Порядок затвердження документів

Відео: Організація зберігання документів в будинку

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• основи порядку затвердження документів в організації-
• етапи порядку затвердження документів-
• помилки в порядок затвердження документів.

Основи порядку затвердження документів в організації

Порядок затвердження документів в організації потрібен для упорядкування документообігу з метою поліпшення внутрішньої комунікації і грамотного введення документа в дію. Перш за все, сам документ повинен бути правильно оформлений, згідно з нормативами до оформлення ділової документації, які детально викладені у вищезгаданому ГОСТі. Як правило, більшість співробітників організації не володіють навичками грамотного складання документів різного виду.

Ця проблема легко вирішується шляхом створення каталогу бланків - зразків найбільш часто використовуються в організації документів. Такий банк даних вимагає час на своє створення, але в подальшому значно спрощує життєдіяльність підприємства та економить час. Каталог зразків документів можна уявити як в роздрукованому вигляді, так і зберігати в електронному вигляді у внутрішній мережі інтранет. Додатково слід скласти список типів документів, які за умовчанням вимагають обов`язкового затвердження. Такий перелік для кожної організації може бути індивідуальним.

Чи можна одним наказом затвердити кілька документів з одного питання?

Відео: бізнес процес затвердження документа в Бітрікс24

Наступним кроком до запуску документа в дію є його узгодження, яке призводить до утвердження документа і запускає його в роботу. Існують два рівносильних способу оформлення процедури затвердження документів. Перший - це твердження документа безпосередньо керівником, що має право на здійснення даної процедури. Другий спосіб - це створення додаткового спеціального документа, який є розпорядженням за твердженням основного документа.

Етапи порядку затвердження документів

Наріжним каменем в порядок затвердження документів в 2016 році, як і раніше, є сам документ, а саме його якість. Ініціатор подачі документа повинен ретельно продумати і обгрунтовано викласти інформацію. Доповнення та виправлення документа після його відправки на узгодження, за винятком правок невеликих помилок, є неприпустимим, вносячи в робочий процес неабияку частку плутанини. Сира версія документа значно подовжить термін його узгодження і знизить ККД всіх що беруть участь в процесі співробітників.

Особливості формування в справи окремих категорій документів

Після складання документа відповідно до нормативів організації документ реєструється і йде на внутрішнє погодження його з підрозділами підприємства, діяльність яких зачіпає документ. Дана процедура може відбуватися як з надрукованою на папері версією, так і в електронному вигляді. У процесі узгодження, документ має бути розглянутий через призму знань економічного, юридичного та фінансового характеру.

Відео: Порядок формування військового держзамовлення затверджений Урядом

Ініціатор подачі документа докладає до нього додатково лист погодження, в якому вказує найменування підрозділу і дату відправки документа. Вимоги для узгоджувальних осіб так само суворі. У визначений термін, як правило, не більше трьох днів, вони повинні скласти зауваження по прийнятим документом, з урахуванням специфіки свого підрозділу, внісши їх у лист погодження. Не допускається коригування документа в аспекті, який не є основним напрямком у відділу.

Також не рекомендується вносити додаткові правки після відправки основного обсягу. Лист узгодження рекомендується зберігати разом з документом, до закінчення терміну його дії і, в подальшому з ним же відправляти в архів відповідно до прийнятої в даній організації процедурою зберігання документів.

Завершальний етап затвердження документа відбуваються двома способами. Перший - це за допомогою візування у особи, яка має право на здійснення даної процедури, такий варіант підходить для не дуже великих організацій.

Які накази відносять до наказів по основній діяльності, а які - до наказів з адміністративно-господарських питань?

Якщо ж структура підприємства розгалужена і передбачає наявність великої кількості підрозділів, то доречніше буде використовувати метод створення спеціального стверджує документа, в якому буде вказано перелік контролюючих виконання документа осіб, терміни, а також методи їх оповіщення.

Помилки в порядок затвердження документів

Основною помилкою, що порушує порядок затвердження документів в 2016 році, є відправка ініціатором сирого документа на узгодження, яка породжує значну затримку запуску документа в оборот і необґрунтованою витратою часу узгоджувальних підрозділів. Другий найбільш частотної помилкою, властивої великим розгалуженим організаціям, є твердження документа особою, не внесених до переліку співробітників, що мають на це право, наприклад, через відсутність відповідального та уповноваженої особи (відпустка, лікарняний).