Порядок оформлення документів

Відео: «Перелік і порядок оформлення документів, необхідних при реалізації пасіки», Кондратьєва А.А

З даної статті ви дізнаєтеся:

• з яких частин складається будь-який документ і в якому порядку їх оформлять-
• що наказує ГОСТ по оформленню документів-
• використання бланків для оформлення документів.

Багато секретарі досить часто роблять помилки в оформленні документів. Найчастіше це пов`язано з недостатнім досвідом роботи або зі складним оформленням деяких документів. Щоб таких проблем не виникало, давайте визначимо порядок оформлення документів, за допомогою якого вдасться зробити дану процедуру більш легкої і систематизованої.

Частини документа і порядок їх оформлення

Будь-який документ ділиться на три частини: заголовна, змістовна і оформляє. Як вже зрозуміло з назви, заголовна частина являє собою заголовок документа і містить інформацію про компанію, її адреса, контакти та інші юридичні реквізити (їх набір може варіюватися в залежності від виду документа).

Змістовна частина є суттю самого документа. До неї відноситься найменування ділової папери, її номер, а також її основна суть.

Оформляє частину документації складається з дати, підпису, розшифрування підпису (іноді із зазначенням посади особи, яка підписала документ) та інших технічних оцінок, що виникають в процесі оформлення та узгодження. Наприклад, до числа таких відміток можна віднести гриф "Відхилено" або "Затвердити", які проставляються внизу документа.

Відзначимо, що найчастіші помилки в оформленні документів виникають в головній або оформляє частинах. Як правило, змістовна частина може бути складена практично довільно (за винятком державних і муніципальних установ, що мають чіткий регламент), за умови, що це ніяк не вплине на суть документа. У той час, як заголовна частина складається з даних, будь-яка помилка в яких робить документ недійсним. Наприклад, неправильне зазначення адреси компанії або помилка в назві можуть привести до того, що суд визнає даний документ недійсним. Тому дуже важливо уникнути помилок при оформленні даної частини.

Відео: Порядок продажу автомобіля. Порядок дій процедури продажу авто

Найбільш популярна помилка в оформляє частини - це неправильна дата документа. Слід пам`ятати, що на документі ставиться дата підписання, а не його складання. Простіше кажучи, дата погодження або дата вступу документа в силу.

З вищесказаного стає зрозуміло, що порядок оформлення документа повинен слідувати розташуванню частин на аркуші документа. В першу чергу необхідно правильно заповнити заголовну частину, далі йде сама суть документа і тільки потім оформляє.

Відео: Порядок оформлення автомобіля в МРЕВ ДАІ після покупки (додаток про документах про реєстрацію авто)

Слід уточнити, що, як правило, оформляють частина заповнює абсолютно інший співробітник організації. Більш того, вона може бути заповнена співробітником іншої організації, клієнтом компанії і т.д. Це особливо актуально, коли мова йде про підписання договорів.

ГОСТ про оформлення документів

У Росії існує велика кількість ГОСТів та інструкцій, що регламентують роботу з документами на всіх її етапах. Найпочесніше і важливе місце по праву належить ГОСТу Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Саме він містить основні вимоги та правила, якими необхідна керуватися в діловодстві при оформленні документів. Давайте розберемося докладніше в цьому питанні.

Як вже відомо, ГОСТ Р 6.30-2003 останній раз випускався в новій редакції в 2003 році. Попередні версії даного стандарту датуються 1990 і 1997 роками. Виходячи з тимчасового інтервалу між новими редакціями ГОСТу можна зробити висновок, що незабаром діловода варто чекати нову редакцію стандарту, яка внесе свої корективи в оформлення документів в 2017 році.

Зміни торкнуться трьох розділів чинного ГОСТу: склад реквізитів на бланку, їх оформлення на документах і вимоги до бланків документів.

Так, згідно з проектом, в новій версії ГОСТу з`явиться новий реквізит - Герб (інший офіційний символ) муніципального освіти. Використання даної символіки передбачено Федеральним законом від 06.10.2003 № 131-ФЗ «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації» - в ред. від 14.10.2014, однак попередні версії ГОСТу не мають даного реквізиту.

Також нова версія ГОСТу буде містити такий реквізит, як відмітка про конфіденційність, яка широко використовується на практиці, проте відсутня в чинному ГОСТі, в зв`язку з чим постійно виникають питання з приводу її положення на аркуші документа.

Бланки в порядку оформлення документів

Використання бланків багато в чому спрощує порядок оформлення документів. При наявності готових бланків для окремих видів документів залишається лише заповнити змістовну частину документа і передати його на підпис. Це пояснюється тим, що бланк організації вже має заповнену заголовну частину. Також, якщо мова йде про бланк для окремого виду документів, то він містить і найменування документа, поруч з яким залишиться поставити порядковий номер.

Більш того, бланки документів містять позначки для заповнення основних реквізитів оформляє частини, що також істотно полегшує роботу. При значному обсязі документообігу має сенс замовити виготовлення бланків для найбільш популярних документів. Це не тільки скоротить час і помилки оформлення, але і допоможе в становленні репутації вашої організації.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Відео: У Росії змінюється порядок оформлення документів дл

1. Інструкція з діловодства: робимо об`ємний документ зручним для читання
2. Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів»
3. Як правильно оформити лист-засвідчувач справи?