Бланк документа

Відео: Масова друк будь-якого .doc-бланка, з його заповненням даними, в Microsoft Excel

Визначення поняття "бланк документа" дає ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа". Згідно з цим стандартом "бланк документа - це набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа". Визначення стандарту не говорить нам про те, на якому носії повинен бути виготовлений бланк документа. Сучасні технології дозволяють використовувати для виготовлення документів не тільки папір і бланки документів, виготовлені друкарським або іншим способом, але і так звані електронні шаблони бланків документів. Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований правильно.

Склад реквізитів бланків

Вимоги до бланків документів встановлено державним стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 (розділ 4 "Вимоги до бланків документів").

Крім того, розділ 2 стандарту встановлює склад реквізитів документів, в т. Ч. І реквізитів бланка. Незважаючи на те що національні стандарти в даний час не є документами, обов`язковими для застосування, більшість організацій застосовують положення стандарту при проектуванні і розробці бланків документів і при оформленні документів. Крім того, постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 прийнято Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади (далі - Правила діловодства), якими встановлено перелік реквізитів, що застосовуються при роботі з документами у федеральних органах виконавчої влади. У цьому переліку присутні реквізити, що застосовуються в бланках документів.

Розглянемо, перш за все, положення стандарту ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт встановлює склад реквізитів бланків:

• Державний герб Російської Федерації-

• герб суб`єкта Російської Федерації;

• емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

• код організації;

• основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

Відео: BLANK Mini-Doc

• ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

• найменування організації;

• довідкові дані про організацію;

• назва структурного підрозділу;

• дата документа;

• реєстраційний номер документа;

• посилання на реєстраційний номер і дату документа;

• місце складання або видання документа.

Відео: HOTSpot -Sean - Google Doc fill in the blank solution

Для таких реквізитів, як дата документа, реєстраційний номер документа та посилання на реєстраційний номер і дату документа, в бланках проставляються лише спеціальні позначки, змістовна складова реквізитів вноситься при складанні та оформленні документа.

Стандарт встановлює розміри службових полів в документах (ліве - не менше 20, праве - 10, верхнє - 20, нижнє - 20 мм), а також види бланків (загальний бланк, бланк конкретного виду документа і бланк листа). Стандарт передбачає варіанти розташування реквізитів бланка: кутовий і поздовжній. У додатках стандарту (додаток Б) наведені зразки оформлення бланків документів, наприклад бланк листа з кутовим розташуванням реквізитів і бланк листа з поздовжнім розташуванням реквізитів:

Стандарт встановлює також, що в організаціях можуть використовуватися бланки організацій, структурних підрозділів, посадових осіб. Організації самостійно вирішують питання про те, які види бланків використовувати. Здебільшого організації використовують бланк листа і бланк конкретного виду документа (бланк наказу і (або) розпорядження). В органах державної влади, в органах місцевого самоврядування використовуються також посадові бланки: листів і конкретних видів документів (наприклад, бланк листа губернатора або бланк розпорядження губернатора).

Приклад бланка наказу:

Особливої уваги потребують так звані загальні бланки. Потреба в цих бланках була тоді, коли для виготовлення документів використовувалися друкарські машинки. Загальний бланк давав можливість виготовляти такі види документів, як протокол, акт, рішення і ін. Найменування виду документа друкувалося на загальному бланку при виготовленні документа (назва структурного підрозділу вказувалося під назвою організації). Зараз, коли для виготовлення документів використовуються персональні комп`ютери, є можливість використовувати шаблони бланків для будь-якого виду документів, в тому числі і для тих, для яких раніше використовувався загальний бланк. В даний час загальні бланки залишаються тільки в тих організаціях (як правило, це органи влади), які готують документи виключно на бланках, виготовлених друкарським способом.

Відео: Паспорт РФ це ЗРАЗОК БЛАНКА, а не документ! 20 років обману

Сказане про загальні бланках, в принципі, відноситься і до бланків листів, і до бланків конкретних видів документів. Якщо організація не використовує друкарські бланки, то і ці види бланків можуть бути у вигляді електронних шаблонів.

ГОСТ Р 6.30-2003 дозволяє організаціям суб`єктів Російської Федерації, які використовують поряд з російською мовою в якості державної мови мову суб`єкта Російської Федерації, користуватися бланками на двох мовах, в цьому випадку реквізити бланка друкують на одному рівні: російською мовою - зліва, на національній мові - праворуч.

Про правила оформлення реквізитів бланка документа і складі реквізитів документів федеральних органів виконавчої влади читайте в наступному номері журналу.