Види документообігу

Відео: Теорія документообігу

Відео: Електронний документообіг в Lement Pro

Зі статті ви дізнаєтесь:

• які види документообігу в організації существуют-
• як класифікуються види документів в документообороте-
• які види електронного документообігу використовуються на підприємствах.

Всі види документообігу в організації покликані забезпечити її ефективну та безперебійну виробничу, господарську та організаційну діяльність. Стандартизовані процедури, типові для системи діловодства, дозволяють автоматизувати роботу з усіма видами документів в документообігу підприємства.

Види документообігу в організації

У процесі здійснення господарської та організаційної діяльності підприємства будь-яких форм власності розробляють самі і отримують ззовні велика кількість різного роду документів. За допомогою зовнішніх і внутрішніх документів здійснюється взаємодія і передача сигналів. Документообіг - процес реєстрації руху документів в компанії від моменту їх отримання або створення до моменту відправки або виконання і передачі в архів.

Технологія роботи з документами. документообіг

Документообіг охоплює всі види документів: вхідні, вихідні та внутрішні, послідовність їх обробки визначається графіком документообігу, які розробляються в індивідуальному порядку на основі прийнятої в компанії облікової політики, специфіки її господарської та організаційної діяльності.

Види документообігу в організації поділяються залежно від типу господарських операцій, які супроводжуються тим чи іншим типом документації. Виділяють три види документообігу:

• управлінський - документи, за допомогою яких здійснюється прийом і передача управлінських рішень, генеруються звіти та інформація, на основі яких приймаються такі рішення;
• кадровий - документи, що містять інформацію, пов`язану з обліком кадрів, в тому числі їх ротацією, зміною посад, звільнення, покарання і заохочення, штатному розкладі та графіком відпусток;
• фінансовий - документи, які стосуються виробничої діяльності підприємства, які супроводжують все що відбуваються на ньому бізнес-процеси: планові, аналітичні та фінансові звіти, договору, нормативно-правові акти, кореспонденція, рахунки та ін.

Види документів в документообіг

Як правило, всі види документів в документообігу підприємства поділяються на три категорії: організаційні, розпорядчі та інформаційно-довідкові.

До організаційних відносяться: статут підприємства-посадові інструкціі- штатний Розклад- локальні нормативні акти, що регламентують трудові відносини між працівниками компанії та роботодавцем, в тому числі, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці або про структурні підрозділах, графік відпусток.

До числа розпорядчих відносяться такі види документів в документообігу підприємства, як: накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки.

Інформаційно-довідкові документи - це протоколи, акти, довідки, листи, доповідні і пояснювальні записки.

Основною відмінною ознакою будь-якого документа є його юридична значимість, яка забезпечується наявністю обов`язкових для заповнення реквізитів. До них, наприклад, відноситься: найменування, дата і місце підписання, реєстраційний номер, що погоджують і затверджують підпису. В системі діловодства враховуються тільки такі види документів, які забезпечені необхідними реквізитами та оформлені відповідно до вимог встановлених стандартів.

Відео: види систем електронного документообігу реферат

Види електронного документообігу

Процес документообігу включає в себе такі процедури, як прийом, передачу, реєстрацію, маршрутизацію і архівацію документів, а також захист їх від несанкціонованого доступу і контроль над їх своєчасним виконанням. Зрозуміло, що стандартизований порядок проведення всіх цих процедур дозволяє автоматизувати документообіг, вести його в електронному вигляді.

Доступність технічних засобів і програмного забезпечення сьогодні робить можливим впровадження на будь-якому підприємстві систем електронного документообігу. Види електронного документообігу, що входять в функціонал використовуваної на підприємстві системи, можуть бути обрані в залежності від специфіки його виробничої та організаційної діяльності.

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

З урахуванням реальних потреб, компанія може використовувати такі види електронного документообігу, як:

• виробничий;
• управлінський;
• кадровий;
• фінансовий (бухгалтерський);
• складський;
• технічний і технологічний;
• конфіденційний і секретний.

Впровадження електронних систем документообігу нагальна потреба. За рахунок цього забезпечується ефективність управління та оптимізація організаційних, управлінських і бізнес-процесів.

Види систем документообігу

Класифікуються системи електронного документообігу по використовуваної технології та архітектури, за ступенем інтеграції. У більшості російських підприємств використовуються універсальні системи електронного обігу (EDMS) на основі архітектури «клієнт-сервер». Ця технологія передбачає розміщення основних модулів управління документаційному потоками і даними на виділеному сервері, клієнтський доступ до якого здійснюється з робочих станцій - комп`ютерів користувачів, об`єднаних локальною мережею. До переваг даної технології відноситься швидкість і надійність, цілком достатні для забезпечення безперебійної роботи системи документообігу як невеликих, так і великих підприємств.

Інструкція з діловодства. Розділ «Система електронного документообігу»

Але види систем документообігу можуть класифікуватися і за функціоналом, який визначає область їх застосування. Залежно від цього, системи документообігу можуть поділятися на:

Відео: Установ і шаблону документа в одному вікні. "1СДокументооборот" 2.1

• системи діловодства;
• електронні архіви, призначені для зберігання і пошуку великих обсягів інформації;
• Workflow-системи, призначені для автоматизації бізнес-процесів;
• ECM-системи, призначені для управління всім корпоративним контентом: документами і їх образами, записами, потоками робіт, медиаконтентом і колективним взаємодією.

Системи електронного документообігу, представлені на сучасному ринку, як правило, поєднують в собі кілька перерахованих функцій.