Роль фахівців у сфері доу в успішній інтеграції компанії в нову структуру

При реорганізації, що є наслідком поглинання організації більшої комерційною структурою, постають питання управління процесами, що проходять крізь всю ієрархію нової організаційної структури. Такі процеси зазвичай називають наскрізними і саме до цієї групи процесів відносяться процеси документообігу та документаційного забезпечення управління.

Таким чином, саме на яке надається вами підрозділ ляже максимальне навантаження в частині інтеграції в нову структуру управління.

До основних складнощів служби ДОУ в цьому випадку можна віднести масштабування використовуваної в холдингу системи електронного документообігу на подану вами організацію або, якщо у вас вже використовується СЕД, перехід з використовуваної в даний момент системи на ту, що використовується в холдингу в цілому. Безумовно, існує ймовірність і «зворотного» масштабування або міграції, однак, як показує досвід, саме СЕД, з якою взаємодіє керівництво холдингу, і стає в подальшому системою електронного документообігу всієї організації в цілому. Розглянемо ризики кожної з цих ситуацій в окремо, враховуючи при цьому, що їх схожість в обох ситуаціях досить велике, а найбільш ймовірний шлях розвитку ситуації - це масштабування системи холдингу.

Масштабування СЕД холдингу на вашу організацію на увазі, що на момент об`єднання компаній в спеціальній вами організації власна система електронного документообігу не експлуатується. Тобто це означає, що документообіг в організації ведеться по-старому на папері або для цих цілей може використовуватися неспеціалізоване програмне забезпечення, наприклад, журнали реєстрації документів можуть вестися в Microsoft Еxcel, також як і контроль виконання документів.

Відео: Перспективи ринку CRM. Павло Лівча, SofteX Group # кофесекспертом №39

В цьому випадку проект масштабування дуже близький за своєю суттю до проекту впровадження СЕД в організації в цілому і складається з наступних етапів:

• Обстеження системи документообігу організації, виділення і документування процесів документаційного забезпечення управління, що підлягають автоматизації.
• Впровадження нормативної бази автоматизируемого документообігу або, якщо це неможливо, ручне регулювання перехідного періоду.
• Функціональне зіставлення впроваджуваної системи з вимогами до автоматизуються процедурам ДОУ.
• Забезпечення працівників, зайнятих в процедурах обробки документації, необхідних апаратним забезпеченням: персональними комп`ютерами, периферійними пристроями, тобто підготовка АРМ - автоматизованих робочих місць.
• Уніфікація системних довідників, адресних книг і маршрутів проходження документів.
• Навчання працівників служби ДОУ і інших зацікавлених осіб належному взаємодії з системою.
• Дослідна експлуатація, при якій фактично одночасно експлуатуються обидві моделі документообігу - стара і нова.
• Промислова експлуатація впровадженої системи, при якій для роботи з документами використовується вже нова СЕД.

Основні ризики в такому проекті наступні:

По-перше, жорсткий розподіл на «до впровадження» і «після» може привести до того, що весь комплекс документів, раніше напрацьований організацією, буде недоступний для експлуатантів СЕД- інакше кажучи, робота зі старими документами буде проводитися так само, як і раніше .

Відео: Катерина Кононова: Ми випікаємо професіоналів! BakePRO # кофесекспертом №35

Вирішити цю проблему можна за допомогою ретроконверсії документації поточного діловодства, тобто буде потрібно оцифрувати ці документи і ввести їх в систему таким чином, щоб робота з ними була продовжена вже в СЕД.

По-друге, якщо ваша організація раніше працювала з СЕД і міграція даних вже мала місце, то ризиком є якраз некоректне її (міграції) проведення.

Відео: Урок 5. Документи і їх класифікація. Частина 1

Щоб уникнути цього обов`язкової додаткової процедурою є валідація мігрувати даних в новій системі: встановлення їх цілісності, повноти і коректності.

По-третє, існує ймовірність, що окрема частина працівників служби ДОУ матиме значні труднощі при переході на нову систему.

Для мінімізації цього ризику буде потрібно належна регламентація нової системи документообігу організації вже в структурі холдингу, причому, регламентований повинен бути кожен процес окремо і таким чином, щоб сам регламент міг використовуватися і в довідкових, і в навчальних цілях. Додатково до цього в разі вираженої реалізації ризику необхідно призначити і по-можливості навчити у вендора системи електронного документообігу певну невелику групу співробітників, які в подальшому стануть інструкторами СЕД. Їх завданням додатково до решти обов`язків стане допомога тим працівникам, які повільніше інших навчаються роботі з сістемой- вони ж повинні стати «першою лінією» реакції на нештатное поведінку системи.

По-четверте, існує ризик настільки кардинальної зміни процедур документообігу, що останній, замість здійснення функцій підтримки системи управління підприємством, відірветься від неї і стане тягарем.

Для виключення цього ризику може знадобитися додатковий перехідний період на реорганізацію процесів управління і вбудовування їх в ландшафт процесів управління холдингу - з одного боку, а з іншого - на зміну процесів документаційного забезпечення управління для того, щоб забезпечити їх актуальність і відповідність вимогам бізнесу.

Таким чином, при інтеграції процесів документаційного забезпечення управління в ландшафт відповідних процедур холдингу існує досить велика кількість ризиків, яких, тим не менше, можна успішно уникнути або зменшити їх негативний вплив на процес інтеграції в цілому. Основний же завданням при цьому залишається підвищення ефективності системи ДОУ в цілому за рахунок використання ресурсів холдингу і мінімізація відхилень при проходженні різних видів документації в структурі в цілому.

Відео: Debtocracy (2011) - documentary about financial crisis - multiple subtitles

СЛОВНИК

ретроконверсія, або ретроспективна конверсія - це промисловий (тобто у великих обсягах) переклад текстових даних з графічного образу в цифровий машинозчитуваний вид шляхом сканування і автоматичного розпізнавання або вручну.

валідація - це процес перевірки даних на відповідність певним заздалегідь відомими правилами (форматом, вимогам).