Як складати і оформляти службові листи

Службовий лист - це узагальнена назва різних документів, які служать засобом обміну інформацією між організаціями. Службові листи виділяються за способом передачі - поштовою пересилкою, в тому числі і по електронній пошті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

  • як складати службові листи
  • як оформляти службові листи
  • кілька рекомендацій до стилістичного оформлення тексту службового листа:

службові листиСлужбові листи складають найбільший обсяг - до 80% - вхідних і вихідних документів організації. Таким чином, правильність оформлення службових листів безпосередньо впливає на формування ділового іміджу, і правильності їх оформлення потрібно приділяти особливу увагу.

Службові листи складаються з різних приводів, які виникають в діяльності організації. Звідси виникає їх змістовне різноманітність. Види листів:

  • листи-прохання
  • листи-підтвердження
  • листи-запити
  • листи-відповіді
  • листи-вимоги
  • гарантійні листи
  • супровідні листи і т.д.

Кожна з цих різновидів має свої особливості, але всі вони мають загальні риси і вимоги до оформлення.

Класифікація ділових листів

Як складати службові листи

Службове лист має наступну структуру:

Відео: Шаблони ділових листів - Антон Краснобабцев

1. Вступ - мотивувальна частина, тут вказуються причини складання листа: це може бути посилання на попередні події або рішення держорганів або вищестоящої організації. Залежно від контексту, використовуйте такі стандартні вирази:

Виходячи з результатів переговорів з питання про ... і т. П.

З огляду на невідповідність Ваших дій раніше прийнятим домовленостям ...

У зв`язку з неотриманням ...

Беручи до уваги (наше багаторічне співробітництво) ...

З метою якнайшвидшого вирішення питання ...

З огляду на (довготривалий і плідний характер наших ділових зв`язків) ...

З метою виконання розпорядження ... / забезпечення безпеки проходження вантажу ...

Для узгодження питань ...

З огляду на затримки отримання вантажу ...




Відповідно до досягнутої раніше домовленості ...

На підставі нашої телефонної розмови ... / усною домовленістю ...

Згідно з протоколом про взаємні поставки ... / постановою уряду ... і т. П.

У зв`язку зі зверненням на нашу адресу ...

2. докази - в цій частині обґрунтовується зміст листа.

3. висновок - тут викладаються вимоги, прохання, пропозиції, висновки і т.д. Також можливі службові листи, що складаються з однієї завершальної частини, без попередніх пояснень.

Службове лист повинен містити інформацію тільки з одного питання. У діловому листуванні прийнято складати кілька листів навіть для одного адресата, якщо необхідно вирішити кілька різних питань. Це дозволяє адресату вести роботу над вашими питаннями більш ефективно. Адже за кожним з них можуть бути встановлені різні виконавці і терміни. Допускається об`єднання кількох питань в тому випадку, якщо вони пов`язані між собою, і ви впевнені, що лист буде направлено для виконання в один підрозділ.

Зверніть увагу! При роботі з вхідними службовими листами пам`ятайте, що деякі документи вимагають відповіді у встановлений термін. Особливо це стосується листів з установ державної влади.




За рідкісним винятком, обсяг тексту в листі не повинен перевищувати одну сторінку.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи

Як оформляти службові листи

Службові листи оформляються на фірмовому бланку організації, на аркуші формату А4. Допустимо використовувати формат А5, якщо обсяг тексту не перевищує семи рядків (в цьому випадку можна не вказувати заголовок листа).

Реквізити заголовної частини службового листа:

  • дата
  • номер
  • посилання на вхідний номер (для листів-відповідей)
  • заголовок листа (однією фразою)

У реквізиті «Адресат» повинні бути вказані:

  • Назва організації
  • структурний підрозділ
  • посада отримувача
  • прізвище та ініціали одержувача
  • поштову адресу одержувача

У разі розсилання листа кільком одержувачам, спочатку потрібно вказати основного адресата. Слово «Копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не ставиться Для великої кількості одержувачів - більше 4-х - складаються листи розсилки.

Корисна порада! Якщо у вашій організації регулярно складаються однотипні службові листи, складіть бланк-трафарет (так звану «рибу»). Так і ви, і інші співробітники заощадите час на підготовку документів.

Якщо в листі-відповіді ви вказали в заголовку входить номера листа, то в тексті повторюватися не потрібно.

Для звернення до адресата використовуйте визначення «Шановний« Імя_Отчество »або« Господа ». У цьому випадку використовуйте заключну формула ввічливості: «З повагою», вона ставиться над підписом керівника.

Відео: Оформлення листа # 2 | паперові листи

З повагою,

Генеральний директор ТОВ «Альфа» Петров

У тексті службових листів використовуються кілька форм звернення:

  • від першої особи множини (направляємо, просимо)
  • від першої особи однини (вважаю, прошу)
  • від третьої особи однини (компанія пропонує, банк заперечує)

Відео: Як правильно оформити лист для розсилки ?!

Форма звернення від першої особи множини є кращою, так як лист зазвичай висловлює думку організації, незважаючи на те, що підписується однією особою - керівником. Хоча ви можете використовувати звернення від першої особи однини в листах-запрошеннях, рекомендаційних листах. Займенники «я», «він» в діловому листуванні не використовуються, замість них слід писати займенники «ми», «Ви»

Підписує службовий лист керівник організації, або уповноважений довіреністю заступник або керівник підрозділу-автора листа. Дата підписання є датою листи.

Службове лист повинен мати позначку про виконавця, вона розташовується в нижньому лівому кута, під підписом керівника.

Для складання деяких службових листів потрібне узгодження з керівником зацікавленого відділу. В такому випадку віза ставиться на копії (або другому екземплярі) листи, що йде в підшивку, або - при факсимільному або електронному способі відправки - на зворотному боці документа.

Технологія роботи з документами. документообіг

Кілька рекомендацій до стилістичного оформлення тексту службового листа:

1. Лист повинен бути написаний в рівному, спокійному тоні. Надмірна люб`язність не припустима так само як і зверхність.

2.Ізбегайте по можливості позначок «Терміново», «В найкоротші терміни», спонукаючи тим самим адресата до поспіху. Краще вказувати конкретний термін виконання або прийняття рішення.

3. Не нав`язуйте адресату рішення такими фразами як: «Прошу вирішити питання позитивно».

4. Формулювання типу «Прошу уважно вивчити» можуть бути негативно сприйняті адресатом як натяк на його неуважність.

5. Листи-відмови обов`язково повинні містити мотивувальну частину - чому відмовлено, а також повідомляйте, чи є ймовірність іншого рішення в майбутньому.

6. Пишіть коротко. Використовуйте шаблонні фрази для спрощення тексту, але не перевантажуйте лист зайвою інформацією громіздкими словесними конструкціями.

Зразок службового листа

службові листи



ІНШЕ

Як скласти інформаційний лист фото

Як скласти інформаційний лист

Інформаційний лист направляється діловим партнерам або суміжних організацій, для сповіщення про подальшу співпрацю, про…

Рекомендаційний лист фото

Рекомендаційний лист

Рекомендаційний лист - не найпоширеніший документ в діловодстві російських компаній. Сприймати його слід не як гарантію…

Як написати лист-привітання фото

Як написати лист-привітання

Відео: ПривітанняЛист-привітання є ділове некомерційне лист, що направляється від однієї особи іншій. Метою його є…

Лист-вибачення фото

Лист-вибачення

Відео: Почав з вибачень: Ердоган виконав перше з трьох умов Москви по збитому Су-24Всім секретарям дуже часто…

Види листів фото

Види листів

За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…

Лист-повідомлення фото

Лист-повідомлення

Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…

Службове лист фото

Службове лист

Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…

Лист-звернення фото

Лист-звернення

Багато ділові листи, створювані в процесі діяльності організації, адресуються конкретній людині. Даний вид…

Види листів в 2017 році фото

Види листів в 2017 році

Листи є невід`ємною частиною процесу діловодства. Уміння грамотно їх складати є дуже цінним якістю будь-якого…

Лист про підвищення плати фото

Лист про підвищення плати

У багатьох організаціях з плином часу змінюється вартість послуг або вартості оренди. Незалежно від того, в який бік…

Оформлення листів в 2017 році фото

Оформлення листів в 2017 році

Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…

Ділове листування в 2017 році фото

Ділове листування в 2017 році

Багато секретарі, керівники і бізнесмени часто недооцінюють ділову переписку і нехтують її основними правилами. А…

Етикетні листи фото

Етикетні листи

Чи доводилося вам складати листи в ситуаціях, коли потрібно проявити увагу, продемонструвати участь, висловити подяку і…

» » Як складати і оформляти службові листи