Оформлення додатків до листа: всі тонкощі і нюанси

Додатки мають багато управлінських документи і, звичайно ж, супровідні листи. Причому додатком може бути як окремий документ, так і його частина. У нашій статті ми розберемося з правилами оформлення додатків до листа, адже це не настільки просто, як може здатися.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Чи обов`язково складання переліку документів, що додаються на окремому лісте-
• Правила оформлення додатків до листа, згідно ГОСТ-
• Правила оформлення відмітки про програму при відправці документації не тільки на паперовому носії або при пересиланні конфіденційних документів-
• Загальні вимоги оформлення супровідних листів.

Основні правила оформлення додатків до листа

Оформлення додатків до листа - це прямий обов`язок секретаря керівника, кадрового інспектора або діловода. Їх досвід, навички і професіоналізм забезпечують швидкий і якісний обмін інформацією як усередині компанії, так і з партнерами або контролюючими органами.

На сьогоднішній день діє в нашій країні ГОСТ Р.6.30-2003 і Типова інструкція з діловодства передбачають два варіанти подібних оформлень, а саме:

• Додаток згадується в самому документі, наприклад: наказ про затвердження штатного розкладу з ним самим;
• Документи, що додаються містяться в супровідному листі.

У нашій статті ми розглянемо ситуації з супровідним листом, так як в правилах їх оформлення є багато нюансів, про які необхідно знати кожному практикуючому діловоду.

Оформлення додатків до листа, який потребує поштового пересилання

Особливе значення правильного оформлення надається в разі необхідності відправки супровідного листа поштою. Правильність дій діловода гарантує не тільки те, що лист дійде до адресата, а й те, що воно буде прийнято до відома і на нього буде отримана відповідь. Справа в тому, що поштового пересилання підлягають, як правило, або повністю оформлені документи, або їх проекти, тому ставити на них позначки - не можна. Тому і виникає необхідність в супровідному листі, в якому і буде міститися цей обов`язковий реквізит подібного роду відправлень. Правила їх оформлення регламентуються ГОСТ Р.6.30-2003. Їм буде присвячений наш наступний розділ.

Відео: Оформлення додатків в MS Office 2010 (17/18)

Оформлення додатків до листа згідно ГОСТ Р.6.30-2003

ГОСТ Р.6.30-2003 »передбачає кілька варіантів оформлення додаються до листа документів:

• При згадці назви додатка в тексті, позначку оформляють так: «Додаток на 3-х аркушах в 2-х примірниках».
• При відсутності подібного згадки в тексті вказується найменування доданого документа, кількість пересилаються примірників і аркушів, на яких воно міститься. Якщо таких документів кілька, то вони, в обов`язковому порядку нумеруються. Виглядає це так:

              "Додаток:

1. Копія Статуту підприємства на 6 л. в 1 прим;

2. Свідоцтво про державну реєстрацію підприємства на 1 л в 1 прим. »

• Якщо документи, що додаються пронумеровані і прошнуровані, то вказувати кількість аркушів не потрібно. При згадці додатки в тексті це буде виглядати, як: «Додаток в 2 екз., А якщо такого згадки не було:« Статут підприємства в 1 прим. ».
• Якщо додається документ йде з додатком, то відмітка про нього проставляється таким чином: «Додаток: лист Росспоживнагляду від 21.11.2010 №03 / 7-415 з додатком до нього, всього на 2 л.».
• Якщо додається до листа документ відправляється тільки одному з декількох одержувачів, то відмітка про нього буде виглядати так: «Додаток: на 2 л. в 1 прим. тільки першому одержувачу ».

Ми перерахували різні варіанти порядку оформлення документів, що додаються до листа, що діють в стандартних ситуаціях. Про те, як діловоду діяти в нестандартних ситуаціях, розповість наш наступний розділ.

Відео: Як оформляти додатки в курсовій

Рекомендуємо матеріали по темі:

• оформлення додатків
• Листи - прохання і запити
• Класифікація ділових листів

Нестандартне оформлення додатків до листа

Не можна виключити ситуації, коли оформлення документів, що додаються потрібно, але воно не підходить не під один стандарт. Наприклад, супровідним листом супроводжується інформація, що міститься не тільки на паперовому носії, а, наприклад, на диску або флешці. В цьому випадку відмітка повинна виглядати так:

Відео: 3 iOS додатки без яких я не можу жити

"Додаток:

1. Проект контракту на поставку вугілля на 4 л. в 1 прим.
2. Те ж на флеш карті в 1 прим. ».

Бувають випадки, коли потрібно пересилання документів з обмеженим доступом до їх змісту. Єдина інструкція для таких випадків на сьогоднішній день поки ще не розроблена. Тому правила оформлення відміток про їх наявності містяться в використовуваних на підприємстві внутрішніх нормативах. Зазвичай в позначці про програмне забезпечення документі додатково вказується гриф обмеження доступу. Виглядає це так:

«Додаток: Маркетингове дослідження ринку автозапчастин на а / м МАЗ №85-1 КТ, комерційна таємниця, на 15 л. в 1 прим. »

Всі ці нюанси повинен знати досвідчений діловод.

Загальні правила оформлення додатків до листа

Тепер наведемо загальні правила оформлення супровідних листів, які в діловодстві компанії слід неухильно дотримуватися:

Відео: Як заробляти на створенні iOS додатки з нуля? Як вибирати ідеї для додатків?

• Документи, що додаються до листа документи оформляються на аркуші паперу стандарту А4 і окремої реєстрації вони не підлягають;
• Заголовок до тексту супровідного листа друкується без точки в центрі рядка, допускається збільшення його міжрядкового проміжку;
• Шрифт, яким друкується перелік документів, що додаються, так само як і розміри міжрядкових інтервалів і полів, використовується такий же, як і в стандартних документах;
• Листи доданих документів нумеруються з другого листа;
• Самостійно розроблені супровідні документи підписує перший керівник або начальник структурного підрозділу, у відомстві якого вони були створені.

Неухильне дотримання всіх перерахованих вище правил гарантує вам повний порядок в діловодстві, чітку доставку листів, що відправляються адресату і повне збереження пересилається документації.