Реєстрація документів організації
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Великий потік вхідної кореспонденції часто викликає у секретарів переляк або паніку. Воно і зрозуміло - кожен документ необхідно переглянути, зареєструвати і передати керівництву в найкоротші терміни. Однак не варто панікувати - у даній статті ми розглянемо, як здійснювати реєстрацію документів таким чином, щоб витрачати на це мінімум часу і сил.
У кожну організацію надходить найрізноманітніша кореспонденція. У посадові обов`язки секретаря входить розбір даної документації та реєстрація. Однак це не означає, що необхідно реєструвати кожну потупивши папірець. Давайте розберемося, яка документація підлягає реєстрації, а яка ні.
В першу чергу слід реєструвати документи, які надходять від партнерів компанії. Це можуть бути прибуткові касові ордери, рахунки-фактури або інша звітність, так чи інакше пов`язана з діяльністю організації. Будь-яка документація, що підтверджує факт угоди, повинна бути зареєстрована в обов`язковому порядку. Наприклад, якщо у вашій організації є постачальник канцелярської продукції, то кожну рахунок-фактуру на поставку продукції необхідно зареєструвати. В іншому випадку бухгалтерія організації недорахується витрачених коштів з бюджету компанії.
Правила реєстрації документів
Також реєстрації підлягають документи, відправлені контролюючими органами. Будь-яка постанова, уточнення, акт або попередження про перевірку слід реєструвати належним чином. В даному випадку необхідно керуватися тим фактом, що контролюючі органи тому так і називаються, що в будь-який момент можуть здійснити перевірку.
Листи-відповіді також проходять реєстрацію. Їх слід зареєструвати і передати співробітнику, який веде переписку з даними адресатом з конкретного питання. Відзначимо, що в подальшому вони повинні бути згруповані в одну справу, на якому ставиться відмітка про те, з яким адресатом велося листування і з якого питання.
Ділові пропозиції, договори і листи партнерів інформаційного змісту також необхідно зареєструвати. Цілком імовірна ситуація, що, наприклад, ваш партнер змінив свою адресу або реквізити компанії. Саме з цієї причини слід зареєструвати цей лист, щоб надалі не втратити важливий діловий контакт або, того гірше, випадково не перелічити велику суму на недіючий банківський рахунок. Звичайно, в подальшому повернути кошти можливо, однак це дуже клопітно і можна уникнути подібних проблем.
Не варто проводити реєстрацію так званого "спаму". Природно, прочитати рекламні пропозиції все-таки необхідно (раптом ви придбаєте нового ділового партнера), проте в 90% випадком подібні листи відразу відправляються в кошик. Теж саме стосується і електронних розсилок.
Ручне заповнення журнальних форм реєстрації в даний час можна зустріти тільки в невеликих організаціях з малим об`ємом документообігу. Це пов`язано з тим, що по журналам реєстрації складно вести пошук документів і неможливо вести контроль їх виконання. Для систематизації за термінами виконання необхідно вдруге реєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках.
Діловодство за зверненнями громадян: реєстрація, контроль і зберігання
Крім журнальної реєстрації, також застосовується карткова форма. При її організації заповнюються реєстраційно-контрольні картки (РКК), з яких формуються картотеки. Кожна така картка містить коротку інформацію про документ (дату реєстрації, індекс, короткий зміст і позначку про виконання).
Електронна форма реєстрації документів 2017 року здійснюється за допомогою спеціального програмного забезпечення. Як правило, така форма реєстрації має вигляд бази даних, що складається з електронних карток. За аналогією з картковою формою, в них вносяться короткі відомості про документ і його місцезнаходження. Така форма реєстрації дозволяє в короткі терміни знайти необхідні папери за датою їх реєстрації, індексу і т.д.
Вступники в організацію ділові папери реєструються в день надходження. Дата може бути проставлена як на конверті (актуально для конфіденційних матеріалів), так і на самому документі після розтину. Внутрішні розпорядження і накази слід реєструвати в день їх підписання або затвердження. Терміни реєстрації вихідної кореспонденції необхідно проставляти безпосередньо в день їх затвердження, а не при відправці (так як відправлення кореспонденції може здійснюватися 1 раз в тиждень і рідше).
Ведення журналу реєстрації кореспонденції в MS Office Excel 2010
На вхідних документах, які будуть реєструватися в функціональних структурних підрозділах, в службі ДОП проставляється тільки дата їх надходження в організацію.
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з…
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
Співробітники підприємства мають можливість зворотного зв`язку з роботодавцем, яка здійснюється за допомогою подачі…
Всі вхідні та вихідні листи секретар реєструє з присвоєнням унікального номера, заносить в базу. Як правильно…
Робота з вхідними документами може стати сущим кошмаром для будь-якого секретаря, якщо вона не організована і не…
У будь-яку організацію надходить безліч вхідних документів - листи, преса, рекламні листівки та буклети, і т.д. Щоб…
Відео: влоги: організація і зберігання документів, готуємо рулетики з сьомгою, мої ЮВЕЛІРНІ ПРИКРАСИ! BY MariaОдним з…
Одним з важливих етапів роботи будь-якої організації є виконання прийнятих рішень. Як правило, важливі рішення…
Кожна організація регулярно отримує різного роду кореспонденцію, будь то листи від контролюючих органів або рекламні…
Будь-яка організація постійно отримує кореспонденцію, робота з якої входить в посадові обов`язки секретаря. Від того,…
Для ефективного управління будь-якою організацією необхідно грамотно, оперативно і на високому рівні обробляти…
Відео: "У 2017 році" - радянський диафильм про технології 1960 рокуГрамотна організація документообігу є…
Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…
Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…
Реєстрація документів в діловодстві - важлива процедура, яка фіксує факт постановки документа на облік, що надає йому…
Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…
Раціональна організація документообігу - гарантія ефективної участі компанії у зовнішньому економічному житті і…