Передача документів до архіву

Всі виконані документи в організації повинні своєчасно передаватися в архів. Про те, як правильно передати документи в архів, а також в які терміни необхідно виконати процедуру - читайте в статті.

У даній статті ви дізнаєтеся:

  • як здійснюється передача документів в архів організації-
  • порядок передачі документів в архів-
  • в які терміни необхідно передати документи архів-
  • як правильно скласти акт передачі документів до архіву.

Передача документів до архіву організації

Передача документів до архіву організації повинна здійснюватися щорічно, щоб уникнути плутанини в підрозділах і накопичення непотрібних документів. Перед передачею документів необхідно виконати ряд процедур, таких як експертиза цінності, оцінка контролю виконання і створення опису. Саме дані процедури допоможуть визначитися зі списком справ, які можуть бути відправлені в архів.

Слід зазначити, що документи по незавершених справ і очікують розгляду не можуть бути передані в архів. Також документи, які очікують ознайомлення або відповіді також повинні знаходитися у відповідних підрозділах.

Для передачі справ в архів необхідна наявність графіка, згідно з яким буде здійснюватися дана процедура. Як правило, графік складається в організаціях, що мають велику кількість підрозділів. Для кожного підрозділу повинні бути виділені дні, коли необхідно виконати передачу. Графік повинен бути узгоджений з керівниками підрозділів, а також з керівником організації.

Порядок передачі документів до архіву

У період підготовки справ до передачі в архів співробітники архіву повинні здійснити попередню перевірку на правильність оформлення, формування та відповідності кількості справ, включених в опис справ, кількості справ, заведених (відповідно до номенклатури організації). Всі виявлені помилки повинні бути виправлені до того моменту, як справи потраплять в архів, а за відсутньою справах повинні бути складена відповідна довідка.

Відео: Підготовка справ для передачі в архів




 Кожна справа повинна прийматися співробітником архіву в присутності співробітника підрозділу. При цьому обидві опису справ (переданих в архів) повинні мати підписи відповідальних осіб після закінчення передачі. Також в кожному примірнику опису ставиться відмітка навпроти кожної справи про його наявності, а в кінці листа проставляється цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх і дата прийому-передачі. Відзначимо, що при передачі справ, що містять особливо цінні документи, перевіряється кількість аркушів.

Передача документів до архіву

Також слід зазначити, що передачу справ найзручніше проводити безпосередньо в архіві. Для цього відповідальні співробітники підрозділу (яке здійснює передачу) повинні самостійно доставити справи в архів. До справ повинні бути прикладені реєстраційні картотеки на всі документи, найменування яких також має бути включено в опис.

Терміни передачі документів архів




На початку календарного року архіваріус або особа відповідальна за архів створюють графік здачі документів. Цей графік повинен бути узгоджений з керівниками підрозділів, відділом організації, а в кінці і з керівником. Даний графік повинен містити терміни здачі для всіх підрозділів. Слід зазначити, що для зручності здачі документів краще використовувати різні дати, щоб не виникло плутанини між документами різних підрозділів компанії. Також радимо встановлювати в якості термінів часовий інтервал, а не один конкретний день. В іншому випадку може вийти так, що дата випаде на вихідний день, що викличе чимало ускладнень або невиконання внутрішнього документа.

Справи постійного і довготривалого зберігання, включаючи документи з особового складу, передаються в архів організації не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві. Слід зазначити, що в архів передаються справи, термін зберігання яких від 10 років (включно). Однак багато компаній передають на зберігання і документи з меншими строками зберігання, що також допускається.

Акт передачі документів до архіву

Акт передачі документів до архіву необхідний для того, щоб зняти відповідальність з передавального справи співробітника, а також щоб швидко і достовірно оцінити стан справ в даний час. Також даний документ стане в нагоді в тому випадку, якщо працівник, відповідальний за передачу справ, звільнився, пішов у відпустку або відсутній з яких-небудь причин.

Для початку необхідно упевнитися, чи існує у вашій організації єдина форма для заповнення актів, певна нормативними документами. При відсутності такого акт може бути заповнений на підставі бланка, який наведено нижче. Слід знати, що підставою для передачі документів до архіву є наказ про призначення комісії, яка повинна складатися з співробітника архіву та працівників підрозділів.

Під час прийому-передачі документів слід перевірити наявність необхідних документів, правильність їх оформлення і формування справ. Всі ці дані у вигляді зв`язного тексту включають в акт в необхідному обсязі, щоб об`єктивно відобразити ситуацію. Перелік переданих справ простіше оформляти у вигляді таблиці, щоб був зрозумілий склад документів. Допускається передача справ в архів тільки з додатком таблиці без відповідного акту.

Відео: Передача документів в архів

Великі масиви документів прийнято оформляти у вигляді додатків. Так вони не будуть погіршувати сприйняття основного змісту акту. Оскільки додатки є невід`ємною частиною акта, всі перераховані документи будуть вважатися включеними в нього.

Слід нагадати, що при наявності великої кількості додатків до документа вони повинні бути оформлені в одну справу, або в інше з відміткою про те, до якої справи вони відносяться. Одна справа може містити не більше 250 аркушів. При великій кількості супровідної документації слід оформляти її в тому, при цьому розташовувати додатки в справі слід в хронологічному порядку. Кожна справа в цьому випадку має містити позначку «Том №1», «Том №2» і т.д. При оформленні акта також слід вказувати скільки томів передається в архів. 

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Посадова інструкція архівіста (бланк) .doc
  • Акт прийому-передачі при зміні керівника архіву (бланк) .xls
Доступно тільки передплатникам
  • Посадова інструкція архівіста (зразок) .doc
  • Внутрішній опис документів справи (зразок) .xls


ІНШЕ

Форми документів фото

Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…

Складання справ фото

Складання справ

Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…

Ведення архіву фото

Ведення архіву

Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…

Організація архіву в 2017 році фото

Організація архіву в 2017 році

Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…

Оформлення справ 2017 фото

Оформлення справ 2017

Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…

Архівні документи фото

Архівні документи

Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…

Архівне зберігання справ фото

Архівне зберігання справ

Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…

Номенклатура справ у 2017 році фото

Номенклатура справ у 2017 році

Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно…

Архівна справа фото

Архівна справа

Для організації належної роботи з документами організації необхідно не тільки знати правила оформлення ділових паперів…

Номенклатура справ фото

Номенклатура справ

Одним з найважливіших етапів роботи з документами в організації є розробка і застосування номенклатури справ. Про те,…

Оформлення справ фото

Оформлення справ

Для успішної роботи організації необхідно, щоб вся структура чітко функціонувала. В першу чергу це стосується…

» » Передача документів до архіву