Реєстрація документів

У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб вони не загубилися і ви могли з легкістю до них звернутися, рекомендуємо дізнатися, що таке реєстрація документів.

З даної статті ви дізнаєтеся:

  • які документи підлягають регістраціі-
  • для чого потрібен журнал регістраціі-
  • які форми реєстрації документів существуют-
  • як проводиться підготовка документів для їх регістраціі-
  • як вносити зміни до зареєстрованих документи-
  • в які терміни необхідно виконувати реєстрацію документів.

На даний момент велика частина організацій веде реєстрацію документів 2016 року в електронному вигляді. Такий спосіб ідеально підходить для компаній, які мають значний документообіг. Однак існують компанії, в яких реєстрація ведеться в традиційній формі за допомогою реєстраційних форм та індексів.

Реєстрація документів організації

Реєстрація документів - це присвоєння документу реєстраційного номера і внесення даних про документ у реєстраційно-облікову форму (п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення»).

Якщо ви сумніваєтеся в тому, які матеріали необхідно реєструвати, то радимо ознайомитися зі списком.

Реєструвати потрібно наступні документи:

  • якими ви керуєтеся в роботі;
  • які вимагають виконання;
  • які можна використовувати в довідкових цілях;
  • призначені до відправки для виконання в інші організації.

У 2016 році не підлягають реєстрації матеріали, які відносяться до рекламних матеріалів, оголошення про виставках, ярмарках, презентаціях, запрошення на навчання і т. П.

Журнал реєстрації документів




Ручне заповнення журнальних форм реєстрації в даний час можна зустріти тільки в невеликих організаціях з малим об`ємом документообігу. Це пов`язано з тим, що по журналам реєстрації складно вести пошук документів і неможливо вести контроль їх виконання. Для систематизації за термінами виконання необхідно вдруге реєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Дотримуючись правил індексації, слід вести одночасно кілька журналів реєстрації (для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, розділивши останні ще й за видами).

Правила реєстрації документів


Форми реєстрації документів

Існують різні форми реєстрації документів 2016 року. Крім журнальної реєстрації, також застосовується карткова форма. При її організації заповнюються реєстраційно-контрольні картки, з яких формуються картотеки. Кожна така картка містить коротку інформацію про документ (дату реєстрації, індекс, короткий зміст і позначку про виконання).

У свою чергу картотеки (як і журнали) можуть поділятися на 2 частини: по виконаним і невиконаним документам. При такій організації дуже легко стежити за виконанням, своєчасно переміщаючи матеріали з однієї картотеки в іншу. Реєстрація документів




Електронна форма реєстрації документів 2016 року здійснюється за допомогою спеціального програмного забезпечення. Як правило, така форма реєстрації має вигляд бази даних, що складається з електронних карток. За аналогією з картковою формою, в них вносяться короткі відомості про документ і його місцезнаходження. Така форма реєстрації дозволяє в короткі терміни знайти необхідні папери за датою їх реєстрації, індексу і т.д.

Підготовка документів для реєстрації

Перед реєстрацією документів необхідно провести їх підготовку. Потрібно розсортувати папери згідно організації їх реєстрації. У свою чергу реєструються ділові папери можна розділити на вхідні, вихідні та внутрішні. Також можна використовувати реєстрацію за напрямками діяльності. Наприклад, окремо реєструвати бухгалтерські, звітні, кадрові, розпорядчі та інші документи.

Документальний і архівний фонди організації

Також кожному реєструється документом необхідно присвоїти реєстраційний номер (індекс). Вхідний і вихідний листів привласнюють складні номери, що складаються з декількох частин. Це необхідно для подальшого поділу всього листування на інформаційні масиви по конкретній тематиці, що полегшує пошук.

Реєстрація змін документів

При реєстрації можуть виникнути ситуації, коли в подальшому буде потрібно внесення змін. Така ситуація може виникнути, при виконанні наказу (і наявності документа, що підтверджує це), отриманні відповідного листа і т.д. В такому випадку до зареєстрованого документу прикріплюється копія, яка містить зміни, або робиться відмітка, яка вказує на індекс документа (його розташування в картотеці) зі змінами.

Наприклад, яке надійшло в організацію лист було 813-м за рахунком з початку календарного року і після виконання воно буде подшито в справу № 02-11. Даний лист буде мати реєстраційний індекс: 813 / 02-11. Копія відповіді на цей лист буде підшита разом з котрі вступили листом, т. Е. В справу № 02-11. Якщо у відправляється відповіді буде порядковий номер з початку календарного року, наприклад, 1009, то індекс вихідного листа: 02-11 / 1009.

Терміни реєстрації документів

Вступники в організацію ділові папери реєструються в день надходження. Дата може бути проставлена як на конверті (актуально для конфіденційних матеріалів), так і на самому документі після розтину. Внутрішні розпорядження і накази слід реєструвати в день їх підписання або затвердження. Терміни реєстрації вихідної кореспонденції необхідно проставляти безпосередньо в день їх затвердження, а не при відправці (так як відправлення кореспонденції може здійснюватися 1 раз в тиждень і рідше).

На вхідних документах, які будуть реєструватися в функціональних структурних підрозділах, в службі ДОП проставляється тільки дата їх надходження в організацію.

Особливості формування в справи окремих категорій документів

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Журнал реєстрації трудових договоров.doc
  • Журнал обліку вхідної кореспонденції (бланк) .doc
  • Журнал обліку вихідної кореспонденції (бланк) .doc
Доступно тільки передплатникам
  • Журнал реєстрації трудових договоров.doc
  • Журнал обліку вхідної кореспонденції (зразок) .doc
  • Журнал обліку вихідної кореспонденції (зразок) .doc


Увага, тільки СЬОГОДНІ!

ІНШЕ

Вихідні документи фото

Вихідні документи

Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…

Вхідна кореспонденція фото

Вхідна кореспонденція

Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…

Документи діловодства фото

Документи діловодства

Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…

» » Реєстрація документів