Експертиза цінності документів
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Кожна організація або підприємство зобов`язані забезпечувати збереження документів, які так чи інакше мають відношення до діяльності організації. Це стосується як бухгалтерської та податкової звітності, так і паперів з особового складу. Більш того, термін зберігання останніх документів може доходити до 75 років. Цілком логічно, що дбати про безпеку кадрових документів без належних умов протягом такого тривалого періоду практично не представляється можливим. А якщо враховувати той факт, що за 75 років документи з особового складу будуть обчислюватися тисячами листів, то стане зрозуміла необхідність організації архівного зберігання справ.
Для зручності і практичності зберігання документів необхідно включати їх до складу справ. Причому кожен підрозділ в організації групує документи в справи самостійно з урахуванням їх специфіки та термінів зберігання. Наприклад, ні в якому разі не можна включати до складу однієї справи бухгалтерську документацію і кадрові документи. Таким чином ви ризикуєте втратити важливі ділові папери або випадково їх знищити. Більш того, формування справ в підрозділі краще організовувати з урахуванням строків зберігання. Цей метод виправданий тим, що при проведенні експертизи цінності документів, включених до складу справи, буде потрібно значно менше часу для перевірки термінів зберігання. В іншому випадку необхідно виконувати полистного перевірку документів справи.
Правила формування справ
Архівне зберігання справ в організації має на увазі наявність діючої і ефективної номенклатури справ. Вона необхідна для того, щоб при першому погляді на справу можна було визначити до якого підрозділу воно відноситься і якого роду документацію містить. Відсутність номенклатури справ загрожує постійної плутаниною в документах і неправильною організацією справ, що неприпустимо при організації документообігу.
Якість ведення архівних справ обумовлюється підготовкою до відправки на зберігання, що включає:
Правила архівного зберігання справ регламентуються нормативними документами, федеральними законами, а також правилами Росархіву. Така велика кількість вимог і нормативів пояснюється складністю організації тривалого зберігання паперу. Тому у будь-якого керівника компанії завжди є два варіанти: обладнати власний архів або здати документи на зберігання в державний чи муніципальний архів. Другий спосіб є найбільш простим і надійним, так як дані архіви повністю відповідають всім вимогам до архівного зберігання і гарантують збереження ділових паперів.
Документальний і архівний фонди організації
У разі, якщо ви плануєте створити свій власний архів, необхідно дотримуватися основних правил архівного зберігання справ. Так, самі справи повинні бути підшиті в швидкозшивачі та мати опис, що містить докладний перелік документів, включених до складу справи. Обкладинка справи повинна містити найменування підрозділу, номенклатуру і заголовок, який дасть уявлення про склад справи. Наприклад, «Накази про відпустку», «Пояснювальні співробітників», «Зарплатні відомості» і т.д.
Крім того, правила архівного зберігання справ передбачають і підготовку приміщення під архів.
Існує кілька основних режимів, відповідно до яких необхідно зберігати отримані в архів справи. Розглянемо деякі з них:
Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ
Терміни архівного зберігання справ можуть варіюватися в залежності від їх значимості. Середній термін зберігання документації становить 3 роки. Однак він може становити як 1 рік, так і 75 років, наприклад, особисті справи співробітників. Крім того, є певні види документів, які необхідно зберігати постійно. Законодавство регламентує умови і терміни зберігання архівних справ і зобов`язує організацію здавати необхідні ділові папери в відомчий архів. Важливо дотримання норм і правил оформлення актів, супутніх архівознавства.
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Відео: Урок 15. Формування та оформлення справ. Архів підприємства. Частина 1Систематизація та зберігання документів -…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
В кінці календарного року необхідно провести експертизу цінності зберігаються в організації та її структурних…
Багато компаній, що крокують в ногу з часом, вже давно оцінили зручності та переваги використання електронних…
Відео: влоги: організація і зберігання документів, готуємо рулетики з сьомгою, мої ЮВЕЛІРНІ ПРИКРАСИ! BY MariaОдним з…
Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…
Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…
Діяльність будь-якої організації пов`язана з великою кількістю різних документів. І чим більше компанія, тим більше і…
Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…
Відео: Пересувні архівні стелажі | kiit.ru | Купити стелажі пересувні для архіву і офісуАрхівне зберігання документів в…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
Одним з основних етапів роботи з документами організації є їх підготовка до архівного зберігання. Адже для того, щоб…
У кожній організації повинно бути забезпечено зберігання документів відповідно до їх термінами. Відомо, що різні види…
Архівне зберігання документів в 2017 році має бути організовано в кожній компанії для забезпечення доступу і збереження…
Одним з найважливіших етапів створення в організації ефективного діловодства є архівне діловодство. Воно покликане…
Перед кожним секретарем регулярно стоїть питання про необхідність організації поточного зберігання документів до…
Для організації належної роботи з документами організації необхідно не тільки знати правила оформлення ділових паперів…
Відео: 16 Архівне зберігання - номенклатура справЗберігання документів в організації буває двох видів: оперативне і…