Експертиза цінності документів
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Зі статті ви дізнаєтесь:
Виробнича і організаційна діяльність будь-якого підприємства супроводжується офіційними документами. Від звичайної папірці з текстом офіційний документ відрізняється наявністю заповнених встановленим чином реквізитів, що підтверджують його справжність і надають йому юридичну значимість. Весь документообіг підприємства складається з вхідної, вихідної і внутрішньої документації. З однотипних документів, об`єднаних спільною темою, формуються справи. Справа - облікова одиниця документообігу.
Реєстр справ, які протягом календарного року велися на підприємстві, називається номенклатурою справ. Кожне сформована справа, що відноситься до того чи іншого розділу реєструються в цьому систематизованому переліку. Як правило, розділи номенклатури справ - це підрозділи компанії відповідно до її штатного розкладу і структурою.
Кожна справа має свій заголовок, що дозволяє судити про зміст документів, що становлять цю справу. Крім того, в номенклатуру вноситься і інші відомості про справу - його індекс, кількість томів або частин в справі, термін зберігання і примітка. Ця інформація становить основну частину номенклатури справ, Крім основної частини, кожен такий документ включає в себе підсумкову запис до номенклатури справ.
Особливо важливою вважається інформація про термін зберігання тієї чи іншої справи. Справи бувають тимчасового (до 10 років), довгострокового (понад 10 років) і постійного зберігання. Час, яке повинно зберігається справа, визначається відповідно до:
Основна частина номенклатури справ є таблицею, яка заповнюється за уніфікованою формою згідно з Типовою інструкцією з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (далі - Інструкція) або Основних правил роботи архівів організацій (далі - Основні правила). Заповнення номенклатури в суворій відповідності до встановленої форми - обов`язкова вимога, яка повинна дотримуватися всіма організаціями, незалежно від форми їх власності.
Складання описів на справи, що передаються в архів організації
Склад справ і їх індексація можуть бути типовими, рекомендованими (зразковими) і індивідуальними. Типова номенклатура розроблена і використовується для однотипних підприємств, що працюють в одній економічній сфері і мають однакову структуру. У рекомендованої номенклатурі пропонується в якості зразка приблизний склад справ із зазначенням їх індексів. В індивідуальному порядку номенклатура справ розробляється з урахуванням специфіки виробничої і організаційної діяльності конкретної компанії. Така номенклатура може бути зведеною або поділятися на окремі документи, розроблені для кожного із структурних підрозділів підприємства.
Підсумковий запис до номенклатури справ також має табличну уніфіковану форму і заповнюється після закінчення діловодного року.
Підсумковий запис до номенклатури справ, складена до зведеного документу, нічим не відрізняється від тієї, яка вноситься в номенклатуру справ структурних підрозділів організації. І в тому, і в іншому випадку після закінчення 2016 року вона мати вигляд, представлений на малюнку нижче.
У підсумковій записи до номенклатури справ міститься зведена інформація за підсумками діловодного року. Відомості про кількість справ, відсортовані за термінами зберігання, а також підсумкове їх кількість вказується в графі 2. Окремо дається інформація про тих справах, які не були завершені і перейдуть в номенклатуру справ наступного року з тим же порядковим номером, а також про тих, що мають в примітці позначку «ЕПК».
Ця відмітка проставляється в разі, коли документи, наявні в справі, можуть мати наукове або історичне значення. Якщо це так, то для них встановлюється особливий режим зберігання і вони повинні бути передані в державне чи муніципальне архівної установи або архів компанії на постійне зберігання. Рішення про присвоєння документа статусу, мають культурне або історичне значення, приймає експертно-перевірочна комісія (ЕПК) міського архівної установи або експертна комісія підприємства (якщо така є).
Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ
У тому випадку, коли компанія віднесена до джерел формування державного або муніципального архіву, а також, якщо нею укладено договір з цими архівами, ті відомості, які містить підсумковий запис до номенклатури справ, повинні бути передані до архівної установи. У разі, якщо документи не потрібно здавати в державний чи муніципальний архів, вони передаються на зберігання в власний архів підприємства разом з інформацією, яка міститься в підсумковій записи.
Те, що інформація, що міститься в підсумковій записи до номенклатури справ, передана в установленому порядку, повинна підтверджувати власноручний підпис з розшифровкою того особи, яка призначена відповідальною за це.
Особливих труднощів при заповненні підсумкового запису до номенклатури справ, як правило, у виконавців не виникає. Її форма дуже проста і зрозуміла, обсяги інформації теж назвати великими можна. Але до найпоширенішим помилок в підсумковій записи до номенклатури справ можна віднести банальні арифметичні. Тому після того, як відомості внесені, рекомендується зайвий раз перевірити визначене в графах і рядках кількість і суми.
Правила формування справ
І звичайно, при заповненні підсумкового запису до номенклатури справ, необхідно бути уважним, щоб не пропустити в примітках в графі 5 основній частині позначки про те, що справу необхідно передати на розгляд експертно-перевірочної комісії або про те, що воно є перехідним.
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Відео: Урок 15. Формування та оформлення справ. Архів підприємства. Частина 1Систематизація та зберігання документів -…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
Відео: ДіловодствоПри розробці і використанні номенклатури справ часто виникають питання, пов`язані із заповненням…
Перехідні справи в номенклатурі - особливий вид пакетів документів, по відношенню до яких застосовуються особливі…
Одним з найважливіших етапів в роботі з документами в будь-якій організації є правильне оформлення справ. Це необхідно…
Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…
Терміни зберігання документів за номенклатурою справ різні, а прописуються вони в спеціальних переліках. Інформацію з…
Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…
Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила…
Перед кожним секретарем регулярно стоїть питання про необхідність організації поточного зберігання документів до…
Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно…
Номенклатура справ, прийнята на конкретному підприємстві, дозволяє систематизувати всі документопотоки, ідентифікувати…
Одним з найважливіших етапів роботи з документами в організації є розробка і застосування номенклатури справ. Про те,…
Величезне значення в організації зберігання документів відіграє номенклатура справ. Її складання та оформлення в…
Матеріали цієї статті допоможуть вам розробити свою номенклатуру справ, в ній ми детально розклали весь етап її…
У яких документах встановлені правила складання і оформлення номенклатури справ? Про зміст і оформленні цього…