Гост р 6.30-2003 «усд. Усорд. Вимоги до оформлення документів »: рух вперед
Розробка нової редакції стандарту диктується рядом причин: термін дії стандарту вже перевищує 10 років - це той термін,…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Кожен документ має певний перелік реквізитів, які повинні в обов`язковому порядку розташовуватися на діловому папері. Від них залежить, чи буде документ мати юридичну силу чи ні. Тому правильне оформлення реквізитів повинен знати кожен секретар і діловод.
Склад реквізитів документа визначається, в першу чергу, найменуванням документа. Так, склад реквізитів листа буде значно відрізнятися від реквізитів договору, однак обидва документи будуть мати кілька однакових, до яких можна віднести найменування організації, її назва, адреса, найменування документа (угода, лист, договір і т.д.), дату і т.д. При цьому будь-який внутрішній документ організації повинен мати назву і найменування компанії, дату і підпис відповідального співробітника з розшифровкою (в деяких випадках і з зазначенням займаної посади).
У разі, якщо організація досить часто створює документи одного найменування, то має сенс зайнятися розробкою бланка документа. Наприклад, найбільш популярними є бланки для листів, договорів та наказів. Наявність готових бланків в компанії дозволить уникнути великої кількості помилок, пов`язаних з процесом заповнення обов`язкових реквізитів. До того ж бланки є підзвітною документацією, яка повинна зберігатися відповідно до правил і підлягати обов`язковому обліку. Таким чином, використання бланків не тільки спрощує оформлення документа, але і дозволяє уникнути фактів підробки ділових паперів даної компанії.
Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно
Особливо слід відзначити обов`язкову наявність реквізитів на такому документі, як договір. Будь-яка організація зобов`язана укладати договори як зі своїми співробітниками (трудовий договір), так і з діловими партнерами (договір на надання послуг і т.д.). В обох випадках неправильне або неповне зазначення обов`язкових реквізитів позбавляє документ юридичної сили, отже, знімає будь-яку відповідальність з обох сторін. Саме тому багато компаній розробляють і вводять в користування бланки договорів. Відзначимо, що якщо мова йде про договір між двома організаціями, то документ повинен містити реквізити обох компаній (найменування організації, назва, адреса, ІПН / КПП і т.д.).
Існує два варіанти розміщення основних реквізитів на документі: поздовжнє і кутовий. При поздовжньому розміщенні реквізити розташовуються в рядок вгорі аркуша. При цьому вони повинні бути вирівняні по центру. Кутове розміщення є найбільш популярним при заповненні реквізитів від руки і розташовується в правому верхньому куті.
Оформлення реквізитів документів проводиться або на готових бланках документах, або в довільній формі. Як правило, зручніше за все використовувати кутове розміщення, при якому кожна нова рядок містить окремий реквізит. Юридичні реквізити необхідно вказувати в такому порядку: найменування та назва організації, ОКПО, ОГРН, ІПН / КПП, адреса та інші довідкові дані. При кутовому оформленні реквізитів допускається центрування коротких рядків щодо самої довжини рядка.
Технологія роботи з документами. документообіг
При складанні документів на кількох сторінках в оформленні використовується нумерація аркушів, яка розташовується посередині верхнього краю аркуша і оформляється арабськими цифрами без розділових знаків і літер.
Такий реквізит, як найменування документа, завжди розташовується після реквізитів компанії і пишеться з нового рядка строго по центру. Далі з нового рядка слід основний текст документа.
Такі реквізити, як підпис і дата розташовуються в самому низу, після основної частини документа. Реквізит "дата" знаходиться в лівому кутку, а "підпис" - навпаки в правому. Також після підпису повинна бути вказана розшифровка і найменування посади співробітника (не у всіх документах).
Якщо в організації відбулася зміна реквізитів в 2016 році, то необхідно сповістити адресатів про ці зміни. У такому випадку складається лист, який повинен містити наступну інформацію:
1. Назва організації-адресата;
2. Юридична та поштова адреса організації (спочатку вказуються старі, тільки після цього нові);
3. Текст листа, що містить інформацію про зміну реквізитів;
5. Дата зміни реквізитів і дата, коли буде відправлений договір (якщо такий був), складений з новими реквізитами;
6. Посада, підпис і розшифровка підпису уповноваженої особи.
Інструкція з діловодства. Розділ «Організація роботи з документами»
Також необхідно вказати в листі, що зміни не скасовують дії угод і договорів. При зміні реквізитів необхідно якомога швидше повідомити про це партнерів, щоб уникнути можливих адміністративних наслідків.
Розробка нової редакції стандарту диктується рядом причин: термін дії стандарту вже перевищує 10 років - це той термін,…
Однією з важливих складових роботи будь-якої компанії є проведення різних засідань і нарад. При цьому, чим більше…
Одним з найбільш складно розв`язуваних питань в роботі з документами є їх узгодження. Створення єдиного регламенту або…
У будь-якій організації кожен співробітник має справу з різними документами. Це можуть бути як документи, що…
Кожен секретар повинен досконально знати правила і порядок оформлення різних документів. Від правильності їх дотримання…
Будь-секретар організації просто зобов`язаний вміти правильно оформляти всі необхідні документи. Від правильності їх…
Будь-який документ має ряд правил, згідно з якими він повинен бути оформлений. Правильне оформлення документів в 2017…
Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…
Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…
Відео: 15 найбільш ОЧІКУВАНИХ ФІЛЬМІВ 2017 рокуНайчастіше організації в процесі своєї діяльності стикаються з…
У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
Багатьом секретарям досить часто доводиться стикатися в роботі з таким організаційно-розпорядчим документів, як…
Відео: «Перелік і порядок оформлення документів, необхідних при реалізації пасіки», Кондратьєва А.АУ…
Для спрощення процедури оформлення документів багато організацій використовують бланки документів. Про те, які види…
Відео: Оформлення договору в MS Word (адреси сторін) за допомогою невидимих таблицьРеквізити договору - це його…
Діяти без довіреності від імені організації може тільки її керівник. Але деяку частину своїх повноважень він може…
Ведення діловодства в організації має на увазі не тільки видання документів, але і їх правильне оформлення. Саме від…
Відео: Правоохоронці Галактики. Частина 2 - Реквізити та Круті Сцени (2017) | MSOTПри складанні документів дуже важливо…
Посадова інструкція - нормативно-правовий акт, дія якого обмежується одним підприємством. Юридична значимість цього…
Договори - одні з найважливіших документів в діловодстві організації, що відображають форму і характер взаємодії з…