Експертиза цінності документів
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Терміни зберігання документів в 2017 році слід перевірити якомога раніше. Дана міра повинна проводитися щорічно в кожній організації з настанням нового календарного року. Особливо це актуально в організаціях з великим документообігом. Найкраще здійснювати перевірку термінів зберігання до того, як в архів будуть здані нові документи, щоб не виконувати одну і ту ж роботу двічі. Документи, передані на зберігання в архів, слід перевіряти при безпосередньому факт прийому-передачі. Однак, щоб мати можливість правильно розпізнати термін зберігання того чи іншого документа, необхідно знати про те, як вони поділяються.
В першу чергу хочеться відзначити, що терміни зберігання документів в 2017 році не зазнають жодних змін. Це означає, що всі документи також можна буде розділити на три категорії: тимчасового, довгострокового і постійного термінів зберігання. До категорії тимчасового зберігання відносяться документи, термін зберігання яких не перевищує десяти років.
Довготривала документація повинна зберігатися в організації від 10 (включно) і більше років. Відповідно ділові папери з постійним терміном не мають обмежень по тривалості їх зберігання (найчастіше навіть після ліквідації організації їх слід здавати на зберігання в державний чи муніципальний архів).
Визначення термінів зберігання документів
Ті ж самі терміни зберігання передбачені і для електронних документів. Важливо запам`ятати, що на термін зберігання не впливає носій, на якому оформлений документ. Звичайно, електронні носії багато в чому більш надійні в плані збереження, ніж папір, однак зберігати їх необхідно протягом одного і того ж періоду часу, а перевірку і перезапис електронних документів потрібно проводити значно частіше (хоча б 2 рази в рік).
Також відзначимо, що організація повинна не тільки зберегти документ, а й забезпечити його читаність. Тобто мало того, щоб папери пролежали в коробках визначений термін - вони ще повинні бути в хорошому стані і не втратити свого виду. В іншому випадку контролюючі органи можуть звинуватити вас в несумлінному забезпеченні збереження документів.
Організація зберігання документів в 2017 році повинна вестися з урахуванням сучасних способів зберігання. Так, в останні роки багато організацій намагаються організувати архівне зберігання документів повністю в електронному вигляді, позбувшись тим самим від великих обсягів паперів. Однак при такому підході необхідно враховувати, що неприпустимо зберігати тільки копії документа в електронному вигляді - потрібно подбати про збереження оригіналу документа в першу чергу.
Незважаючи на те, що на даний момент багато ділові папери вже спочатку оформляються в електронному вигляді, такі види документації, як кадрова або бухгалтерська все ще мають переважно паперові носії, а їх термін зберігання обчислюється десятиліттями. Тому все-таки слід подбати про забезпечення максимальної схоронності паперової документації.
Якщо документообіг в організації настільки малий, що виділяти окреме приміщення під архів недоцільно і занадто витратно, то рекомендуємо здати документацію на зберігання в державний або державний архів. Однак в цьому випадку необхідно враховувати той факт, що документи повинні бути оформлені в строгій відповідності з вимогами даного архівної установи.
Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ
Щоб визначити терміни видалення документів, слід звернутися до номенклатури справ. Якщо ви не впевнені, чи минув термін зберігання документів, то ви завжди можете уточнити їх за типовими і відомчими переліками. Слід зазначити, що організація не має права залишати на зберігання документацію з простроченим терміном зберігання (допустимо в разі майбутніх або поточних судових розглядів). Також категорично забороняється зменшувати терміни зберігання ділових паперів.
Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися
Щоб зробити зберігання і знищення документів легшою і зрозумілою процедурою, рекомендуємо завжди мати під рукою перелік ділових паперів із зазначенням термінів зберігання. Незважаючи на великий список, велика частина документації може зберігатися протягом п`яти років. Саме такий строк вказаний в типовому переліку.
Дозволяється включати в акт про знищення ті документи, термін зберігання яких закінчився до 1 січня поточного року. Наприклад, якщо організація проводить процедуру знищення документів у 2017 році в травні, то дозволяється знищити документи, термін зберігання яких закінчився до 1 січня 2017 року. Якщо термін зберігання ділової папери закінчився 2 січня 2017 року, то дана документація ні в якому разі не може бути знищена, а повинна залишатися в архіві організації до наступного року.
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
У кожної організації, підприємства або установи, які здійснюють будь-якої вид діяльності, формується безліч документів…
В кінці календарного року необхідно провести експертизу цінності зберігаються в організації та її структурних…
Багато компаній, що крокують в ногу з часом, вже давно оцінили зручності та переваги використання електронних…
Відео: влоги: організація і зберігання документів, готуємо рулетики з сьомгою, мої ЮВЕЛІРНІ ПРИКРАСИ! BY MariaОдним з…
Щорічно в кожній організації повинна проводитися процедура експертизи цінності документів, за результатами якої слід…
Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…
Діяльність будь-якої організації пов`язана з великою кількістю різних документів. І чим більше компанія, тим більше і…
Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…
Терміни зберігання документів за номенклатурою справ різні, а прописуються вони в спеціальних переліках. Інформацію з…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
Одним з основних етапів роботи з документами організації є їх підготовка до архівного зберігання. Адже для того, щоб…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Відео: Експертиза цінності документівЕкспертиза цінності документів має важливе значення в кожній організації. За…
Архівне зберігання документів в 2017 році має бути організовано в кожній компанії для забезпечення доступу і збереження…
Перед кожним секретарем регулярно стоїть питання про необхідність організації поточного зберігання документів до…
У кожній організації щорічно повинно проводитися знищення документів з простроченим терміном зберігання. Читайте в…
Будь-яка організація повинна щорічно проводити експертизу цінності та визначати терміни зберігання документів. Однак…