Складаємо супровідний лист до документів

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• що таке супровідний лист до документам-
• як оформити супровідний лист до документам-
• опис доданих документів.

Що таке супровідний лист до документів

Супровідний лист є обов`язковим атрибутом при необхідності відправки пакета документів. Воно має відразу кілька призначень.

Підтвердження факту відправки. Супровідний лист до документів реєструється в вихідних документах компанії і має відповідний номер. Таким чином, факт відправлення документів фіксується на підставі даного листа. Більш того, адресат також фіксує даний лист і пакет документів, доданих до неї.

Перерахування доданих документів. Кожне супровідний лист про направлення документів має містити їх повний перелік і кількість примірників.

Інструкція щодо поводження з документацією. Важливо розуміти, що при відправці документів частина з них може бути повернута. В такому випадку в супровідному листі слід вказати, які дії необхідно виконати: ознайомитися з документами, узгодити, заповнити, підписати і залишити або відправити назад. Нагадаємо, що додатково для даних цілей можна використовувати спеціальні штампи.

Термін виконання. Завдяки тому, що супровідного листа присвоюються реєстраційні дані, визначити термін його виконання стає значно простіше.

Слід розуміти, що навіть при відправці одного документа наявність супровідного листа може стати обов`язковим, якщо документ не містить адресну частину.

Як оформити супровідний лист до документів

Оформлення супровідного листа зводиться до заповнення адресної частини, найменування документа, відомостях про направлення документів, інструкції щодо їх використання та позначці про програму. Розглянемо кожну частину листа більш докладно.

У багатьох компаніях для оформлення використовується готовий бланк супровідного листа до документів. Якщо у вашій компанії він відсутній, то супровідний лист слід оформляти згідно загальними правилами оформлення ділових листів.

Для початку необхідно заповнити адресну частину. У ній вказується найменування, назва, адреса компанії, прізвище та ініціали співробітника і його посада (якщо документи відправляються конкретній людині). Далі необхідно вказати дату і номер вихідного документа.

Перша частина змісту листа повинна являти собою повідомлення про направлення документів. Вона починається зі слів: «Направляємо вам ...», «Представляємо вам ...» і т.д. Після цього можна вказати мету відправки документів (для ознайомлення, заповнення, узгодження і т.д.). Якщо до листа прикріплений один документ, то його можна вказати в цій частині, якщо кілька - можна використовувати поняття «пакет документів», склад якого буде розкритий нижче.

Друга частина змісту складається з конкретних завдань по роботі з документами. Наприклад, вона може містити інструкцію про те, які екземпляри потрібно повернути, які вимагають підпису і т.д.

Приклад супровідного листа до документів

Як видно з прикладу, терміни виконання документів можна також вказати в супровідному листі.

Найважливішим етапом в оформленні супровідного листа є відмітка про наявність додатків. Відмітка ставиться після закінчення тексту листа не нижче, ніж через 2-3 рядки. Відмітка повинна містити найменування документа, кількість доданих примірників і кількість аркушів.

Зразок листа з додатком документів

Відео: Мотиваційний лист і пакет документів на навчання

Відмітка про програму повинна мати повний перелік документів, що додаються, кількість примірників і аркушів. Якщо докладені документи зброшуровані або підшиті між собою, то кількість аркушів вказувати не потрібно (вказується лише кількість примірників).

Також слід розуміти, що при вказівці найменування прикріплених документів в тексті супровідного листа, вказувати їх повторно в додатках немає необхідності. В даному випадку просто вказується наявність додатка (додаток 1,2 і т.д.), кількість аркушів і примірників.

Опис доданих документів

Існує ймовірність, що кількість доданих до супровідного листа документів може бути настільки велике, що відмітка про їх додатку не входить на лист листи. У такому випадку рекомендуємо скласти опис доданої документації на окремому аркуші. При складанні опису, склад пакета документів, прикріплених до листа, вказується в ній. У позначці про додатки в супровідному листі вказується опис доданих документів і кількість аркушів. Оформляється це наступним чином:

Додаток: відповідно до опису на 2 л.

Після реквізиту «Відмітка про наявність додатків» слід реквізит «Підпис» співробітника, що склав лист.

Нижче за посиланням доступно для скачування супровідний лист до документів (зразок і бланк)

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Супровідний лист
2. Інструкція з діловодства. Розділ «Оформлення і відправка вихідних документів»
3. Класифікація ділових листів

• Супровідний лист до документів (бланк) .doc