Правила оформлення документів 2017

Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними стандартами і нормативами. Від того наскільки правильно буде оформлений документ часто залежить його юридична сила, що в свою чергу впливає на діяльність всієї організації. Для того щоб в діяльності організації з цим не виникало ніяких проблем рекомендуємо вам ознайомитися з основними правилами оформлення документів.

У даній статті ми розглянемо:

  • стилістика ділового документаціі-
  • правила оформлення реквізитів документів в 2017 році-
  • правила реєстрації документів в 2017 році.

Стилістика ділової документації

При складанні документів використовується офіційно-діловий стиль. Йому притаманний нейтральний тон викладу, логічність, точність, смислова достатність і лаконічність тексту.

Інформація в документах повинна викладатися гранично чітко, ясно і недвозначно. Якщо в тексті використовуються терміни, то необхідно стежити за тим, щоб вони були зрозумілі адресату. Для маловживаних термінів, значення яких можуть бути незрозумілими слід дати офіційні визначення. Можна також уточнити, розширити зміст терміна словами нейтральній лексики або взагалі прибрати його і замінити загальнозрозумілою словом або виразом.

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення 

У текстах ділових документів не допускається використання розмовних, просторічних, діалектних і т. П. Слів і фразеологічних зворотів, вигуків. Текст документа доцільно ділити на дві частини, в першій вказати привід, мета або мотив складання паперу, в другій - рішення, висновки, прохання і т.д.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Чи можна одним наказом затвердити кілька документів з одного питання?
  • Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно
  • Листи-відповіді. Як правильно погодитися або відмовити?

Правила оформлення реквізитів документів в 2017 році

На даний момент оформлення і складання документів регламентується державним стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Переліки реквізитів і їх розташування можна віднести до основних правил оформлення документів. Реквізити мають особливе значення, оскільки вони впливають на юридичну силу документа. Тому їх необхідно оформляти правильно відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

Відео: Оформлення покупки автомобіля (Договір купівлі-продажу, передача грошей)

В даному стандарті вказано наступний склад реквізитів:

01 - Державний герб Російської Федерації-Правила оформлення документів 2017

Відео: ВІЗА ДО ЯПОНІЇ 2017. Оформлення японської візи для поїздки в Японію. Нові правила 2017 г. [# 4]

02 - герб суб`єкта Російської Федерації;




03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації;




09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва структурного підрозділу;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

14 - місце складання або видання документа;

15 - відомості про адресата і т.д.

Зазначені реквізити можна умовно розділити на постійні і змінні. Реквізити, які повинні обов`язково зазначатися на бланках документів будуть постійними, а ті, що наносяться лише при підготовці конкретного документа - змінними. Набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа - це бланк документа, а набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності - це формуляр документа. Кожен реквізит строго закріплений за певним місцем на бланку, аркуші.

Правила реєстрації документів в 2017 році

Вхідні документи - це документи, що надходять в організацію, з інших компаній по різних каналах зв`язку. Незважаючи на те, що створюються вони поза компанією, проте, їм потрібне відповідне оформлення, реєстрація.

В першу чергу реєстрації підлягають документи зі стислими термінами для відповіді. Кожен документ фіксується в журналі один раз прямо в день надходження, при цьому на ньому ставиться відмітка про надходження. Дана позначка повинна містити інформацію про найменування підприємства, дату і час надходження документа, кількість аркушів і входить номері і розташовуватися в правому нижньому кутку на лицьовій стороні.

Слід зазначити, що реєстрації не підлягають рекламні та інформаційні матеріали, матеріали для ознайомлення, вітальні листівки та телеграми. Решті ж необхідно присвоїти реєстраційний номер, який повинен бути унікальним, можливо з доповненим індексом.

Бажано завести журнал обліку вхідної документації. В даному журналі вказується дата надходження, вихідний номер відправника і його найменування, вид документа і його короткий зміст.

Правила реєстрації документів

Вихідна документація реєструється в день підписання або затвердження відповідальною особою. Дата підписання або затвердження, засідання або прийняття рішення вказуються обов`язково. Крім цього проставляється реєстраційний номер, який повинен містити порядковий номер, інформацію про кореспондента і виконавців і проставлятися на першій сторінці документа.

Можна завести окремий журнал реєстрації вихідних документів. В журналі зазначають номер і дату створення документа, короткий зміст, адресата відомості про особу, яка підписала документ, позначку про виконання, номер архівної справи.

У багатьох компаніях існують певні правила оформлення вихідної документації. Наприклад, кореспонденція повинна оброблятися і надсилатися в день підписання, а вихідні документи оформлятися в двох примірниках. Однак дані правила повинні повністю відповідати чинним вимогам законодавства, і по можливості, повинні бути закріплені в інструкції з діловодства компанії.



Увага, тільки СЬОГОДНІ!

ІНШЕ

Бланки документів у 2017 році фото

Бланки документів у 2017 році

Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Оформлення листів в 2017 році фото

Оформлення листів в 2017 році

Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…

Реквізити в 2017 році фото

Реквізити в 2017 році

Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…

Реєстрація документів фото

Реєстрація документів

У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…

Бланки документів фото

Бланки документів

Для спрощення процедури оформлення документів багато організацій використовують бланки документів. Про те, які види…

Вихідні документи фото

Вихідні документи

Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…

Діловоднихдокументи фото

Діловоднихдокументи

Відео: Кадрове діловодство: обов`язкові і факультативні документиВстановлені ГОСТ і ОКУД вимоги до діловодних…

Розпорядчі документи фото

Розпорядчі документи

Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…

» » Правила оформлення документів 2017