Документи на підпис керівнику

Відео: Підписання проекту документа на прикладі додатка «АРМ Керівника» (Windows 8)

З даної статті ви дізнаєтеся:

• як організувати передачу документів на подпісь-
• в які терміни необхідно передавати документи-
• як організувати ефективний документообіг.

Кожен секретар має на своєму робочому столі ряд документів і папок, в яких він повинен вміти швидко орієнтуватися. Більш того, досвідчений секретар завжди знає, які документи і де лежать в даний момент. Щоб не втратити важливі ділові папери, що вимагають винесення по ним рішення, рекомендуємо ознайомитися з даним матеріалом, який допоможе вам істотно полегшити роботу з документами.

Організація передачі документів на підпис

У великих організаціях існує спеціальна служба ДОУ (служба документаційного забезпечення управління), яка організовує і стежить за рухом всіх ділових паперів в компанії. Однією з головних завдань співробітників даного відділу є скорочення витрат часу, необхідних для узгодження того чи іншого рішення. Більш того, служба ДОУ займається тим, що організовує налагоджений "шлях", по якому з разу в раз переміщаються документи всередині компанії. Найпростіше реалізувати реальне перевезення документів якщо в кожному відділі компанії буде відповідальний співробітник, відповідальний за передачу ділових паперів.

Інструкція з діловодства. Розділ «Оформлення і відправка вихідних документів»

Якщо мова йде про невелику компанію, то, як правило, наявність служби ДОУ є, скоріше, непотрібної витратою, тому вся відповідальність за документообіг покладається на секретаря. В цьому випадку можна обзавестися папками для документів, які очікують ознайомлення. Відзначимо, що при цьому слід зберігати окремо документи очікують рішення і ділові папери, рішення за якими вже винесено.

Терміни передачі документів на підпис

Для початку зазначимо, що велика частина документів не має обов`язкового терміну, протягом якого по ним має бути винесено рішення. Однак, якщо мова йде про документи від контролюючих органів, то велика частина з них містить певні терміни, за які необхідно ознайомитися з документом і відправити лист у відповідь або Рішення. Більш того, багато бухгалтерські документи (виставлені рахунки від підрядників, постачальників і т.д.) також мають термін дії, по закінченню якого необхідно запитувати новий документ. Саме тому документи очікують рішення повинні передаватися на підпис керівнику якнайшвидше, щоб виникли затримки не позначалися на діяльності всієї компанії.

Також слід знати, що передача документів на ознайомлення повинна здійснюватися в певний час. Будь-який керівник буде незадоволений, якщо секретар буде неодноразово приносити на підпис по одному папірці. Саме тому слід скласти розклад, згідно з яким буде здійснюватися прийом документів та їх узгодження. Наприклад, відповідно до закону Парето, 80% ефективності досягаються в перші 20% робочого часу. Тому рекомендуємо передавати документи очікують рішення в першій половині дня. Таким чином, ваш керівник зможе детально ознайомитися з ними і прийняти рішення з важливих питань вже до другої половини робочого дня. Відзначимо, що документи, які потребують невідкладного вирішення, повинні передаватися на підпис відразу ж після їх отримання.

ефективний документообіг

Ефективність документообігу можна оцінити, в першу чергу, по співвідношенню його якісних, кількісних і часових показників. Якісні параметри - це приналежність системи до автоматизованого, традиційного або змішаного тіпу- маршрути і стадії руху документів. Кількісні характеристики - це показники обсягу документів, щільності потоків. Тимчасові - швидкість проходження документом повного циклу.

Геть щоденники! Які програми допоможуть секретарю спланувати робочий день керівника

Для оптимізації документообігу, слід дотримуватись таких умов:

• наявність єдиного регламенту оформлення службової документації та роботи з нею;
• виключення дублюючих діловодних процесів за рахунок чіткого розподілу функцій між співробітниками;
• сучасне технічне оснащення документаційного забезпечення управління;
• доцільність і виправданість діловодних операцій;
• поєднання традиційного та електронного діловодства, документаційного та бездокументарній забезпечення.

Незважаючи на те, що резолюції виносять керівники, секретар повинен контролювати цей процес і може в деякій мірі вплинути на нього. Тобто відстежувати, щоб текст резолюції був сформульований максимально конкретно, виключав можливі питання виконавця. Наприклад, якщо керівник просто вказав прізвище співробітника і дату виконання, а суть доручення не описав, або воно розпливчасто ( «Прошу розглянути») така резолюція неінформативна, і завдання секретаря - пояснити це керівнику і попросити доповнити резолюцію. У таких випадках не можна давати хід документу без уточнень, так як це може призвести до невиконанням розпорядження.

Відео: Як підписати електронним підписом (ЕЦП) документ Microsoft Word 2007

Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів»