Кольорове кодування: спрощуємо собі життя

Зі статті ви дізнаєтесь:

• що потрібно для використання колірного кодування в роботі
• як застосовувати колірне кодування в файлосховище відділу
• як організувати колірне кодування в архіві
• як помічнику керівника використовувати колірне кодування в своїй роботі

Відео: 10 Лайфхак ДЛЯ СПРОЩЕННЯ ЖИТТЯ

По суті колірне кодування - це присвоєння колірного позначення групі документів або даних для полегшення систематизації, пошуку і обробки справ (або інформації відповідно).

Цю ідею давно застосовують на виробництві та навіть в побуті. Адже навіть розстановка книг або складання одягу по кольорам є не чим іншим як колірним кодуванням.

Відео: Як спростити собі життя на кухні

Що потрібно для використання колірного кодування в роботі

Впровадити систему колірного кодування в роботу секретаріату, відділу діловодства або архіву нескладно. Все що вам знадобиться - замінити частину наявних папок, файлів, коробів на кольорові, і в подальшому при замовленні канцелярського приладдя вибирати потрібні кольори.

Ще більш простий підхід - використовувати стандартні папки, а кольоровими робити тільки підписи до них - за допомогою наклейок з кольорового паперу (етикеток) або фломастерами.

Для колірного кодування рекомендується використовувати максимум 10 кольорів, оптимальна палітра - 5-6 квітів. При такому обмеженні співробітникам важко буде щось переплутати.

Як застосовувати колірне кодування в файлосховище відділу

Визначте колірне позначення для кожного виду документів. У різних організаціях документи систематизують, виходячи з потреб оперативної діяльності.

Наприклад, якщо документи різних відділів зберігаються в одному архіві, ви можете диференціювати кольором кожен відділ. Так ви полегшите співробітникам роботу з пошуку потрібних папок. А робочі документи всередині відділу можна систематизувати по терміновості, важливості або за категоріями контрагентів.

Увага! Кольорове кодування не скасовує стандартне індексування документів. Оформляти документи, в тому числі при передачі в архів, в будь-якому випадку потрібно відповідно до законодавства.

Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ

Безперечні переваги колірного кодування:

• Порядок на стелажах. Папка, вміщена не на своє місце, відразу кинеться в очі, відрізняючись колірним маркером серед масиву інших папок.
• Швидкий пошук потрібних документів. Якщо колірне кодування було організовано правильно, пошук потрібно папки буде віднімати мінімум часу, таким чином підвищиться продуктивність праці співробітників.
• Конфіденційність. Кольорове кодування практично виключає можливість випадкового прочитання документів особами, для яких вони не призначені.

Як організувати колірне кодування в архіві

Застосування колірного кодування найбільш корисно в архівній справі.

Відео: Як спростити собі життя?

Тут також можливі варіанти кольороподілу:

• за типами документів;
• за термінами зберігання;
• по етапах обробки і т.д.

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Найбільший ефект від колірного кодування в архіві полягає у відстеженні термінів зберігання справ і визначенні документів на знищення. Кольорове кодування знижує до мінімуму ймовірність помилки при відборі документів, що підлягають знищенню, так як порушення «колірного малюнка» на полицях завжди вкаже на те, що папка коштує не на своєму місці. Крім того, в рази підвищується швидкість пошуку необхідних документів.

Увага! При роботі співробітників з активними документами допускаються деякі вільності - адже колірне кодування в цьому випадку покликане лише допомогти їм в їх поточної діяльності. Систематизація ж справ, переданих в архів, повинна відбуватися в точній відповідності з регламентами і законодавством. Якщо ви впроваджуєте в роботу колірне кодування, обов`язково внесіть це у відповідні інструкції, чітко прописавши колірні індикатори. Крім того, для архіву важливий не колір папки, а колір корінця. Щоб колірної малюнок на полицях дійсно допомагав здійснювати пошук, етикетки повинні бути ретельно вирівняні за єдиним стандартом, який також бажано прописати в регламенті.

Як помічнику керівника використовувати колірне кодування в своїй роботі

Перший, найочевидніший спосіб застосування колірного кодування - це використання різнокольорових закладок при передачі документів на підпис керівнику.

Домовтеся з керівником про систему колірної диференціації документів: наприклад, найважливіші і термінові - червоні, договори - жовті, накази - сині і т.д.

Так ви допоможете шефу визначити пріоритетність і прикинути, скільки часу йому знадобиться на розгляд документів.

Другий спосіб допоможе організувати приватне робочий простір. це техніка «Світлофор», придумана творцями системи очищення простору «5С».

Вам знадобляться самоклеючі стікери трьох кольорів: червоні, жовті й зелені. Зеленими ви відзначаєте предмети на столі і навколо, якими ви користуєтеся щодня. Жовтими - предмети, які використовуються нечасто, і червоними - ті, які лежать без діла.

Після цієї систематизації на столі повинні залишитися тільки зелені предмети, жовті повинні бути розкладені по шухлядах і шафах, червоні - прибрані в «карантин» або викинуті.

Проводьте таку «інвентаризацію» періодично, щоб позбавлятися від безладу і підвищувати власну продуктивність.

Як навести порядок на робочому місці?

Третій спосіб застосування колірного кодування - в електронних документах. Ви можете застосовувати маркування:

Відео: 12 СПОСОБІВ СПРОСТИТИ СЕБЕ ЖИТТЯ

• в задачах вашого календаря, щоб розділити їх на категорії (знову ж таки - за важливістю, терміновості і т.д.);
• в базі контактів (наприклад, клієнти - зеленим кольором, сервісні служби - червоним і т.д.);
• в різних звітних таблицях.

До речі! Якщо ви складаєте звіти із застосуванням діаграм, співвідносите кольору в інфографіку з тими, які ви використовуєте для колірного кодування.

Знову нагадаємо - використовуйте не більше 5-6 кольорів. Так ви виділите тільки найважливіше і не заплутаєтеся в категоріях даних.