Формування справ 2017

Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання і знищення документів. Разом з тим, при неправильному формуванні можуть виникнути такі проблеми, як знищення документів, терміни яких ще не минули. Тому, рекомендуємо ознайомитися з основами формування справ у 2017 році.

З даної статті ви дізнаєтеся:

  • для чого необхідно формування справ у 2017 році-
  • правила формування справ у 2017 році.

Формування справ є одним з головних етапів діловодства. При правильній організації формування можна бути впевненим, що документи завжди будуть зберігатися в належному вигляді, а на їх пошук не доведеться витрачати багато часу. Якщо у вашій організації не налагоджений даний процес, то рекомендуємо ознайомитися з порядком формування справ у 2017 році.

Цілі формування справ

Головна мета формування справ - це упорядкування документів для їх подальшого зберігання. Однак багато співробітників організацій помилково вважають, що справи можу бути сформовані з різних документів. Такий підхід в корені неправильний, веди це означає, що в подальшому буде потрібно величезна кількість часу, щоб відшукати потрібний документ. Тому, яким би маленьким ні обсяг документації в організації, рекомендуємо організувати формування справ у 2017 році згідно з правилами.

Правила формування справ

Формування справ необхідно здійснювати в кожному підрозділі організації відокремлено, тобто бухгалтерські документи окремо від кадрових і так далі. Більш того, кожна справа має бути пронумеровано відповідно до номенклатури справ. Це необхідно для того, щоб в подальшому при першому погляді на справу можна було зрозуміти, які документи в ньому знаходяться і до якого підрозділу організації належать.Формування справ 2017

Відео: Формування справ відповідно до номенклатури справ




Також слід відзначити той факт, що за формування справ може відповідати один співробітник або відразу кілька. У невеликих організаціях цей обов`язок, як правило, покладається на секретаря. Одночасне формування справ декількома співробітниками може здійснюватися в тому випадку, якщо даний процес відбувається в підрозділах. Наприклад, в бухгалтерії, відділі кадрів і так далі вибирається по одному відповідального співробітника, на якого покладається цей обов`язок. В цьому випадку слід приділити пильну увагу методичної складової процесу, щоб забезпечити однаковий порядок і правила формування справ.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Важливу роль у формуванні відіграє і номенклатура справ. З її допомогою здійснюється оформлення обкладинки справи, по якій в подальшому можна судити про документах, включених до справи.

Відео: 4.1 Крок 1.Формірованіе списку справ

Слід пам`ятати, що всі справи свого часу займуть місце в архіві. Якщо організація не має власного архіву, то ряд справ повинен бути зданий на зберігання в державний чи муніципальний архів. А це в свою чергу означає, що дані установи будуть перевіряти правильність оформлення і формування справ відповідно до встановлених вимог. Це є ще однією причиною подбати про належному контролі даного етапу діловодства.

Правила формування справ у 2017 році




У процесі формування справ у 2017 році організації слід приділити особливу увагу складу документів, що входять в одну справу. Так, при невеликому обсязі документообігу допускається групування документів за один календарний рік. Винятком в даному випадку будуть судова документація, особисті справи співробітників, і інші ділові папери, що групуються в період їх скликання.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Також при мінімальному документообіг можна групувати документацію за останні кілька років в одну справу. В цьому випадку необхідно додавати в справу відповідні позначки і стежити за термінами зберігання. Щоб уникнути плутанини з термінами зберігання документів, рекомендується окремо формувати справи з документів тимчасових і постійних термінів зберігання. Можлива тимчасова угруповання документації з різними термінами в одну справу в тому випадку, коли вони відносяться до одного питання. Після вирішення цього питання справа слід розформувати в самостійні справи.

При формуванні справи в нього включається тільки один екземпляр документа. У справу не включаються чернетки, проекти і їх копії. Виняток становлять чорнові матеріали, які мають резолюції, візи, позначки, які є доповненням до основного документа. Неправильно оформлені документи також не підлягають формуванню в справу.

Не слід допускати роз`єднання в справах запитів і відповідей, підшивки супровідних листів без додатків або без відміток про їх місцезнаходження, підшивки в справи документів, що підлягають поверненню кореспондентам.

Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ

Також документи допустимо розташовувати в справі в хронологічному порядку або за номером. Якщо оформлення документів велося своєчасно і за всіма правилами, то порядкові номери повинні бути розташовані від старіших до новіших документам.

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Посадова інструкція начальника відділу документаційного забезпечення (бланк) .doc
  • Посадова інструкція секретаря (бланк) .doc
  • Номенклатура справ (фрагмент) (бланк) .doc
Доступно тільки передплатникам
  • Посадова інструкція начальника відділу документаційного забезпечення (зразок) .doc
  • Посадова інструкція секретаря (зразок) .doc
  • Номенклатура справ (фрагмент) (зразок) .doc


ІНШЕ

Форми документів фото

Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…

Оформлення обкладинки справи фото

Оформлення обкладинки справи

Одним з найважливіших етапів в роботі з документами в будь-якій організації є правильне оформлення справ. Це необхідно…

Складання справ фото

Складання справ

Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…

Організація архіву в 2017 році фото

Організація архіву в 2017 році

Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…

Оформлення справ 2017 фото

Оформлення справ 2017

Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…

Архівне зберігання справ фото

Архівне зберігання справ

Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…

Формування справ фото

Формування справ

Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила…

Архівна діловодство фото

Архівна діловодство

Одним з найважливіших етапів створення в організації ефективного діловодства є архівне діловодство. Воно покликане…

Номенклатура справ у 2017 році фото

Номенклатура справ у 2017 році

Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно…

Номенклатура справ фото

Номенклатура справ

Одним з найважливіших етапів роботи з документами в організації є розробка і застосування номенклатури справ. Про те,…

Оформлення справ фото

Оформлення справ

Для успішної роботи організації необхідно, щоб вся структура чітко функціонувала. В першу чергу це стосується…

» » Формування справ 2017