Електронний документообіг 2017

Відео: Конференція 27.04.2017 Юридичні аспекти впровадження електронного документообігу в медицині

У даній статті ми розповімо Вам про те:

• що представляє собою електронний документообіг в 2017 році-
• які переваги електронного документооборота-
• які його недоліки.

Відео: Конференція 27.04.2017 ЕHEALTH. реалії України

Електронний документообіг у 2017 році

Для початку, давайте розберемо ключові поняття електронного документообігу.

Отже, електронним документом прийнято вважати набір інформації (у вигляді тексту, зображення, аудіо- чи відеозапису), який фіксується на комп`ютері або на спеціальних носіях. Кожен електронний документ супроводжується карткою з реквізитами (назва, автор, дата створення і т.д.) для того, щоб документ можна було швидко знайти.

Як секретарю створити електронний архів документів

Електронний документообіг - це спосіб організації роботи з документами, таким чином, що основна маса документів обробляється в електронному вигляді і зберігається централізовано.

Система електронного документообігу - це автоматизована програма (програмне забезпечення, система), яка дозволяє організувати роботу з електронними документами, а також організувати взаємодію між співробітниками (передачу документів, видачу завдань, відправлення повідомлень і т.п.). 

Основні переваги електронного документообігу

У електронного документообігу є безліч переваг. По-перше, це економія часу на створення, пошуку, узгодження документів. По-друге, це збереження документів, адже завдяки центральній базі даних, регулярно створюються резервні копії файлів. За рахунок цього набагато знижується можливість безповоротної втрати документів.

Передача електронних документів в архів організації

Крім усього іншого, наявність електронного архіву дозволяє уникнути потреби утримувати величезну кількість паперових документів в організації. Щоб зберігати електронний архів, досить лише компактних знімних носіїв або декількох жорстких дисків.

Наявність системи електронного документообігу дозволяє керівникам відстежувати кожен етап виконання бізнес-процесу, завдяки чому підвищується виконавська дисципліна співробітників і забезпечується прозорість робочого процесу.

Підвищується рівень конфіденційності інформації. Кожен співробітник компанії отримує доступ до документів відповідно до своїх повноважень та призначеними правами користувача. Всі дії, вироблені з документами, фіксуються в системі і в будь-який момент можна дізнатися, хто із співробітників користувався даними документами і вносив в них зміни.

Електронний документообіг дозволяє полегшити і прискорити процес навчання нових співробітників і впровадження нових процесів в компанію.

Нові правила, інструкції і положення можна швидко довести до всіх працівників уникаючи паперової тяганини.

Розвивається і підвищується корпоративна культура. Всі структури компанії працюють в єдиному інформаційному просторі, що дозволяє практично кожного співробітника залучити до корпоративні процеси.

Компанія з налагодженою системою електронного документообігу швидше адаптується до змін на ринку міжнародних стандартів, що дає конкурентні переваги перед іншими гравцями ринку.

Однак слід зазначити, що у систем електронного документообігу існує і ряд недоліків.

Недоліки електронного документообігу

Істотний мінус полягає впроблеме збереження документів, так як будь-який комп`ютер може піддатися вірусній атаці. Для вирішення даної проблеми необхідно створення системи резервування, що несе додаткові витрати. І це не рахуючи витрат, причому чималих, на придбання і впровадження самої системи електронного документообігу.

Питання кадрів є також дуже великою, оскільки при роботі з електронними документами важливий грамотний введення та обробка даних. А для роботи з самою системою необхідна наявність кваліфікованого персоналу, від цього буде залежати її безперебійна робота.

Як організувати діловодство на базі системи електронного документообігу?

Відео: Глава адміністрації Дзержинська Нестеров про систему електронного документообігу 13 лютого 2017 року

На даний момент через відсутність єдиного інформаційного простору обмін документами в електронному вигляді можливий далеко не з усіма контрагентами. Звичайно, пересилання документів електронним способом набагато спростила б роботу, особливо з географічно віддаленими регіонами, проте поки що немає можливості відмовитися від традиційного «паперового» обміну документами.

У кадровому діловодстві також неможливий повний перехід до системи електронного документообігу, оскільки кадрові документи повинні містити особистий підпис працівника і повинні бути оформлені в паперовому вигляді для захисту правових взаємовідносин працівника і роботодавця.

Система електронного документообігу має безліч переваг і вельми корисна при організації робочого процесу на великих підприємствах. Однак на даному етапі є безліч недоліків, які не дозволяють повністю перейти від паперового до електронного документообігу. І все ще потрібні серйозні доопрацювання, як на технологічному, так і на законодавчому рівні.