Номенклатура справ у 2017 році

Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно спростити процес пошуку документів, організувати їх зберігання і мінімізувати ймовірність знищення не тих документів. Тому якщо у вашій компанії ще не введена номенклатура справ, то рекомендуємо зробити це в 2017 році. А наша стаття допоможе в цьому.

З даної статті ви дізнаєтеся:

  • які існують різновиди номенклатури справ-
  • як здійснюється складання номенклатури справ-
  • терміни дії номенклатури справ.

Номенклатура справ має бути присутня в будь-якій організації, незалежно від обсягу її документообігу та наявності служби документаційного забезпечення. Справа в тому, що з використанням номенклатури справ значно спрощується пошук документів в справах і доступ до архівних справ. Також використання номенклатури справ дозволяє значно знизити ймовірність втрати документів або їх випадкове знищення.

Різновиди номенклатури справ

Існує кілька різновидів справ: індивідуальна, приблизна і типова.

Типова номенклатура справ установи є нормативним документом і встановлює склад справ, які формуються в організації (або в однотипних організаціях).

Орієнтовна номенклатура являє собою приблизний перелік документів, що входять до складу справи, містить індекси справ і носить рекомендаційний характер.

Типова і приблизна номенклатури повинні розроблятися в організації службою документаційного забезпечення або співробітником, відповідальним за діловодство в компанії. При їх розробці рекомендується залучати глав підрозділів організації, так як в подальшому вони повинні розуміти всю специфіку номенклатури і мати можливість пояснити її співробітникам підрозділів. Також на практиці дуже зручний варіант, коли кожен підрозділ організації виділяє одного співробітника, який був присутній при розробці номенклатури справ. Надалі цей працівник виконує всю роботу з оформлення і формування справ у своєму підрозділі. Відзначимо, що обидва різновиди номенклатур справ є скоріше методичною допомогою для співробітників організації.

 Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки




Індивідуальна номенклатура справ складається шляхом перенесення заголовків справ з приблизною або типовий номенклатур, які конкретизуються з урахуванням діяльності того чи іншого підрозділу (підвідомчих філій організації). При цьому строки зберігання не змінюються. До розробки індивідуальної номенклатури також слід залучати відповідальних співробітників або глав підрозділів, так як вони можуть допомогти у визначенні складу справ.

Складання номенклатури справ в 2017 році

Для складання номенклатури справ в кожному підрозділі організації використовується однаковий бланк, який містить таблицю, що складається з 5 граф. Кожна графа заповнюється відповідно до її назвою.

Перша графа називається індекс справи. Вона повинна заповнюватися арабськими цифрами, які відповідають номеру конкретного справи, заведеної в даному підрозділі. Номери справах присвоюються по порядку, починаючи з календарного року.

Друга графа номенклатури справ повинна містити заголовок справи. Він повинен бути записаний в точності з заголовком, оформленому насправді. У разі, якщо справа містить зведену документацію по будь-якого питання, то заголовок повинен відображати це. Наприклад, "Документи про відрядження" і т.д. Якщо справа містить листування, то в заголовку має бути вказано з ким і з якого питання велася дана листування. Якщо справа складається з бухгалтерської або податкової звітності, то заголовок повинен вказувати період, за який велася дана звітність (наприклад, "Звітність за 4 квартал 2016 року").




Номенклатура справ організації: форма, структура, ведення та коригування

Третя графа містить інформацію про кількість томів (папок) у справі. Вона заповнюється в кінці календарного року, коли справа закривається. Нагадаємо, що справа формується з документів за один календарний рік. В одній справі може бути не більше 250 аркушів. При більшій кількості необхідно завести другий том, про що і буде відмітка у відповідній графі номенклатури справ.

Четверта графа містить терміни зберігання документів. Нагадаємо, що неприпустимо групувати документи в справу з різними термінами зберігання. Якщо ж в справу все-таки були тимчасово згруповані справи з різними термінами зберігання, то в номенклатурі вказується найбільший.

П`ята графа містить примітки. У ній робляться відмітки про перехідні, розформованих і виділених до знищення справах. Також, якщо документи даного справа зберігаються в електронному вигляді, то відповідна відмітка повинна бути в цій графі.

Термін дії номенклатури справ 2017

Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року. В кінці кожного року номенклатура справ уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 Номенклатура справ у 2017 роцісічня наступного календарного року. Тобто, якщо у вашій організації планується введення номенклатури справ в 2017 році, то її розробкою необхідно зайнятися вже зараз.

У разі докорінної зміни функцій і структури організації складається нова номенклатура справ. Також складання нової номенклатури має проводитися в організації не рідше, ніж раз в 5 років. Для розробки також застосовується типова номенклатура справ, приблизна номенклатура справ, а також номенклатури за минулі роки.

Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру справ наступного року з тим же індексом. Якщо протягом року в організації виникають нові документовані ділянки роботи, то на них заводяться нові справи, які додатково включаються в номенклатуру справ.

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання (до 10 років включно), після чого ставиться підпис відповідальної особи, який розробив номенклатуру. При передачі справ в архів номенклатура також передається для подальшого зберігання.

Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ

У разі, якщо організація не має архіву, а для зберігання документів звертається до послуг державних чи муніципальних архівів, то номенклатура повинна пройти узгодження. Виконується ця процедура не рідше, ніж раз в 5 років.

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Номенклатура справ (фрагмент) .doc
  • Номенклатура справ організації (бланк) .xls
  • Номенклатура справ структурного підрозділу організації (бланк) .xls


ІНШЕ

Форми документів фото

Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…

Складання справ фото

Складання справ

Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…

Організація архіву в 2017 році фото

Організація архіву в 2017 році

Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…

Оформлення справ 2017 фото

Оформлення справ 2017

Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…

Формування справ 2017 фото

Формування справ 2017

Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання…

Архівне зберігання справ фото

Архівне зберігання справ

Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…

Формування справ фото

Формування справ

Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила…

Архівна діловодство фото

Архівна діловодство

Одним з найважливіших етапів створення в організації ефективного діловодства є архівне діловодство. Воно покликане…

Статті номенклатури справ фото

Статті номенклатури справ

Номенклатура справ, прийнята на конкретному підприємстві, дозволяє систематизувати всі документопотоки, ідентифікувати…

Номенклатура справ фото

Номенклатура справ

Одним з найважливіших етапів роботи з документами в організації є розробка і застосування номенклатури справ. Про те,…

» » Номенклатура справ у 2017 році