Архівне зберігання документів 2017

Відео: ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

У даній статті ми докладно розглянемо:

• як буде здійснюватися архівне зберігання документів в організації в 2017 році-
• правила архівного зберігання документів в 2017 році-
• перелік документів, що підлягають архівному зберіганню на 2017 рік-
• терміни зберігання архівних документів-
• перелік архівних документів із зазначенням термінів зберігання.

Архівне зберігання документів необхідно для забезпечення їх охорони протягом усього терміну їх зберігання. Зберігання в архіві підлягає та документація, яка відноситься до виконаним справах і не потрібно для поточних завдань. Однак, незважаючи на те, що на даний момент необхідності в ній немає, вона може знадобитися в ході перевірок контролюючих органів або при судових розглядах. Саме тому так важливо дбати про безпеку і доступність документів організації.

Архівне зберігання документів в організації

Архівне зберігання документів в організації в 2017 році має бути строго регламентовано. Крім того, що повинен бути створений ідеальний порядок в архівних документах, необхідно подбати і про приміщення, в якому вони повинні зберігатися. Приміщення, яке в подальшому стане архівом, має відповідати різним вимогам, покликаним забезпечити збереження документів протягом багатьох років.

Передача документів на зберігання в архів організації

При виборі приміщення під архів слід враховувати освітленість. Кращим варіантом стане кімната, яка не має вікон, так як сонячне світло згубно впливає на папір. Якщо ж створити архів в приміщенні без вікон не представляється можливим, то віддавайте перевагу кімнатах, вікна яких виходять на північну сторону.

Важливим фактором також є віддаленість архіву від каналізації і водопостачання. Це необхідно для того, щоб в разі аварії архів не затопило. Тому неприпустимо організовувати архів поблизу від туалету або поблизу труб водопостачання. Якщо ж таке рішення технічно неможливо, то слід максимально виключити ймовірність протікання труб і подбати про їх ізоляції.

Також слід подбати і про своєчасне прибирання архівного приміщення. Особливо це актуально, якщо в архіві спостерігається висока температура і вологість, що може привести до розвитку грибка і цвілі. Щоб цього уникнути необхідно регулярно витирати пил і провітрювати приміщення.

Правила архівного зберігання документів

ПРавіль архівного зберігання документів до 2017 року повинні бути регламентовані внутрішніми документами організації. Дане рішення необхідно для організації порядку роботи з архівними документами. Необхідно закріпити в правилах такі моменти, як проведення експертизи цінності документів, прийом на зберігання нових справ, а також знищення документів з простроченим терміном зберігання.

Ідеальним варіантом стане створення графіків, які дозволять проводити всі заходи, пов`язані з архівними документами, в строго відведений час. Так, наприклад, найкраще скласти графіки таким чином, щоб експертиза цінності архівних документів проводилася до того моменту, як в архів надійдуть нові документи. Це не тільки позбавить від необхідності перевіряти більшу кількість документації, а й зменшить ймовірність знищення документів з діючими термінами зберігання.

Перелік документів архівного зберігання

Для початку слід розібратися, які документи повинні поміщатися в архів у 2017 році. Перелік документів архівного зберігання організації складається з 2 груп відповідно до їх термінами зберігання. До першої групи належать документи, термін зберігання яких не перевищує 10 років. До другої групи належать документи з постійними термінами зберігання.

Відео: Організація та зберігання документів (паспортів різної техніки.

Складання описів на справи, що передаються в архів організації

Зберігання та облік архівних документів в 2017 році необхідно організовувати з урахуванням особливостей формування справ. Неприпустимо формувати справу з документів тимчасового і постійного термінів зберігання, інакше це може стати причиною знищення не тих документів. Дана помилка може спричинити не тільки штраф, але і адміністративне покарання залежно від важливості знищених паперів.

Щоб уникнути подібних помилок рекомендуємо роздрукувати перелік документів архівного зберігання, згідно з яким співробітники архіву зможуть відбирати документи для подальшого знищення. Наприклад, в даний перелік обов`язково необхідно включити документи бухгалтерського та податкового обліку, а також особисті справи співробітників із зазначенням їх термінів зберігання.

Терміни зберігання архівних документів

Як правило, терміни зберігання архівних документів бувають тимчасовими і постійними. Термін зберігання документів може бути:

• тимчасовим (до 10 років);
• тимчасовим (понад 10 років);
• постійним.

Терміни зберігання не залежать від того, в якій формі був створений документ: паперовій або електронній. Можливість і тривалість використання документів повинна визначатися значущістю наявної в них інформації.

Внесення правил роботи з електронними документами в Інструкцію з діловодства

Для документації, відібраної для тимчасового зберігання, важливо встановити, протягом якого часу вона може знадобитися. Саме тому визначення термінів зберігання окремих документів є однією з найважливіших задач експертизи цінності документів.

Перелік архівних документів із зазначенням термінів зберігання

Терміни зберігання архівних документів в організації в 2017 році повинні знати практично всі співробітники архіву, що працюють з документами. Більш того, якщо архів містить не так багато документації, рекомендується створювати перелік архівних документів із зазначенням термінів зберігання. Оформити такий перелік можна виходячи з описів справ, зданих на зберігання. Такий захід дозволить не тільки вести облік архівних документів, але і зробити процедуру експертизи цінності не такою тривалою.