Непередбачена ситуація. Що робити при псуванні документів

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• причини, що викликають псування документів-
• яким слідувати рекомендаціям, щоб не допустити псування документів-
• які дії слід зробити, якщо псування документів виявлена-
• якщо сталася псування, документи якого типу слід відновлювати.

Маючи відповіді на всі вищеописані питання, можна грамотно скоординувати свої дії і не піддатися паніці в такий непростий ситуації, як виявлення псування документів.

Як не допустити псування документів

Існує певний ряд вимог, що пред`являються до зберігання важливої документації. Первинні облікові паперу фактів господарської діяльності, будь то подія, угода, фінансова операція повинні відображати кожен аспект життя підприємства або іншого суб`єкта.

Як правило, такі документи є підтвердженням процесів грошового обігу і необхідні компанії і її персоналу, для надання в установи, які здійснюють перевірку правомірності діяльності організації.

Найчастіше псування документів виникає ненавмисно, проте, не слід виключати й інші можливі причини, а саме:

• Вплив зовнішніх факторів. Затоплення, пожежа, інші природні або події непереборної сили.
• Умисне або незаплановане розкрадання
• Навмисна псування або повне знищення

Щоб не допустити псування первинних документів, організація, або відповідальний штатний співробітник зобов`язаний усіма силами забезпечувати їх збереження. Документацію необхідно зберігати в комбінованому підшитому вигляді, суворо дотримуючись послідовність звітних днів. Архівне зберігання повинно тривати в залежності від встановлених норм, але не менше 4 років.

Відео: Всі про пристріт, прокльонах і псування на смерть: Ознаки пристріту, прокляття і псування на смерть

Крім цього, будь-яка архівну документацію податкового і бухгалтерського обліку повинна міститися в умовах недоступності для сторонніх осіб. Таку ступінь збереження можна забезпечити, використовуючи закриваються картотечні металеві шафи та сейфи.

Необхідно виключити будь-яку загрозу зовнішнього середовища, таку як затоплення, загоряння, механічне пошкодження. Безумовно, повністю запобігти ймовірність псування документів під впливом зовнішніх ознак неможливо, однак, дотримуючись необхідні вимоги можна істотно знизити ризик подібного випадку.

Наслідки, що виникають при виявленні псування документів

У разі якщо псування або пропажа важливих паперів була виявлена штатним співробітником або перевіряючими посадовими особами на організацію можуть бути накладені певні штрафні або адміністративні санкції, в залежності від цінності втраченої документації. Відсутність документації з тих чи інших причин може привести до грубого порушення порядку обліку внутрішнього фінансового обороту і як наслідок порушення норм податкового державного контролю.

Як правило, втрата податкової та бухгалтерської облікової документації тягне за собою штрафні покарання, передбачені податковим кодексом Російської Федерації.

• Штраф за неналежні умови зберігання або недотримання термінів в розмірі від 2000 до 3000 руб.
• Ненадання витребуваних паперів податковим органом від 300 до 500 руб.
• За доведене зловмисна дія спричинило втрату або псування документів протягом одного податкового періоду штраф в розмірі 10 000 руб.
• За діяння, вчинені протягом більше ніж одного податкового періоду - 30 000 руб.
• Штраф у розмірі 200 руб. за кожний не наданий в установлений строк документ для перевірки в податкових органах

Санкції можуть накладатися як на організацію в цілому, так і на співробітника, за встановленою вини якого і сталася псування документів. Щоб уникнути штрафів і інших мір покарання, передбачених законодавчими нормами, платнику податків необхідно привести доказову базу про належному дотриманні всіх норм зберігання і використання паперів. Також необхідно надати підтвердження про те, що псування відбулося з вини причин неконтрольованих відповідальною особою.

Відновлення важливої документації

У разі виявлення псування документів необхідно в обов`язковому порядку поставити до відома керівництво в письмовому вигляді. Після цього необхідно отримати підтвердження від компетентних органів у разі, якщо інцидент стався з вини форс-мажорних обставин. В іншому випадку необхідно створити комісію для виявлення причин пропажі або псування документів.

Відео: ПСУВАННЯ У ЦЕРКВІ

Після проведення інспекційних заходів по виявленню причини псування документів, складається заключний акт за підсумками роботи комісії. Далі проводиться інвентаризація втрачених або пошкоджених документів і складається аркуш опису для зручності подальших відновлювальних заходів.

Відновлення зіпсованої документації є заключним етапом роботи комісії. Неприйняття необхідних заходів по її відновленню може спричинити притягнення організації до відповідальності.

Відео: Діагностика псування

Шляхи відновлення цінної документації залежать від безпосередньої організації, в рамках якої здійснювалося співробітництво. Якщо мала місце псування банківських документів, таких як виписки по рахунках, транзакції або інші фінансові операції, запросити завірену копію загублених паперів можна у банку партнера.

Відновленню підлягають тільки ті документи, які несуть актуальну для організації інформацію та термін зберігання яких ще не минув. Так само в першу чергу слід санкціонувати перевірку саме пакета документів, який може бути затребуваний податкової або іншої перевіряє організацією.

Таким чином, дотримуючись необхідні норми зберігання і слідуючи строгому регламенту в разі виникнення неприємної ситуації, пов`язаної з псуванням документів можна убезпечити себе від серйозних наслідків.