Оформлення справ 2017

Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупок

У всіх організаціях в ході робочого процесу формується безліч справ. Для того щоб ними було зручно користуватися, а також для збереження документів всі справи повинні оформлятися належним чином при закладі і по завершенні календарного року. Існують певні правила їх оформлення, які обов`язково слід дотримуватися.

У даній статті ми розберемо:

як правильно оформляти обкладинки справ в 2017 році-
які правила оформлення справ в 2017 році-
які вимоги пред`являються до оформлення справ у 2017 році.

Оформлення обкладинки справ у 2017 році

При закладі справи, перш за все, необхідно правильно оформити обкладинку. І краще одразу зробити це за правилами, адже в будь-якому випадку на це доводиться витрачати час при оформленні справи. Зате завдяки цьому Вам буде потім набагато простіше і швидше підготувати документи до здачі в архів або провести їх знищення.

Оформлення справ 2017 Оформлення обкладинки справи в 2017 році буде включати такі реквізити:

найменування організації - вказується повністю в називному відмінку із зазначенням повного найменування організації, якій вона підпорядкована (також в називному відмінку). Офіційно прийняті скорочення пишуться в дужках після повного найменування;
найменування структурного підрозділу;
номер справи - визначається за номенклатурою справ;
заголовок справи (переноситься на обкладинку з номенклатури справ);
анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);
дата справи - тут позначається рік, коли воно було заведено і рік його закінчення в діловодстві;
кількість аркушів у справі;
термін зберігання справи;
архівний шифр справи.

Коли будете оформляти обкладинку, обов`язково вказуйте найменування структурного підрозділу. Якщо справа буде передаватися в інший відділ, то необхідно буде нижче вказати новий, а старий взяти в дужки.

Особливості формування в справи окремих категорій документів

Відео: МІЙ ЕЖЕДНЕВНИКИ // ЕЖЕДНЕВНИКИ КВІТЕНЬ 2017 // В СТИЛІ МІНІМАЛІЗМ

Справи постійного зберігання передаються до державного архіву. При передачі на зберігання на обкладинці вказується найменування державного архіву. Для цього на обкладинці залишають місце нижче верхнього поля.

Також, дуже зручно, коли корінець обкладинки містить інформацію, щоб можна було легко зрозуміти, яка з безлічі папок вам потрібна. Певних установок для оформлення корінців не існує. Правила з діловодства вказують лише на необхідність цифрового позначення справи.

Правила оформлення справ у 2017 році

Фактично, оформлення справи в 2017 році - це його підготовка до передачі в архів.

Існують наступні загальні правила, яких необхідно дотримуватися при формуванні справ:

справи поміщаються в тільки виконані документи, відповідно до заголовків за номенклатурою справ;
групуються в справу документи тільки одного календарного року, за винятком перехідних справ;
роздільно групуються в справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання;
в справи містяться також ксерокопії факсограм, телефонограм та електронних документів на загальних підставах;
в справу не допускається поміщати документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;
за обсягом в справі не повинно бути більше 250 аркушів.

Правила формування справ

Часткове оформлення справи допускається в тому випадку, коли термін його зберігання не перевищує 10 років. Терміни уточнюють за номенклатурою справ або за списками документів. В принципі, в будь-якій організації справи з терміном зберігання 5 років, швидше за все, будуть складати абсолютну більшість.

вимоги оформляти справи в 2017 році

При повному оформленні справи передбачені наступні вимоги:

на обкладинці справи реквізити оформляються за встановленою формою;
в правому верхньому кутку кожного аркуша проставляється нумерація сторінок;
проводять оформлення листа-завірителя справи;
якщо необхідно, складають внутрішню опис справи;
проводять палітурка або прошивку документів в тверду обкладинку (картон) на чотири проколи;
вносять необхідні зміни в обкладинку справи;
проводять пересістематізацію аркушів справи - це значить, що найраніший документ повинен виявитися першим - вгорі стопки.

Завершення справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу підлягають також повного оформлення.

Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ

Документи постійного зберігання, необхідно підшивати в міцну, бажано картонну обкладинку. Робляться чотири проколу або переплітаються так, щоб була можливість вільного читання тексту всіх документів, дат, віз, резолюцій на них. Проколи можна зробити самостійно за допомогою звичайної електродрилі, використовуючи свердло маленького діаметру. Також будуть потрібні капронові нитки і велика голка.

Текст повинен бути розташований не ближче 2 сантиметрів до лінії підшивки. Листи не повинні виступати за краї обкладинки. Всі металеві скріплення повинні бути видалені перед підшивкою документів. Чи не попускається підшивка справ за допомогою металевих скріпок. Всі особисті документи, незручні для підшивки, необхідно вкласти в заздалегідь вшиті в справу чисті конверти.

При частковому оформленні справи допускається залишати документи в папках скоросшивателях, в яких вони перебували протягом діловодного року, і не проводити з ними будь-яких додаткових дій. При оформленні справ найголовніше, щоб все виглядало акуратно, і була забезпечена читаність текстів всіх документів.