Експертиза цінності документів
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Номенклатура справ має бути присутня в будь-якій організації, незалежно від обсягу її документообігу та наявності служби документаційного забезпечення. Справа в тому, що з використанням номенклатури справ значно спрощується пошук документів в справах і доступ до архівних справ. Також використання номенклатури справ дозволяє значно знизити ймовірність втрати документів або їх випадкове знищення.
Існує кілька різновидів справ: індивідуальна, приблизна і типова.
Типова номенклатура справ установи є нормативним документом і встановлює склад справ, які формуються в організації (або в однотипних організаціях).
Орієнтовна номенклатура являє собою приблизний перелік документів, що входять до складу справи, містить індекси справ і носить рекомендаційний характер.
Типова і приблизна номенклатури повинні розроблятися в організації службою документаційного забезпечення або співробітником, відповідальним за діловодство в компанії. При їх розробці рекомендується залучати глав підрозділів організації, так як в подальшому вони повинні розуміти всю специфіку номенклатури і мати можливість пояснити її співробітникам підрозділів. Також на практиці дуже зручний варіант, коли кожен підрозділ організації виділяє одного співробітника, який був присутній при розробці номенклатури справ. Надалі цей працівник виконує всю роботу з оформлення і формування справ у своєму підрозділі. Відзначимо, що обидва різновиди номенклатур справ є скоріше методичною допомогою для співробітників організації.
Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки
Індивідуальна номенклатура справ складається шляхом перенесення заголовків справ з приблизною або типовий номенклатур, які конкретизуються з урахуванням діяльності того чи іншого підрозділу (підвідомчих філій організації). При цьому строки зберігання не змінюються. До розробки індивідуальної номенклатури також слід залучати відповідальних співробітників або глав підрозділів, так як вони можуть допомогти у визначенні складу справ.
Для складання номенклатури справ в кожному підрозділі організації використовується однаковий бланк, який містить таблицю, що складається з 5 граф. Кожна графа заповнюється відповідно до її назвою.
Перша графа називається індекс справи. Вона повинна заповнюватися арабськими цифрами, які відповідають номеру конкретного справи, заведеної в даному підрозділі. Номери справах присвоюються по порядку, починаючи з календарного року.
Друга графа номенклатури справ повинна містити заголовок справи. Він повинен бути записаний в точності з заголовком, оформленому насправді. У разі, якщо справа містить зведену документацію по будь-якого питання, то заголовок повинен відображати це. Наприклад, "Документи про відрядження" і т.д. Якщо справа містить листування, то в заголовку має бути вказано з ким і з якого питання велася дана листування. Якщо справа складається з бухгалтерської або податкової звітності, то заголовок повинен вказувати період, за який велася дана звітність (наприклад, "Звітність за 4 квартал 2016 року").
Номенклатура справ організації: форма, структура, ведення та коригування
Третя графа містить інформацію про кількість томів (папок) у справі. Вона заповнюється в кінці календарного року, коли справа закривається. Нагадаємо, що справа формується з документів за один календарний рік. В одній справі може бути не більше 250 аркушів. При більшій кількості необхідно завести другий том, про що і буде відмітка у відповідній графі номенклатури справ.
Четверта графа містить терміни зберігання документів. Нагадаємо, що неприпустимо групувати документи в справу з різними термінами зберігання. Якщо ж в справу все-таки були тимчасово згруповані справи з різними термінами зберігання, то в номенклатурі вказується найбільший.
П`ята графа містить примітки. У ній робляться відмітки про перехідні, розформованих і виділених до знищення справах. Також, якщо документи даного справа зберігаються в електронному вигляді, то відповідна відмітка повинна бути в цій графі.
Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року. В кінці кожного року номенклатура справ уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Тобто, якщо у вашій організації планується введення номенклатури справ в 2017 році, то її розробкою необхідно зайнятися вже зараз.
У разі докорінної зміни функцій і структури організації складається нова номенклатура справ. Також складання нової номенклатури має проводитися в організації не рідше, ніж раз в 5 років. Для розробки також застосовується типова номенклатура справ, приблизна номенклатура справ, а також номенклатури за минулі роки.
Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру справ наступного року з тим же індексом. Якщо протягом року в організації виникають нові документовані ділянки роботи, то на них заводяться нові справи, які додатково включаються в номенклатуру справ.
Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання (до 10 років включно), після чого ставиться підпис відповідальної особи, який розробив номенклатуру. При передачі справ в архів номенклатура також передається для подальшого зберігання.
Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ
У разі, якщо організація не має архіву, а для зберігання документів звертається до послуг державних чи муніципальних архівів, то номенклатура повинна пройти узгодження. Виконується ця процедура не рідше, ніж раз в 5 років.
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Відео: Урок 15. Формування та оформлення справ. Архів підприємства. Частина 1Систематизація та зберігання документів -…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
Перехідні справи в номенклатурі - особливий вид пакетів документів, по відношенню до яких застосовуються особливі…
Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…
Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…
Терміни зберігання документів за номенклатурою справ різні, а прописуються вони в спеціальних переліках. Інформацію з…
Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…
Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Будь-яка компанія має кілька підрозділів, кожен з яких відповідальний за конкретну роботу в організації. До таких…
Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила…
Одним з найважливіших етапів створення в організації ефективного діловодства є архівне діловодство. Воно покликане…
Перед кожним секретарем регулярно стоїть питання про необхідність організації поточного зберігання документів до…
Будь-яка номенклатура справ складається з двох частин. Як і переважна більшість, підсумковий запис до номенклатури…
Номенклатура справ, прийнята на конкретному підприємстві, дозволяє систематизувати всі документопотоки, ідентифікувати…
Одним з найважливіших етапів роботи з документами в організації є розробка і застосування номенклатури справ. Про те,…
Величезне значення в організації зберігання документів відіграє номенклатура справ. Її складання та оформлення в…
Матеріали цієї статті допоможуть вам розробити свою номенклатуру справ, в ній ми детально розклали весь етап її…