Ділове листування в 2017 році

У даній статті ми розглянемо:

• ведення ділового листування-
• правила ділового листування в 2017 році-
• мова ділової перепіскі-
• особливості ділового листування в 2017 році.

Ведення ділового листування

В основному веденням ділового листування займаються секретарі, діловоди та менеджери по роботі з клієнтами та партнерами.

Кожен співробітник, який займається складанням і відправкою ділових листів, власноруч формує імідж компанії. Тому необхідно дотримуватися основних правил офіційного листування.

А якщо штат компанії вкрай обмежений, то організація ділового листування стає скрутної завданням. Однак на сьогоднішній день у керівників є можливість доручити складання ділової кореспонденції не своїм підлеглим, а звернутися до виконавців з боку.

Класифікація ділових листів

Існує безліч компаній, які надають послуги з оформлення офіційних листів, створення фірмових бланків, розробці готових шаблонів і т.д. Звернувшись до них, ви за помірну плату отримаєте готові зразки ділових листів на всі випадки життя, заощадите час і уникнете безглуздих помилок при складанні типових ділових листів.

Правила ділового листування в 2017 році

Основне правило полягає в використанні фірмового бланка для написання ділових листів. Це підкреслить серйозність і солідність вашої організації. Вид даних бланків і склад вказуються реквізитів повинен бути закріплений наказом організації або інструкцією з діловодства.

У бланку листа слід вказати інформацію про організацію, яка дозволить легко її ідентифікувати. В основному вказується логотип і повне найменування організації, скорочене найменування (як закріплено в установчих документах), поштову адресу, контактні телефони, адресу сайту і електронної пошти та інші дані організації. Частина даних можна виключити, оскільки ніякими нормами це не регламентується.

Зберігання електронної пошти

На кожному аркуші листи повинні бути поля, зліва, зверху і знизу - не менше 2 см., Праворуч - не менше 1 см. Якщо лист містить кілька сторінок, то кожен лист, починаючи з другого, нумерують зверху посередині. Кожне додаток до листа нумерується окремо.

У діловому листуванні використовується тільки офіційно-діловий стиль, який характеризується стислістю і ясністю викладу. Не допускається ніякої емоційності, зайвої люб`язності і тим більше грубості. У тексті використовуються прості фрази в нейтральному тоні і без зайвих подробиць.

Кожне ділове лист складається з одного питання або за кількома взаємопов`язаним. Якщо є необхідність звернутися в компанію з кількох різних причин, то слід написати кілька листів.

За правилами ведення ділової переписки слід відповідати на всі листи, крім тих, які є інформаційними і надсилаються для відомості. Відповідати необхідно оперативно і чітко, затримка з відповіддю може бути розцінена як відмова від співпраці.

На сьогоднішній день в діловому листуванні використовуються в основному стійкі вирази і форми, які дозволяють виразити відмову або прохання, нагадування або повідомлення.

Мова ділового листування

У діловому листуванні важливу роль відіграє смислова точність, яка забезпечує практичну цінність документа.

Кожне судження, кожна думка повинні бути логічно обгрунтовані. Адже сенс багатьох ділових документів в тому, щоб переконати читача, донести до нього свою точку зору. Грамотна, логічно вибудувана, і переконлива аргументація є головним інструментом досягнення цієї мети. Якщо ви оперуєте фактами, то необхідно щоб вся інформація була ретельно перевірена і всі дані були достовірними. Тоді будь-який без зусиль зрозуміє сенс написаного і йому не будуть потрібні додаткові зусилля або відомості для розуміння.

При цьому необхідно зберігати нейтральний тон, уникати зайвої емоційності. Не можна використовувати грубі висловлювання, демонструвати свою зневагу або нетактовність до адресата. Також варто уникати зайвої ввічливості. У діловому листуванні не повинно бути фраз на кшталт «не відмовте в люб`язності». Краще дотримуватися сухого і суворого викладу, ніж зловживати ввічливими формами. І лише іноді, при необхідності зняти напругу, можна внести додаткові акценти. Для чого допускається використовувати вступні слова і вирази.

Особливості ділового листування в 2017 році

Не всі ділові листи є офіційними документами. При необхідності написання тексту особистісного характеру до людини переважно звертатися по імені-по батькові. Прізвище завжди додає офіційності, робить звернення більш ввічливим і формальним.

Якщо в листі вам необхідно винести рішення з якого-небудь питання, то краще розділити лист на дві частини. Перша частина буде обґрунтуванням рішення, а друга - висновком щодо цього рішення. Залежно від того яке рішення буде прийнято ці частини можуть розташовуватися в різному порядку. При негативному рішенні почати краще з обґрунтування, якщо ж рішення позитивне, то можна почати текст саме з нього.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи

При складанні документа з негативним рішенням особливу увагу варто приділити обґрунтуванню. Постарайтеся зробити його максимально точним і розгорнутим. Це допоможе зробити документ більш коректним, створити поважний тон і сам відмова не буде сприйматися болісно або різко негативно.

Якщо ви пишете листа з проханням або пропозицією, то Вам також буде необхідно скласти обгрунтування цього прохання або пропозиції.

І останнє, при написанні будь-яких листів намагайтеся уникати орфографічних і пунктуаційних помилок.