Поточне зберігання документів в 2017 році

Відео: ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ДОМУ

З даної статті ви дізнаєтеся:

• як правильно організувати поточне зберігання документів-
• вимоги до поточного зберігання документів в 2017 році-
• терміни поточного зберігання документів.

Поточне зберігання документів є зберігання документації в організації до передачі в архів. Це можуть бути як документи по невирішеним справах і завданням, так і справи, які знаходяться в підрозділі до моменту передачі в архів. Давайте розберемо докладніше, як організувати їх зберігання.

Організація поточного зберігання документів

Правильна організація поточного зберігання документів в компанії необхідна для того, щоб забезпечити їх доступність і безпеку. Якщо документація не зберігається належним чином, то знайти якийсь документ стає складним завданням. Більш того, законодавством передбачено адміністративні покарання і штрафні санкції щодо відповідальних осіб в разі втрати або знищення важливих ділових паперів. Тому так важливо підійти з усією відповідальністю до даного питання.

Слід знати, що для зручності зберігання документів їх формують у справи, які в подальшому передаються в архів. Як правило, передача справ в архів здійснюється один раз на рік, тому поточне зберігання документів слід організувати з урахуванням того, що документи можуть перебувати на робочому місці співробітника (в підрозділі) до року. Відзначимо, що цей термін може бути і довше в тому випадку, якщо на момент передачі справ в архів дану справу залишилося незавершеним.

Документи по завершених питань слід підшивати в справи. Виконується ця процедура з урахуванням всіх вимог і правил оформлення і формування справ.

Правила формування справ

Документи по відкритим питанням необхідно зберігати таким чином, щоб доступ до них був лише у обмеженого кола співробітників. Для цього найкраще підійде спеціальний стелаж для документації з дверима, що замикаються або в полиці столу, також закривається на ключ. Однак в цьому випадку необхідно подбати про організацію доступу до документації в разі, якщо відповідальний співробітник відсутній на робочому місці. З цієї причини рекомендується мати запасний ключ, який буде зберігатися у глави підрозділу.

Вимоги до поточного зберігання документів в 2017 році

Вимоги до поточного зберігання документів в 2017 році в першу чергу встановлюються для забезпечення збереження і доступності документації. Організація поточного зберігання документів має на увазі, що під час виконання документація знаходиться у виконавця, для чого заводяться спеціальні папки з написами типу: "На виконанні", "Терміново", "Для колегії", "На відправку", "На узгодження", "На підпис "і т.д. На кожній теці вказують прізвище виконавця і його телефон. Після закінчення робочого дня папки прибирають в сейф, шафа або стіл. Після закінчення роботи з документом він передається для приміщення в справу.

Відео: Чому важливо зберігати всі чеки (повернення ПДФО)

Виконані документи повинні формуватися в справи відповідно до номенклатури справ. При цьому справи з моменту їхнього закладу і до передачі в архів організації повинні зберігатися за місцем їх формування.

Передача документів на зберігання в архів організації

Для зберігання виконаних документів використовуються спеціальні папки. «Швидкозшивачі» застосовуються для зберігання документації з короткочасними термінами, так як в таких папках паперу розташовуються в зворотній хронологічній послідовності: більш пізні дати виявляються першими (зверху), а більш рання документація - в кінці (знизу).

Для ділових паперів тривалих і постійних термінів зберігання рекомендується використовувати папки з м`якою системою кріплення. Це дозволяє підшити всю документацію в правильному порядку.

Терміни поточного зберігання документів

Вважається, що документи знаходяться на поточному зберіганні до тих пір, поки вони не будуть передані в архів. Як правило, кожна організація самостійно складає та затверджує графік передачі документів. Однак практика показує, що більшість організацій здійснюють передачу документації на архівне зберігання 1 раз в рік (в основному на початку календарного року). Такий графік цілком виправданий, адже справи групуються за період одного календарного року. Тому тривалість поточного зберігання не повинна перевищувати одного року.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Слід зазначити, що бувають ситуації, коли документ знаходиться на стадії поточного зберігання довше, ніж належить. Така ситуація може виникнути в тому випадку, якщо дана ділова папір відноситься до незавершеного справі. Наприклад, компанія веде участь в судовому спорі. В такому випадку необхідно зберігати документацію з даного питання до тих пір, поки він не буде дозволений. Надалі документи групуються в справу і відправляються в архів відповідно до графіка передачі.