Терміни зберігання вхідної та вихідної документації
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
Зі статті ви дізнаєтесь:
Службовими листами називають документи з різним вмістом, що надсилаються поштою і службовці засобом спілкування і обміну інформацією між компаніями, організаціями та приватними особами.
Вони відносяться до найбільш часто створюваному виду документів. Листи грають велику роль в створенні загального іміджу компанії, оскільки на основі оформлення та змісту листа часто складається перше враження про організацію.
Виділяють кілька видів службових листів в залежності від змісту і мети написання: інформаційні листи, листи-прохання, повідомлення, вимоги, запрошення, листи-відповіді, привітання і т.д. Однак для всіх видів листів застосовується одна структура і одні і ті ж правила оформлення.
Для початку слід зазначити, наскільки важливим є дотримання структури ділового листа. Дуже часто багато співробітників при написанні листів не замислюються про це, і в підсумку виходять досить хаотично складені листи, які важко зрозуміти адресату. Правильна структура тексту дозволяє донести інформацію послідовно і логічно. При написанні ділового листа інформація ділиться на смислові блоки, що становлять три основні частини.
Класифікація ділових листів
Перша частина - це опис мотиву, причини написання листа. Тут вказуються посилання на факти, події, довідкові та регламентуючі документи. Необхідно підготувати адресата до основних відомостей, так щоб вони не викликали зайвих питань і відторгнення, і плавно підвести до наступної частини.
Друга частина - це основний інформаційний блок, в якому викладаються висновки, прохання і пропонуються рішення. Тут повинна бути відображена позиція автора з даного питання. При цьому необхідно не просто донести інформацію до адресата, а й спонукати його до дії в потрібному для автора напрямі. Інформація повинна бути переконливою, щоб підтвердити правильність і обґрунтованість пропонованих рішень і не викликати жодних сумнівів.
У третій, заключній частині формулюється основна мета листа, описується очікуваний результат і ймовірні наслідки події при прийнятті того чи іншого рішення.
Однак слід зазначити, що в залежності від призначення листи, від того на чому його автор хоче сконцентрувати увагу, можуть застосовуватися і інші схеми побудови. Листи можуть містити тільки перші дві частини або, наприклад, тільки другу частину описаної структури. Це може бути усвідомлене опущення одного з блоків, і в цьому випадку функції відсутньої частини можуть бути перерозподілені між існуючими.
Службові листи повинні оформлятися на спеціальному бланку формату А4 або А5. Формат використовуваного бланка залежить від розміру тексту, якщо в тексті міститься менше 7 рядків, то можна використовувати бланк поменше. У разі якщо авторами листа є кілька організацій, то бланк можна не використовувати.
На даний момент, вимоги до бланків листів і документів встановлюються ГОСТом Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі - ГОСТ Р 6.30-2003).
Листи-відповіді. Як правильно погодитися або відмовити?
Даний ГОСТ встановлює склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів і вимоги до їх оформлення. Зокрема на бланках службових листів повинні бути вказані такі реквізити: адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатку (при необхідності), підпис, позначка про виконавця, друк (при необхідності).
Реквізити дата, номер, посилання на реєстраційний номер і дату документа (якщо лист є відповіддю), заголовок до тексту, викладений однією фразою, вказуються в головній частині листа.
У реквізитах «адресат» повинні бути правильно вказані наступні складові частини:
Бажано, щоб офіційний лист займало не більше однієї сторінки і, при цьому, було присвячено одному питанню. Це дозволяє скоротити час на його обробку, і прискорити процес його виконання.
Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи
Текст листа повинен бути чітким, коротким і зрозумілим. Матеріал викладається в нейтральному, доброзичливому, ввічливому тоні, як правило, від третьої особи однини. Також допускаються такі форми звернення:
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
Інформаційний лист направляється діловим партнерам або суміжних організацій, для сповіщення про подальшу співпрацю, про…
За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…
Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…
Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…
Ділове листування, будь то електронна або на традиційних паперових носіях, має ряд правил, яких слід дотримуватися. Від…
Багато ділові листи, створювані в процесі діяльності організації, адресуються конкретній людині. Даний вид…
Листи є невід`ємною частиною процесу діловодства. Уміння грамотно їх складати є дуже цінним якістю будь-якого…
Відео: 5 Етикет ділового листуванняДілове листування має величезне значення у встановленні нових ділових контактів та…
Будь-секретар організації просто зобов`язаний вміти правильно оформляти всі необхідні документи. Від правильності їх…
Будь-який документ має ряд правил, згідно з якими він повинен бути оформлений. Правильне оформлення документів в 2017…
Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…
Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…
Багато документів, що відправляються за допомогою пошти, містять супровідний лист. У даній статті ми докладно…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
Багато секретарі, керівники і бізнесмени часто недооцінюють ділову переписку і нехтують її основними правилами. А…
Оформлення додатків до листа потрібно в разі необхідності відправлення з ним додаткових документів. Це необхідно для…
Службовий лист - це узагальнена назва різних документів, які служать засобом обміну інформацією між організаціями.…
Ведення ділової переписки - обов`язкова процедура, яка супроводжує будь-який прояв бізнес-активності підприємства. При…
У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром…
змістВиди ділового листуванняОсобливості написання й оформлення ділового листаЗагальна структура тексту ділових листів:…