Бланки документів

Для спрощення процедури оформлення документів багато організацій використовують бланки документів. Про те, які види існують, як їх заповнювати і стверджувати - читайте в статті.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • які бувають форми бланків документів-
  • як відбувається заповнення бланків документів-
  • які реквізити мають бути присутні на бланках документів-
  • як відбувається процедура затвердження бланків документів-
  • чи можна розпізнати підробку бланка.

Відео: шаблонизатор бланків за списками Excel (автонабір документів) - злиття Excel і Word

Чим більше документообіг в організації, тим доцільніше вдатися до процедури оформлення ділових паперів з використанням бланків. Їх використання значно спрощує випуск нових наказів і розпоряджень, а також мінімізує можливі помилки. Розглянемо докладніше, як вони заповнюються.

Форми бланків документів

Бланк документа - аркуш паперу або електронний шаблон, який використовується в якості основи для створення наказу, акту, листи, розпорядження і т.д. і ідентифікує його автора.

При розробці шаблону бланка організації спочатку необхідно вибрати формат. Вони можуть бути виготовлені на форматі паперу А3, А4, А5 і А6. Формат А3 застосовується для оформлення документів, що містять таблиці (наприклад, бухгалтерські та фінансові звіти, плани). Бланки формату А6 можуть використовуватися як особливий різновид для складання службових резолюцій (доручень, вказівок).

Папір для бланків повинна бути світлих тонів. Вибираючи колір, враховуйте, що чим він темніший, тим проблематичніше буде прочитання тексту. Також ділові папери, призначені для тривалого зберігання, найкраще виконувати на білому папері вищої якості.

Також існує строгий регламент щодо полів документа. На будь-якому вікні праве поле повинно бути не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.

Бланки можуть виконуватися в друкарнях або безпосередньо в організації на комп`ютері. Виключно друкарським способом повинні виготовлятися бланки із зображенням Державного герба РФ або гербів суб`єктів РФ, так як вони є поліграфічною продукцією суворої звітності.

Бувають різні форми бланків документів 2016 року. Наявність в організації тих чи інших зразків може бути обумовлено тільки необхідністю. Наприклад, якщо в компанії великий обсяг вихідної кореспонденції, то форма бланків для листів значно полегшить процедуру постійного складання нових послань.

Як скласти лист-пропозицію?

Відео: Заповнюємо бланки документів на китайському. Частина 2




Крім бланків для листів існують такі форми, як:

  • загальний бланк для виготовлення будь-яких документів (крім листа);
  • бланк для виготовлення конкретного документа (акта, наказу, довідки і т.д. крім листа);
  • бланк повноважного особи.

Заповнення бланків документів

Кожен бланк має строгий перелік реквізитів та схему їх розташування. Реквізити можуть бути розташовані як поздовжнім, так і кутовим способом. При поздовжньому розташуванні реквізити розміщені вздовж верхнього поля аркуша.

Незважаючи на те, що кожна організація самостійно вибирає розташування реквізитів, яке вважає зручнішим, кутове розташування є більш раціональним і найпопулярнішим при виготовленні бланка для листів.

Реквізити бланка документа

Форми з поздовжнім розташуванням реквізитів зручно використовувати в тих випадках, коли найменування організації містить велику кількість друкованих знаків або коли реквізити оформлені на двох і більше мовами.

Загальний бланк. Найпоширеніший вид форми. Кожна організація повинна мати його в якості шаблону для виготовлення будь-якої ділової папери (крім листа), що входить в систему УСОРД.




ГОСТ Р 6.30-2003 з останніми змінами 2016 року і Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади регламентують перелік реквізитів, що використовуються при виготовленні загального бланка:Бланки документів

  • Державний герб РФ або герб суб`ектаРФ;
  • товарний знак організації або її емблема;
  • код організації за ЄДРПОУ;
  • найменування організації;
  • вільне місце для розміщення найменування виду документа;
  • місце для тексту.

Також форма повинна містити обмежувальні позначки (наносяться у вигляді куточків або інших позначень) для розташування реквізитів:

  • дата документа;
  • реєстраційний номер (індекс) документа;
  • заголовок до тексту;
  • відмітка про контроль виконання.

Бланк конкретного виду документа доцільно використовувати при регулярному виданні даного різновиду ділової папери (наприклад, довідок, протоколів, наказів). При їх розробці в загальну форму друкарським способом вносяться такі реквізити:

  • назва структурного підрозділу;
  • код форми документа по ОКУД.

Бланк для листів використовується для оформлення вихідної кореспонденції і повинен містити такі реквізити, як:

  • Державний герб РФ або герб суб`єкта РФ;
  • товарний знак або емблему організації;
  • код організації за ЄДРПОУ;
  • найменування організації;
  • контакти організації;
  • код організації;
  • свідоцтво про Державну;
  • ІПН / КПП.

На бланку для листів назва структурного підрозділу (лист) не вказується.

Також на формі листа повинні бути обмежувальні позначки для:

  • дати документа;
  • реєстраційного номера (індексу) документа;
  • посилання на реєстраційний номер і дату документа.

Можливо також розміщення додаткових реквізитів:

  • адресата;
  • заголовка до тексту;
  • позначки про контроль виконання.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи

Затвердження бланків документів

Вимоги по роботі з формами включаються в інструкцію з діловодства. Бланки організацій повинні підлягати обліку та суворої звітності, особливо форми з використанням Державного герба РФ і гербів суб`єктів РФ. Облік бланків зручно здійснювати за допомогою спеціального журналу, форма якого довільна і розробляється самостійно компанією.

Відео: Бланки документів, видані в ДНР, можуть використовуватися в будь-якій державі - Олена Радомська

Введення в обіг та затвердження бланків документів 2016 року здійснюється за пропозиціями підрозділів або особистим розпорядженням керівника організації. Для їх знищення повинні видаватися акти з відповідною вказівкою.

Контроль над виготовленням, застосуванням і зберіганням необхідно покласти на підрозділи, відповідальні за діловодство в компанії, а в невеликих фірмах на обличчя, відповідальні за діловодство. Для їх призначення видаються спеціальні розпорядчі документи.

Підробка бланків документів

Під підробкою бланків документа мається на увазі як повне виготовлення фальшивого документа, так і внесення в справжній документ часткових змін шляхом підчисток, поправок, дописування тексту і т.п., які деформують його зміст. Підробка бланків документів може виражатися також у внесенні в офіційний документ завідомо неправдивих відомостей.

Відео: Заповнюємо бланки документів на китайській мові. частина 3

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Склад злочину, передбаченого ч. 1 ст. 327 КК РФ, у наявності лише тоді, коли підробляється документ, що надає права або звільняє від обов`язків. Якщо підробка документа не тягне за собою зміни в правове становище винної особи, вона не утворює складу розглядуваного злочину.



ІНШЕ

Форми документів фото

Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…

Бланки документів у 2017 році фото

Бланки документів у 2017 році

Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Реквізити в 2017 році фото

Реквізити в 2017 році

Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…

Реєстрація документів фото

Реєстрація документів

У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…

Бланк довіреності фото

Бланк довіреності

Діяти без довіреності від імені організації може тільки її керівник. Але деяку частину своїх повноважень він може…

Реквізити фото

Реквізити

Відео: Правоохоронці Галактики. Частина 2 - Реквізити та Круті Сцени (2017) | MSOTПри складанні документів дуже важливо…

» » Бланки документів