Оформлення листів в 2017 році

Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою ділового листування є службовий лист. Для того щоб листування між різними організаціями була зручною та зрозумілою існують певні правила оформлення ділових листів. У даній статті ми більш детально ознайомимося з даними загальноприйнятими правилами.

Зі статті ви дізнаєтесь:

  • що таке службове лист-
  • структуру ділового листа-
  • основні правила оформлення ділового листа в 2017 році.

Що таке службовий лист

Службовими листами називають документи з різним вмістом, що надсилаються поштою і службовці засобом спілкування і обміну інформацією між компаніями, організаціями та приватними особами.

Вони відносяться до найбільш часто створюваному виду документів. Листи грають велику роль в створенні загального іміджу компанії, оскільки на основі оформлення та змісту листа часто складається перше враження про організацію.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Чи можна одним наказом затвердити кілька документів з одного питання?
  • Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно
  • Листи-відповіді. Як правильно погодитися або відмовити?

Виділяють кілька видів службових листів в залежності від змісту і мети написання: інформаційні листи, листи-прохання, повідомлення, вимоги, запрошення, листи-відповіді, привітання і т.д. Однак для всіх видів листів застосовується одна структура і одні і ті ж правила оформлення.

Структура ділового листа

Для початку слід зазначити, наскільки важливим є дотримання структури ділового листа. Дуже часто багато співробітників при написанні листів не замислюються про це, і в підсумку виходять досить хаотично складені листи, які важко зрозуміти адресату. Правильна структура тексту дозволяє донести інформацію послідовно і логічно. При написанні ділового листа інформація ділиться на смислові блоки, що становлять три основні частини.

Класифікація ділових листів




Перша частина - це опис мотиву, причини написання листа. Тут вказуються посилання на факти, події, довідкові та регламентуючі документи. Необхідно підготувати адресата до основних відомостей, так щоб вони не викликали зайвих питань і відторгнення, і плавно підвести до наступної частини.

Відео: Оформлення листа # 7 | паперові листи

Друга частина - це основний інформаційний блок, в якому викладаються висновки, прохання і пропонуються Оформлення листів в 2017 роцірішення. Тут повинна бути відображена позиція автора з даного питання. При цьому необхідно не просто донести інформацію до адресата, а й спонукати його до дії в потрібному для автора напрямі. Інформація повинна бути переконливою, щоб підтвердити правильність і обґрунтованість пропонованих рішень і не викликати жодних сумнівів.

У третій, заключній частині формулюється основна мета листа, описується очікуваний результат і ймовірні наслідки події при прийнятті того чи іншого рішення.

Однак слід зазначити, що в залежності від призначення листи, від того на чому його автор хоче сконцентрувати увагу, можуть застосовуватися і інші схеми побудови. Листи можуть містити тільки перші дві частини або, наприклад, тільки другу частину описаної структури. Це може бути усвідомлене опущення одного з блоків, і в цьому випадку функції відсутньої частини можуть бути перерозподілені між існуючими.

Основні правила оформлення ділового листа в 2017 році




Службові листи повинні оформлятися на спеціальному бланку формату А4 або А5. Формат використовуваного бланка залежить від розміру тексту, якщо в тексті міститься менше 7 рядків, то можна використовувати бланк поменше. У разі якщо авторами листа є кілька організацій, то бланк можна не використовувати.

На даний момент, вимоги до бланків листів і документів встановлюються ГОСТом Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі - ГОСТ Р 6.30-2003).

Листи-відповіді. Як правильно погодитися або відмовити?

Даний ГОСТ встановлює склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів і вимоги до їх оформлення. Зокрема на бланках службових листів повинні бути вказані такі реквізити: адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатку (при необхідності), підпис, позначка про виконавця, друк (при необхідності).

Реквізити дата, номер, посилання на реєстраційний номер і дату документа (якщо лист є відповіддю), заголовок до тексту, викладений однією фразою, вказуються в головній частині листа.

У реквізитах «адресат» повинні бути правильно вказані наступні складові частини:

  • компанія;
  • структурний підрозділ;
  • посаду;
  • прізвище та ініціали;
  • поштову адресу одержувача.

Бажано, щоб офіційний лист займало не більше однієї сторінки і, при цьому, було присвячено одному питанню. Це дозволяє скоротити час на його обробку, і прискорити процес його виконання.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи

Текст листа повинен бути чітким, коротким і зрозумілим. Матеріал викладається в нейтральному, доброзичливому, ввічливому тоні, як правило, від третьої особи однини. Також допускаються такі форми звернення:

  • від першої особи множини ( «направляємо на узгодження», «просимо розглянути»);
  • від першої особи однини ( «прошу перерахувати», «вважаю за необхідне»);
  • від третьої особи однини ( «банк не може погодитися», «компанія не заперечує»).

Відео: Оформлення листа # 6 | паперові листи



Увага, тільки СЬОГОДНІ!

ІНШЕ

Як скласти інформаційний лист фото

Як скласти інформаційний лист

Інформаційний лист направляється діловим партнерам або суміжних організацій, для сповіщення про подальшу співпрацю, про…

Види листів фото

Види листів

За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…

Лист-повідомлення фото

Лист-повідомлення

Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…

Службове лист фото

Службове лист

Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…

Правила ділового листування фото

Правила ділового листування

Ділове листування, будь то електронна або на традиційних паперових носіях, має ряд правил, яких слід дотримуватися. Від…

Лист-звернення фото

Лист-звернення

Багато ділові листи, створювані в процесі діяльності організації, адресуються конкретній людині. Даний вид…

Види листів в 2017 році фото

Види листів в 2017 році

Листи є невід`ємною частиною процесу діловодства. Уміння грамотно їх складати є дуже цінним якістю будь-якого…

Ведення ділового листування фото

Ведення ділового листування

Відео: 5 Етикет ділового листуванняДілове листування має величезне значення у встановленні нових ділових контактів та…

Бланки документів у 2017 році фото

Бланки документів у 2017 році

Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Ділове листування в 2017 році фото

Ділове листування в 2017 році

Багато секретарі, керівники і бізнесмени часто недооцінюють ділову переписку і нехтують її основними правилами. А…

Ведення ділового листування фото

Ведення ділового листування

Ведення ділової переписки - обов`язкова процедура, яка супроводжує будь-який прояв бізнес-активності підприємства. При…

» » Оформлення листів в 2017 році