Документообіг між організаціями

Документообіг в кожній організації має велике значення. Від того наскільки грамотно і зручно налаштований документообіг в компанії залежить наскільки швидко і якісно вона зможе взаємодіяти з іншими організаціями. Документообіг між організаціями називають зовнішнім документообігом. Він є продовженням внутрішнього і не може існувати без нього.

У даній статті ми розглянемо:

що таке зовнішній документооборот-
що таке ЕДО-
як організувати ЕДО між компаніями.

зовнішній документообіг

Документообіг між організаціями фактично і буде зовнішнім документообігом, оскільки саме він передбачає рух документів між організаціями.

До нього можна віднести всі вхідні і вихідні документи щодо діяльності вашої компанії. Наприклад, це можуть бути договори зі сторонніми організаціями, накладні, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, довідки про вартість робіт і т.д. Всі ваші угоди з партнерами, ділове листування, яку ви з ними ведете, комерційні пропозиції та інше буде входити в рамки зовнішнього документообігу.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Його важливість полягає в тому, що на його основі в компаніях ведеться бухгалтерський облік, а також податковий облік і статистичний. Також завдяки організації зовнішнього документообігу створюється ділова репутація компанії. Тому вкрай важливо навчити співробітників компанії відповідальному ставленню до подібних документів.

Співробітникам слід пам`ятати, що документ завжди повинен бути в наявності, адже іноді відсутність будь-якого документа може призвести до великих проблем для компанії.

Технологія роботи з документами. документообіг

Крім цього необхідно правильно оформляти документи. Існує безліч первинних паперів, для яких встановлена форма і законом визначені вимоги до їх заповнення.

Документи повинні зберігатися належним для цього чином. Необхідно забезпечити їх фізичну безпеку і легкий, зручний доступ до них.

Електронний документооберт

В даний час все більше компаній вважають за краще переходити на електронний документообіг (ЕДО), за допомогою якого відбувається рух і обмін документами в електронному вигляді.

Обмін документами між підприємствами в електронному вигляді надає компаніям ряд переваг і є в даний час найбільш переважним. Особливо це стосується документообігу з державними установами, які все більше переходять на безпаперові процеси.

Перехід на ЕДО в компанії відбувається не відразу, це поступовий і поетапний процес.

Як показує практика найкраще даний перехід почати з внутрішнього документообігу компанії. Так буде набагато простіше і зручніше, а як тільки внутрішній електронний документообіг буде налагоджений, можна приступати до установки електронного документообігу між організаціями або по-іншому, міжкорпоративного електронного документообігу (МЕДО).

Технологія роботи з документами. документообіг

Відео: Вебінар Практика застосування 1С: Документообіг для підвищення ефективності організації

На сьогоднішній день і технічні засоби, і програмне забезпечення, а головне, і законодавство РФ дозволяє це зробити без особливих труднощів.

Нормативно-правова база обміну електронними документами закріплена такими документами як:

Цивільний кодекс Російської Федерації;
Арбітражний процесуальний кодекс Російської Федерації;
Податковий кодекс Російської Федерації;
Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»;
Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис»;
Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» та ін.

Як організувати ЕДО між компаніями

На практиці існують різні варіанти поєднання елементів традиційного та електронного документообігу від простих варіантів до цілих комплексних систем.

Комплексні системи зовнішнього ЕДО дозволяють поєднувати в собі реєстрацію документів в корпоративній системі, відправку листів по електронній пошті, автоматизацію процедури реєстрації документів, що надходять по електронній пошті, в корпоративній системі організації-одержувача документів. Крім цього вони забезпечують використання коштів криптозахисту, в тому числі електронно-цифрового підпису (ЕЦП).

При організації взаємодії двох і більше корпоративних систем з використанням технології взаємопов`язаного документообігу необхідно врахувати ряд різних за складністю проблем.

Технологія роботи з документами. документообіг

Найбільш складні завдання стосуються технічного забезпечення взаємодії корпоративних систем декількох організацій і відомств, а також інформаційної безпеки і захисту інформації в комп`ютерних мережах

Даний комплекс завдань вирішується фахівцями в сфері інформатизації та технічного захисту інформації.

Від служб документаційного забезпечення компаній-учасників буде потрібно організувати методичне взаємодія електронного документообігу, вирішити питання уніфікації форми документів, форматів запису, принципів документообігу.

Відео: Документообіг в організаціях

Для успішного впровадження ЕДО організаціям і розробникам автоматизованих систем необхідно діяти узгоджено, використовувати загальні принципи і типові рішення.

Юридичний