Архівне зберігання

Відео: 16 Архівне зберігання - номенклатура справ

Зберігання документів в організації буває двох видів: оперативне і архівне. І якщо з приводу оперативного зберігання рідко виникають будь-які питання, то архівне зберігання, навпаки, має масу нюансів. Саме з цієї причини темою сьогоднішньої статті стало докладний розгляд архівного зберігання.

Зі статті ви дізнаєтесь:

  • що таке архівне зберігання документів-
  • які вимоги пред`являються до архівного храненію-
  • як здійснюється архівне зберігання електронних документів.

Архівне зберігання в організації необхідно для того, щоб організувати збереження і доступність документів протягом їх терміну дії. Незважаючи на те, що велика частина документів зберігається не більше 5 років, існують ділові папери, які мають постійними термінами зберігання. Про те, як правильно організувати архівне зберігання і які вимоги до нього пред`являються - читайте далі.

Архівне зберігання документів

Архівне зберігання документів, як і ряд інших процесів, пов`язаних з документацією, регламентується різними нормативними актами і федеральними законами. Основним документом, який визначає порядок архівного зберігання, є Закон «Про архівну справу», який діє з 2004 року. Також існує ряд правил, схвалених Росархивом, якими слід керуватися організаціям в питаннях архівного зберігання документів.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?
  • Передача документів на зберігання в архів організації
  • Передача електронних документів в архів організації

Відео: Стелажі KARDEX LEKTRIEVER - автоматизовані креслень стелажі

Архівне зберігання документів має бути організовано таким чином, щоб у співробітників організації завжди була можливість з легкістю знайти потрібні документи для їх подальшого використання. Як правило, багато керівників організацій нехтують правилами архівного зберігання, помилково вважаючи, що документи по завершеним справах більше не знадобляться. Однак це в корені невірний підхід. Крім того, що контролюючі органи можуть застосувати міри покарання за неправильну організацію архівного зберігання документів, можливі і ситуації, коли давно забуті папери можуть знадобитися в ході судових розглядів. Саме з цієї причини кожен керівник повинен забезпечити належне архівне зберігання документів.

Передача документів на зберігання в архів організації




Зазвичай більшу частину документів намагаються зберігати протягом 5 років. Однак існує ряд ділових паперів, які не підлягають знищенню. Наприклад, документи, в яких вказана інформація про працівників, які працювали в організації, на підприємстві і т.д. Також існують бухгалтерські документи, термін зберігання яких перевищує 10 років.

У тому випадку, якщо було прийнято рішення про ліквідацію організації, керівник повинен всі свої документи передати в державний чи муніципальний архів. Без даного дії ліквідувати організацію не вдасться, так як акт ніхто не підпише. Справа в тому, що існують документи, які повинні зберігатися навіть після того, як організація припинила свою діяльність і фактично більше не існує. Це ще раз доводить, наскільки важливо організувати збереження деяких видів документів.

Вимоги до архівного зберігання

Для того, щоб документи, поміщені в архів, зберігалися належним чином, необхідно виконають ряд архівне зберіганнявимог. Дані вимоги до архівного зберігання здатні істотно продовжити життя документам на традиційних паперових носіях, що особливо актуально для ділових паперів з тривалими термінами зберігання. Тому давайте розглянемо деякі з них.




В першу чергу необхідно організувати правильне освітлення в приміщенні, відведеному для архівного зберігання. Небажано, щоб документи піддавалися прямої дії сонячних променів. Найкраще, якщо архівні документи будуть зберігатися в приміщенні без вікон, обладнаному штучними джерелами світла. Також слід приділити увагу контролю вологості і температури в приміщенні. При занадто високій температурі і вологості папір буде швидше руйнуватися, що значно скоротить термін зберігання документів.

Висока вологість також може стати причиною виникнення і розвитку грибків і плісняви. Папір, уражена грибком, не тільки зберігається набагато менше, але і небезпечна для здоров`я. Тому дуже важливо регулярно здійснювати прибирання в приміщенні, а також при можливості організувати примусову вентиляцію.

Відео: 1С: Документообіг. Архівне зберігання - номенклатура справ

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Архівне зберігання документів має на увазі не тільки їх збереження, а й забезпечення обмеженого доступу. З цієї причини приміщення архіву повинно замикатися, а доступ до нього можуть мати тільки відповідальні особи. Більш того, рекомендується зберігати документи в спеціальних шафах або сейфах, які також повинні закриватися на ключ. Особливо це актуально в організаціях, що мають великий обсяг секретних документів.

Архівне зберігання електронних документів

Після автоматизації документообігу, незмінно виникає питання про зберігання документів. Невже автоматизація пройшла даром і на останньому етапі документ доведеться роздруковувати, щоб забезпечити його архівне зберігання? Складнощі забезпечення збереження електронних документів пояснюються швидким старінням комп`ютерної техніки, недосконалістю інформаційних носіїв і відсутністю успішних міжнародної практик в цій галузі. Однак існують документи, в яких описані вимоги і рекомендації щодо збереження електронних документів.

Вимоги до зберігання електронних документів

Вимоги до зберігання електронних документів регламентовані ГОСТ Р 54989-2012 «Забезпечення довготривалого збереження електронних документів». 

Документ повинен бути читабельним протягом усього терміну зберігання. Через швидке старіння комп`ютерної техніки та програмного забезпечення можлива ситуація, коли документ, створений багато років тому, буде неможливо прочитати через відсутність необхідного програмного забезпечення або пристрою. 

Необхідно перезаписувати документи для усунення проблеми старіння носіїв. Наприклад, вже сьогодні складно прочитати інформацію з 3,5 дюймової дискети, які 10 років тому були поширеними носіями інформації. Рішенням цієї проблеми законодавці бачать періодичну перезапис інформації з застарілих носіїв на більш сучасні. 

Передача електронних документів в архів організації

Документ повинен містити атрибути, що дозволяють його ідентифікувати. Маючи гіпотетичне сховище електронних документів, необхідно зберігати документи таким чином, щоб, не відкриваючи кожен документ, користувач міг знайти потрібний. Тут допоможуть унікальні ідентифікатори і різні методи угруповання і сортування. 

Документ повинен бути доступний для читання, незалежно від появи нових версій редакторів і рідерів. Не дарма, на сьогоднішній день, всі великі розробники ПЗ при розробці нових версій продукту підтримують формати і технології попередніх версій. 



ІНШЕ

Зберігання документів фото

Зберігання документів

У кожної організації, підприємства або установи, які здійснюють будь-якої вид діяльності, формується безліч документів…

Складання справ фото

Складання справ

Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…

Ведення архіву фото

Ведення архіву

Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…

Організація архіву в 2017 році фото

Організація архіву в 2017 році

Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…

Архівні документи фото

Архівні документи

Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…

Архівна справа в 2017 році фото

Архівна справа в 2017 році

Важливість архівної справи для нашого суспільства важко переоцінити. Грамотне зберігання документів допомагає знаходити…

Архівне зберігання справ фото

Архівне зберігання справ

Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…

Архівна справа фото

Архівна справа

Для організації належної роботи з документами організації необхідно не тільки знати правила оформлення ділових паперів…

» » Архівне зберігання