Впровадження документообігу

У даній статті ми докладно розглянемо:

• як здійснюється ведення документообігу в організації-
• для яких цілей вводиться документооборот-
• які існують вимоги до ведення документообігу.

Організація ефективного документообігу в компанії не тільки забезпечує швидку передачу внутрішніх і вхідних документів їх виконавцю, але і значно підвищує швидкість прийняття рішень, а значить, і ефективність компанії в цілому. Від того, наскільки ефективний документообіг може прямо залежати репутація компанії і її прибуток. Тому так важливо приділити належну увагу правильно ведення документообігу.

Ведення документообігу в організації

Ведення документообігу в організації повинно бути поставлено таким чином, щоб документи якомога менше часу перебували на столах у різних співробітників. Як не дивно, це найпростіше і зрозуміле пояснення необхідності ведення документообігу. Адже ні для кого не секрет, що часом шлях документа від керівника організації до виконавця займає дуже багато часу, а то і зовсім не доходить. Такі затримки стають причиною невиконання важливих доручень, втрати ділових паперів і грошових неустойок. Саме з цієї причини так важливий документообіг.

Технологія роботи з документами. документообіг

За допомогою ведення документообігу в організації виключаються багато негативні моменти в діяльності організації. Наприклад, вхідна кореспонденція не затримується на столі секретаря, а своєчасно сортується і передається за призначенням. Також зменшується ймовірність втратити важливу угоду або контракт через затримку документа.

Цілі ведення документообігу

Основні цілі ведення документообігу полягають у підвищенні швидкості роботи з документами і прийняттям важливих рішень по ним. Особливо це стосується документів, що відправляються контролюючими органами.

Відео: У Дагестані дуже повільно йде впровадження електронного документообігу

Наприклад, якщо податкова організація відправила в компанію запит про надання податкової звітності в чітко зазначені терміни, а через неуважність співробітника, відповідального за реєстрацію вхідної кореспонденції, даний запит може не надійти вчасно в бухгалтерію. Таким чином, через неорганізованого документообігу організація отримає штраф або адміністративне покарання (якщо подібна ситуація вже мала місце бути).

Таким чином, внутрішній документообіг повинен мати певну процедуру і здійснюватися в конкретні терміни, що не суперечать чинному законодавству, які можуть визначатися керівниками структурних підрозділів підприємства. Ведення і суворе дотримання графіка документообігу дозволить налагодити і упорядкувати робочий процес.

Технологія роботи з документами. документообіг

Вимоги до ведення документообігу

Вимоги до ведення документообігу регламентують всю роботу з документацією. Вони включають вимоги до оформлення документів, а також вимоги до процесу ознайомлення, зберігання і знищення документації.

Сукупність усіх цих вимог, що пред`являються до роботи з документами, і є основою ведення документообігу. Наприклад, єдині вимоги щодо оформлення документації у всіх підрозділах компанії стануть початковим етапом в побудові ефективного документообігу. Адже саме на даному етапі документ набуває юридичної сили. Тому так важливо не допускати на цьому етапі помилок, інакше вже з цього моменту можна вважати ведення документообігу неправильним.

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

Кваліфіковане ведення документообігу в організації передбачає документування всіх питань з дотриманням встановлених правил оформлення документів. Дане завдання помітно спрощується, якщо організація впроваджує систему електронного документообігу. При цьому необхідно подбати про дотримання вимог нормативних актів до ведення і зберігання документації. Відзначимо, що юридична сила будь-якого документа забезпечується наявністю всіх необхідних реквізитів.

Слід пам`ятати, що різні документи складаються з різного набору реквізитів і при складанні одного документа, звичайно ж, не потрібно використовувати всі, описані в ГОСТ Р 6.30-2003. Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно. Наприклад, реквізит «Довідкові дані про організацію» вказується тільки в листах, при цьому на бланку листа не наводиться реквізит «Найменування виду документа». У процесі підготовки та оформлення документів склад обов`язкових реквізитів може бути доповнений і іншими, якщо того вимагає призначення документа, його обробка і т. Д.

• Посадова інструкція документознавців (бланк) .doc
• Посадова інструкція начальника відділу документаційного забезпечення (бланк) .doc