наявність ділових паперів або доручень для нього.

При наявності у компанії великий підвідомчій мережі за організацію документообігу повинна відповідати служба ДОУ (документаційного забезпечення). Її наявність в компанії дозволяє систематизувати і регламентувати всі процеси руху ділових паперів від виконавців до керівництва і навпаки. Також дана служба розробляє інструкції, згідно з якими документи направляються з різних підрозділів в архів, що також є частиною документообігу організації.

організація документообігу

Негласним правилом ведення документообігу в організації є зменшення витрат часу на звернення документа серед співробітників. Тобто з моменту створення і до моменту завершення завдання, по якій створений даний документ, повинно пройти якомога менше часу. Наприклад, якщо в компанії розроблена нова номенклатура справ, то її узгодження, затвердження та впровадження повинні здійснюватися максимально швидко. Ефективність документообігу в даному випадку можна оцінити за часом, який минув з моменту видання нової номенклатури справ і до її застосування у всіх підрозділах організації.

Відео: Зміни в законодавстві РФ з 2017. Буду короткої)

Технологія роботи з документами. документообіг

Крім того, при організації руху документів необхідно виконання наступних правил:

• максимальне скорочення інстанцій проходження документів (шлях документа повинен бути максимально коротким - з пункту А в пункт Б без будь-яких зайвих інстанцій, які лише гальмують оборот);
• виключення зворотних рухів документів (має на увазі відсутність можливих помилок, через які документ не зможуть візувати, підписати, ввести в дію і т.д.);
• максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.

Дані правила ведення документообігу допоможуть створити в організації правильний рух (циркуляцію) документів без необґрунтованих затримок на чиєму-небудь столі.

Відео: У 2016 році члени ЄАЕС перейдуть на електронний документообіг

Більш того, дотримання цих правил дозволяє значно поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:

• прямоточности напрямки потоків документів, виключення дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;
• ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.

Технологія роботи з документами. документообіг

При організації документообігу слід виділити відповідальних осіб в кожному підрозділі, які будуть відповідальні за рух документів всередині свого підрозділу і за передачу документів між підрозділами. Такий захід дозволить зробити процес руху документів більш прозорим, а також виявити проблеми, що заважають його ефективному виконанню.