Документообіг організації та облік його обсягу
Відео: "1С: Документообіг 8". АрхівОрганізація діловодства - Документообіг організації та облік його…
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Чим більше документообіг в організації, тим доцільніше вдатися до процедури оформлення ділових паперів з використанням бланків. Їх використання значно спрощує випуск нових наказів і розпоряджень, а також мінімізує можливі помилки. Розглянемо докладніше, як вони заповнюються.
Бланк документа - аркуш паперу або електронний шаблон, який використовується в якості основи для створення наказу, акту, листи, розпорядження і т.д. і ідентифікує його автора.
При розробці шаблону бланка організації спочатку необхідно вибрати формат. Вони можуть бути виготовлені на форматі паперу А3, А4, А5 і А6. Формат А3 застосовується для оформлення документів, що містять таблиці (наприклад, бухгалтерські та фінансові звіти, плани). Бланки формату А6 можуть використовуватися як особливий різновид для складання службових резолюцій (доручень, вказівок).
Папір для бланків повинна бути світлих тонів. Вибираючи колір, враховуйте, що чим він темніший, тим проблематичніше буде прочитання тексту. Також ділові папери, призначені для тривалого зберігання, найкраще виконувати на білому папері вищої якості.
Також існує строгий регламент щодо полів документа. На будь-якому вікні праве поле повинно бути не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.
Бланки можуть виконуватися в друкарнях або безпосередньо в організації на комп`ютері. Виключно друкарським способом повинні виготовлятися бланки із зображенням Державного герба РФ або гербів суб`єктів РФ, так як вони є поліграфічною продукцією суворої звітності.
Бувають різні форми бланків документів 2016 року. Наявність в організації тих чи інших зразків може бути обумовлено тільки необхідністю. Наприклад, якщо в компанії великий обсяг вихідної кореспонденції, то форма бланків для листів значно полегшить процедуру постійного складання нових послань.
Як скласти лист-пропозицію?
Крім бланків для листів існують такі форми, як:
Кожен бланк має строгий перелік реквізитів та схему їх розташування. Реквізити можуть бути розташовані як поздовжнім, так і кутовим способом. При поздовжньому розташуванні реквізити розміщені вздовж верхнього поля аркуша.
Незважаючи на те, що кожна організація самостійно вибирає розташування реквізитів, яке вважає зручнішим, кутове розташування є більш раціональним і найпопулярнішим при виготовленні бланка для листів.
Форми з поздовжнім розташуванням реквізитів зручно використовувати в тих випадках, коли найменування організації містить велику кількість друкованих знаків або коли реквізити оформлені на двох і більше мовами.
Загальний бланк. Найпоширеніший вид форми. Кожна організація повинна мати його в якості шаблону для виготовлення будь-якої ділової папери (крім листа), що входить в систему УСОРД.
ГОСТ Р 6.30-2003 з останніми змінами 2016 року і Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади регламентують перелік реквізитів, що використовуються при виготовленні загального бланка:
Також форма повинна містити обмежувальні позначки (наносяться у вигляді куточків або інших позначень) для розташування реквізитів:
Бланк конкретного виду документа доцільно використовувати при регулярному виданні даного різновиду ділової папери (наприклад, довідок, протоколів, наказів). При їх розробці в загальну форму друкарським способом вносяться такі реквізити:
Бланк для листів використовується для оформлення вихідної кореспонденції і повинен містити такі реквізити, як:
На бланку для листів назва структурного підрозділу (лист) не вказується.
Також на формі листа повинні бути обмежувальні позначки для:
Можливо також розміщення додаткових реквізитів:
Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи
Вимоги по роботі з формами включаються в інструкцію з діловодства. Бланки організацій повинні підлягати обліку та суворої звітності, особливо форми з використанням Державного герба РФ і гербів суб`єктів РФ. Облік бланків зручно здійснювати за допомогою спеціального журналу, форма якого довільна і розробляється самостійно компанією.
Введення в обіг та затвердження бланків документів 2016 року здійснюється за пропозиціями підрозділів або особистим розпорядженням керівника організації. Для їх знищення повинні видаватися акти з відповідною вказівкою.
Контроль над виготовленням, застосуванням і зберіганням необхідно покласти на підрозділи, відповідальні за діловодство в компанії, а в невеликих фірмах на обличчя, відповідальні за діловодство. Для їх призначення видаються спеціальні розпорядчі документи.
Під підробкою бланків документа мається на увазі як повне виготовлення фальшивого документа, так і внесення в справжній документ часткових змін шляхом підчисток, поправок, дописування тексту і т.п., які деформують його зміст. Підробка бланків документів може виражатися також у внесенні в офіційний документ завідомо неправдивих відомостей.
Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися
Склад злочину, передбаченого ч. 1 ст. 327 КК РФ, у наявності лише тоді, коли підробляється документ, що надає права або звільняє від обов`язків. Якщо підробка документа не тягне за собою зміни в правове становище винної особи, вона не утворює складу розглядуваного злочину.
Відео: "1С: Документообіг 8". АрхівОрганізація діловодства - Документообіг організації та облік його…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
Розробка нової редакції стандарту диктується рядом причин: термін дії стандарту вже перевищує 10 років - це той термін,…
У будь-якій організації кожен співробітник має справу з різними документами. Це можуть бути як документи, що…
Кожен секретар повинен досконально знати правила і порядок оформлення різних документів. Від правильності їх дотримання…
Будь-який документ має ряд правил, згідно з якими він повинен бути оформлений. Правильне оформлення документів в 2017…
Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в…
Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…
Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…
Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
Відео: «Перелік і порядок оформлення документів, необхідних при реалізації пасіки», Кондратьєва А.АУ…
У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…
Діяти без довіреності від імені організації може тільки її керівник. Але деяку частину своїх повноважень він може…
Контроль виконання документів - один з найважливіших етапів роботи будь-якої організації. З даного матеріалу ви зможете…
Відео: Правоохоронці Галактики. Частина 2 - Реквізити та Круті Сцени (2017) | MSOTПри складанні документів дуже важливо…
Основні реквізити документа, їх наявність і розміщення відповідно до встановлених регламентами - одна з умов, що…
У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром…
Розробка нової редакції стандарту диктується рядом причин: по-перше, термін дії стандарту вже перевищує 10 років…