Формування справ

Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила формування справ для того, щоб завжди мати швидкий доступ до документів.

У цій статті ви дізнаєтеся:

порядок формування справ-
процес формування справ-
формування номенклатури справ.

Щоб організувати правильний і швидкий доступ до організаційних документів слід знати порядок оформлення справ. Саме завдяки правильному оформленню можна уникнути багатьох проблем. Пропонуємо Вам ознайомитися з порядком і процесом формування справ.

Порядок формування справ

Порядок формування справ 2016 року перебуває в наступному:

розподіл виконаних документів по делам-
розташування документів всередині справи;
оформлення обкладинки справи.

Формування і зберігання справ у організації може здійснюватися різними способами. Ця процедура може здійснюватися як секретарем організації, так і кількома підрозділами. У багатьох компаніях формування справ здійснюється обома методами одночасно. Так, секретар керівника виробляє формування та оформлення справ з організаційними і розпорядчими документами, а бухгалтерська, юридична та інша документація оформляється у відповідних підрозділах.

Як правило, при оформленні справ в підрозділах призначається один відповідальний співробітник. При такому варіанті здійснювати контроль над формуванням справ організації значно простіше, як і здійснювати методичне єдність в організації.

Правила формування справ

Дуже важливо правильне формування і оформлення справ, адже при перевірці контролюючих органів даного питання приділяється чимала увага. Особливо це стосується державних організацій, для яких дотримання правил оформлення є обов`язковою.

Процес формування справ

У процесі формування справ організації слід приділити особливу увагу складу документів, що входять в одну справу. Так, при малому документообіг допускається групування документів за один календарний рік. Винятком в даному випадку вважаються судова документація, особисті справи співробітників, і інші ділові папери, що групуються в період їх скликання.

Також при мінімальному документообіг можна групувати документацію за останні кілька років в одну справу. В цьому випадку необхідно додавати в справу відповідні позначки і стежити за термінами зберігання. Щоб уникнути плутанини з термінами зберігання документів, рекомендується окремо формувати справи з документів тимчасових і постійних термінів зберігання. Можлива тимчасова угруповання документації з різними термінами в одну справу в тому випадку, коли вони відносяться до одного питання. Після вирішення цього питання справа слід розформувати в самостійні справи.

При формуванні справи включається тільки один екземпляр документа. У справу не включаються чернетки, проекти і їх копії. Виняток становлять чорнові матеріали, які мають резолюції, візи, позначки, які є доповненням до основного документа. Неправильно оформлені документи також не підлягають формуванню в справу.

Не слід допускати роз`єднання в справах запитів і відповідей, підшивки супровідних листів без додатків або без відміток про їх місцезнаходження, підшивки в справи документів, що підлягають поверненню кореспондентам.

Особливості формування в справи окремих категорій документів

Також документи допустимо розташовувати в справі в хронологічному порядку або за номером. Якщо оформлення документів велося своєчасно і за всіма правилами, то порядкові номери будуть розташовані від старіших до новіших документам.

Формування номенклатури справ

Формування номенклатури справ бувають трьох видів: типова, приблизна і індивідуальна номенклатура справ організації.

Типова і приблизна номенклатури використовуються СДОУ при наявності підвідомчій мережі. В даному випадку служба документації може конкретизувати типовий та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, що дозволяє домогтися єдиної методики в оформленні справ і класифікації документів.

Використання типовий і зразковою номенклатур дозволяє значно оптимізувати і скоротити склад документів, що включаються до складу Архівного фонду РФ. Наприклад, під час вступу до держархів документації від підлеглої і вищестоящої організацій, дублювання буде виявлено при складанні їх номенклатур справ. В цьому випадку в номенклатурі зробиться відмітка про те, документація якої організації буде прийнята на зберігання.

Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ

Типова номенклатура справ є нормативним документом, обов`язковим для застосування в тих організаціях, для яких вона розроблена. Орієнтовна номенклатура носить рекомендаційний характер і встановлює рекомендований склад і індексацію справ у справах організацій, на які вона поширюється.

Як надання методичної допомоги типова і приблизна номенклатури можуть бути розроблені Федеральним архівним агентством на договірних засадах.

Типові і зразкові номенклатури справ повинні бути узгоджені з експертною комісією конкретної компанії, розглянуто та погоджено в комісією відповідного архівного органу і затверджені керівництвом компанії галузевого, адміністративно-територіального органу управління.

Федеральні і республіканські організації можуть стверджувати зразкові номенклатури справ для всіх категорій організацій своєї системи, обласні відповідно - для організацій районного ланки і нижче. Перезатвердження зразкової номенклатури проводять раз в 10 років.

Кожна організація повинна розробити власну номенклатуру незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури. Як правило, розробкою займається СДОУ організації, а архів надає методичну допомогу і здійснює контроль над правильністю формування справ.