Архівні документи

У цій статті докладно розглянемо:

• що представляють собою архівні документи компанії-
• як здійснюється зберігання архівних документів-
• знищення архівних документів.

У міру зростання організації збільшується і її документообіг. Крім основних етапів роботи з документами (складання, оформлення, відправка і т.д.), важливим аспектом є і передача документів в архів. Однак не всі працівники знають перелік документів, які необхідно здавати в архів. Більш того, часто не зрозуміло, що робити надалі з архівними документами. Давайте розберемося.

Архівні документи компанії

Як правило, кожна організація має велику кількість документів, що стосуються персоналу компанії. При перевірці контролюючими органами велика частина цих документів може знадобитися, незалежно від того, як давно звільнився той чи інший співробітник. Однак практика показує, що багато організацій не зберігають кадрові документи або зберігають їх неправильно. Подібна недбалість може не тільки привести до накладення штрафу на організацію, а й спричинити адміністративну відповідальність. Уникнути подібних неприємностей можна організувавши правильне і впорядковане зберігання архівних документів компанії.

Для початку слід розібратися, які документи повинні поміщатися в архів. Всі документи організації можна розділити на 2 групи відповідно до х термінами зберігання. До першої групи належать документи, термін зберігання яких не перевищує 10 років. До другої групи належать документи з постійними термінами зберігання.

Передача документів на зберігання в архів організації

До документів тимчасового зберігання відносяться:

• накази на відпустку;
• накази на відрядження;
• накази з адміністративно-господарської діяльності;
• будь-які договори, які були укладені з юридичними особами;
• документи, в яких зазначено які державні закупівлі здійснювало підприємство;
• акти із зазначенням переліку робіт, які були прийняті підприємцем;
• різні бухгалтерські документи;
• шляхові листи;
• різні інші документи.

До документів тривалого зберігання відносяться:

• журнал реєстрації наказів про діяльність підприємства-
• штатний розклад працівників;
• опис кожної справи;
• номенклатура кожної справи;
• річний податковий, бухгалтерський і фінансовий звіт;
• річний кошторис;
• статутні документи;
• список осіб, які мають право отримувати дивіденди;
• річний звіт до фондів;
• ліміти;
• приватизаційні документи;
• акти, в яких вказано з яких причин знищують справу або з якихось причин були втрачені документи;
• паспорта угод;
• тарифи на продукцію;
• річний план діяльності підприємства;
• різні журнали, які ведуться на підприємстві;
• прейскуранти;
• висновок ревізійної комісії;
• інші документи.

Зберігання архівних документів

Будь-які документи незалежно від їх терміну зберігання повинні зберігатися в організації:

• до здачі справ в державний чи муніципальний архів;
• до завершення встановленого терміну і виділення їх до знищення;
• до ліквідації організації.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Документи архіву можна розділити на документи загального і відокремленого зберігання, на паперовій і плівковій основі. До складу останніх включають не тільки плівки для фото, відео-та фонозапісей, а й інші електронні носії інформації, ще не оформлені в самостійну групу. Слід зазначити, що документи, що зберігаються в електронному вигляді, повинні регулярно перевірятися (не рідше 1 разу на півроку) і при необхідності перезаписуватися на нові носії.

Знищення архівних документів

Знищення архівних документів має проводитися за підсумками проведення експертизи цінності документів. Даний захід має проводитися щорічно, щоб вчасно звільняти місце в архіві для нових документів. Для процедури знищення складається опис, що містить докладну інформацію про справи і документах, виділених до знищення.

Знищення документів з тимчасовим терміном зберігання дозволяється після затвердження описів справ з особового складу постійного і довгострокового термінів зберігання (понад 10 років). Порядок затвердження описів безпосередньо залежить від того, чи є організація джерелом комплектування державного або муніципального архіву.

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Слід зазначити, що найбільш поширені і дієві способи знищення документів - це спалювання або шредірованіе. Також відзначимо, що не допускається вторинне використання застарілих документів, особливо в якості чернеток.

• Посадова інструкція документознавців (бланк) .doc
• Посадова інструкція завідувача архівом (начальника архівного відділу) (бланк) .doc
• Положення про архів (бланк) .doc