Як правильно оформити гриф обмеження доступу до

Відео: Оформлення реферату по госту

Зі статті ви дізнаєтесь:

• що таке гриф утвержденія-
• для яких документів потрібен гриф утвержденія-
• для яких документів не потрібен гриф утвержденія-
• як оформляється гриф затвердження.

Що таке гриф обмеження доступу до

Діяльність будь-якої організації регулюється документами. Це можуть бути документи, що мають управлінський, розпорядчий, інформаційний, інструктивний характер та ін. Природно, будь-який такий документ повинен мати юридичну значимість, а вона підтверджується єдиним стилем оформлення і наявністю реквізитів, встановлених для даного виду документів.

Правила оформлення організаційно-розпорядчої документації встановлюються на державному рівні і є обов`язковими до виконання на будь-якому підприємстві, незалежно від форми його власності. Основні регламенти, що застосовуються в діловодстві, це:

• уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (ГОСТ Р 6.30-97);
• діловодство та архівна справа. Терміни та визначення (ГОСТ Р 51141-98);
• державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ).

Саме єдині вимоги до наявності і розташуванню реквізитів, а також оформлення ділових документів дозволяють забезпечити:

• їх юридичну значімость-
• оперативність і якість їх складання і виконання;
• швидку ідентифікацію та пошук;
• автоматизацію оформлення організаційно-розпорядчої документації.

Гриф обмеження доступу до документа є обов`язковим реквізитом для деяких типів документації. У ГОСТ Р 6.30-97 цього реквізиту присвоєно порядковий номер 16. У регламенті також дані його опис, правила оформлення і заповнення, а також встановлено місце його розташування на титульному аркуші.

Для яких документів потрібен гриф обмеження доступу до

У державних регламентах немає переліку документів, на яких повинен в обов`язковому порядку стояти гриф затвердження. Його наявність на тому чи іншому вигляді документа визначається змістом і сенсом. Роботодавець має право скласти такий перелік самостійно, встановивши обов`язкову наявність цього реквізиту в Інструкції або Положенні з діловодства. Перелік повинен бути складений з урахуванням галузевих нормативів і вимог.

Відео: Як правильно оформити ДТП з 1 липня 2015 року. європротокол

Так, гриф обмеження доступу до документа, як правило, проставляється на таких видах документації:

• номенклатура справ, використовувана в організації;
• інструктивні матеріали, в тому числі посадові інструкції, інструкції з охорони праці та техніки безпеки, проведення будь-яких робіт;
• звіти, в тому числі по НДДКР, випробувань техніки, відрядженнях, виробничої діяльності;
• плани і програми проведення робіт, в тому числі, колегіальних органів, а також по окремим співробітникам і підрозділам;
• локальні нормативні акти: положення, що регламентують різні виробничі процеси і трудові взаємовідносини, що враховують специфіку діяльності підприємства;
• штатний розклад, структура організації, її штатна чисельність і вносяться до них поправки;
• застосовувані на підприємстві тарифи, розцінки і нормативи, в тому числі витрачання сировини, комплектуючих і матеріалів;
• кошторису витрат;
• уніфіковані форми документів, розроблені і застосовуються на підприємстві;
• переліки;
• регламенти;
• завдання на виробництво будь-яких робіт;
• акти, в тому числі проведених перевірок і ревізій, ліквідаційні, експертизи, списання.

Затвердження документа уповноваженим на це посадовою особою є підтвердженням легітимності даного документа, присвоєння йому правового статусу.

Для яких документів не потрібен гриф обмеження доступу до

Багато документів, що входять в систему документообігу організації не мають і, відповідно, не вимагають підтвердження правового статусу. Питання про те, на якому документі немає грифа затвердження, вирішується також з урахуванням здорового глузду - немає необхідності затверджувати сповіщення та повідомлення, службові записки і листи, інформаційні матеріали.

Затвердження документа не проводиться і в тому випадку, коли він має розпорядчий характер. Накази і розпорядження підписуються вищими посадовими особами організації, тому їх підписи досить для того, щоб такий документ був визнаний легітимним.

Приклади, зразки оформлення грифа затвердження

Відповідь на питання про те, в якій частині документа розташовують гриф обмеження доступу до також можна знайти в правилах оформлення організаційно-розпорядчої документації. Згідно з регламентом, поле для даного реквізиту розташоване в правому верхньому кутку титульного аркуша. Якщо документ без грифа затвердження, поле реквізиту просто залишається порожнім.

Відео: Як оформити європротокол (інструкція)

ГОСТом Р 6.30-97 також встановлено зміст реквізиту «Гриф затвердження». У загальному випадку, коли документ затверджується єдиною посадовою особою, яка має на це право, цей реквізит складається з чотирьох рядків. У першому рядку пишеться слово: ЗАТВЕРДЖУЮ, при цьому лапки ставити не треба.

У другому рядку зазначається найменування посади особи, що затверджує документ, в третій - його власноручний підпис з розшифровкою, в четвертій проставляється дата затвердження. Елементи реквізиту допускається центрировать щодо найдовшою його рядки або ж по лівому полю. Гриф обмеження доступу до документа, зразок, наведений нижче:

Коли затверджується документ, відповідно до вимог законодавства, повинен бути прийнятий з урахуванням думки профспілки чи іншого представницького органу працівників, гриф обмеження доступу до виглядатиме таким чином:

У тому випадку, коли твердження документа проводиться на підставі іншого, який стверджує, документа, наприклад наказу, в першому рядку грифа пишеться слово ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), у другій дається посилання на який стверджує документ, а в третій проставляються його реквізити: номер і дата. При цьому слово ЗАТВЕРДЖЕНО має бути погоджено з найменуванням затверджується документа. Так, якщо затверджується положення, пишуть слово «Затверджено», якщо програма - «Затверджено», якщо комплекс заходів - «Затверджено». Гриф обмеження доступу до документа, зразок, наведений нижче:

Можливо, вам буде цікаво дізнатися:

• У чому полягає різниця гриф узгодження і гриф обмеження доступу до?
• посвідчення документів
• Існуючі рівні секретності документів