Реєстрація документів організації
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
З даної статті ви дізнаєтеся:
На даний момент велика частина організацій веде реєстрацію документів 2016 року в електронному вигляді. Такий спосіб ідеально підходить для компаній, які мають значний документообіг. Однак існують компанії, в яких реєстрація ведеться в традиційній формі за допомогою реєстраційних форм та індексів.
Реєстрація документів - це присвоєння документу реєстраційного номера і внесення даних про документ у реєстраційно-облікову форму (п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення»).
Якщо ви сумніваєтеся в тому, які матеріали необхідно реєструвати, то радимо ознайомитися зі списком.
Реєструвати потрібно наступні документи:
У 2016 році не підлягають реєстрації матеріали, які відносяться до рекламних матеріалів, оголошення про виставках, ярмарках, презентаціях, запрошення на навчання і т. П.
Ручне заповнення журнальних форм реєстрації в даний час можна зустріти тільки в невеликих організаціях з малим об`ємом документообігу. Це пов`язано з тим, що по журналам реєстрації складно вести пошук документів і неможливо вести контроль їх виконання. Для систематизації за термінами виконання необхідно вдруге реєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках.
Дотримуючись правил індексації, слід вести одночасно кілька журналів реєстрації (для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, розділивши останні ще й за видами).
Існують різні форми реєстрації документів 2016 року. Крім журнальної реєстрації, також застосовується карткова форма. При її організації заповнюються реєстраційно-контрольні картки, з яких формуються картотеки. Кожна така картка містить коротку інформацію про документ (дату реєстрації, індекс, короткий зміст і позначку про виконання).
У свою чергу картотеки (як і журнали) можуть поділятися на 2 частини: по виконаним і невиконаним документам. При такій організації дуже легко стежити за виконанням, своєчасно переміщаючи матеріали з однієї картотеки в іншу.
Електронна форма реєстрації документів 2016 року здійснюється за допомогою спеціального програмного забезпечення. Як правило, така форма реєстрації має вигляд бази даних, що складається з електронних карток. За аналогією з картковою формою, в них вносяться короткі відомості про документ і його місцезнаходження. Така форма реєстрації дозволяє в короткі терміни знайти необхідні папери за датою їх реєстрації, індексу і т.д.
Перед реєстрацією документів необхідно провести їх підготовку. Потрібно розсортувати папери згідно організації їх реєстрації. У свою чергу реєструються ділові папери можна розділити на вхідні, вихідні та внутрішні. Також можна використовувати реєстрацію за напрямками діяльності. Наприклад, окремо реєструвати бухгалтерські, звітні, кадрові, розпорядчі та інші документи.
Документальний і архівний фонди організації
Також кожному реєструється документом необхідно присвоїти реєстраційний номер (індекс). Вхідний і вихідний листів привласнюють складні номери, що складаються з декількох частин. Це необхідно для подальшого поділу всього листування на інформаційні масиви по конкретній тематиці, що полегшує пошук.
При реєстрації можуть виникнути ситуації, коли в подальшому буде потрібно внесення змін. Така ситуація може виникнути, при виконанні наказу (і наявності документа, що підтверджує це), отриманні відповідного листа і т.д. В такому випадку до зареєстрованого документу прикріплюється копія, яка містить зміни, або робиться відмітка, яка вказує на індекс документа (його розташування в картотеці) зі змінами.
Наприклад, яке надійшло в організацію лист було 813-м за рахунком з початку календарного року і після виконання воно буде подшито в справу № 02-11. Даний лист буде мати реєстраційний індекс: 813 / 02-11. Копія відповіді на цей лист буде підшита разом з котрі вступили листом, т. Е. В справу № 02-11. Якщо у відправляється відповіді буде порядковий номер з початку календарного року, наприклад, 1009, то індекс вихідного листа: 02-11 / 1009.
Вступники в організацію ділові папери реєструються в день надходження. Дата може бути проставлена як на конверті (актуально для конфіденційних матеріалів), так і на самому документі після розтину. Внутрішні розпорядження і накази слід реєструвати в день їх підписання або затвердження. Терміни реєстрації вихідної кореспонденції необхідно проставляти безпосередньо в день їх затвердження, а не при відправці (так як відправлення кореспонденції може здійснюватися 1 раз в тиждень і рідше).
На вхідних документах, які будуть реєструватися в функціональних структурних підрозділах, в службі ДОП проставляється тільки дата їх надходження в організацію.
Особливості формування в справи окремих категорій документів
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з…
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
За матеріалами форуму.- Доброго дня колеги! Я секретарем працюю зовсім недавно, підкажіть, будь ласка, як мені почати…
Співробітники підприємства мають можливість зворотного зв`язку з роботодавцем, яка здійснюється за допомогою подачі…
Всі вхідні та вихідні листи секретар реєструє з присвоєнням унікального номера, заносить в базу. Як правильно…
У будь-яку організацію надходить безліч вхідних документів - листи, преса, рекламні листівки та буклети, і т.д. Щоб…
Кожна організація регулярно отримує різного роду кореспонденцію, будь то листи від контролюючих органів або рекламні…
Відео: "У 2017 році" - радянський диафильм про технології 1960 рокуГрамотна організація документообігу є…
Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в…
У посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з вхідною кореспонденцією. Крім того, що її слід передати…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
Обробку документів при їх надходженні в організацію і підготовку документів до відправки називають експедиційної…
Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…
Реєстрація документів в діловодстві - важлива процедура, яка фіксує факт постановки документа на облік, що надає йому…
Організація роботи з документами передбачає створення системи контролю виконання документів (доручень). Система…
Контроль виконання документів - один з найважливіших етапів роботи будь-якої організації. З даного матеріалу ви зможете…
Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…
Раціональна організація документообігу - гарантія ефективної участі компанії у зовнішньому економічному житті і…
Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…