Реєстрація документів організації
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Зі статті ви дізнаєтесь:
Грамотна реєстрація документів в діловодстві дозволяє забезпечити їх оперативний облік і контроль, використовувати реєстраційні відомості про документації підприємства в аналітичній і довідковій роботі. У статті розглянуті основні питання, пов`язані з порядком реєстрації документів в діловодстві підприємства.
Реєстрація документів в діловодстві - це присвоєння унікального номера, який може складатися не тільки з цифр, але включати в себе і літерні індекси, що дозволяє однозначно ідентифікувати будь-який документ з тих, що становлять базу даних підприємства.
По суті, реєстрація документів у діловодстві, що підтверджує факт створення і відправки внутрішнього документа або отримання зовнішнього, це процедура, що підтверджує юридичну значимість цих документів. Тільки після того, як документу присвоєно номер і він внесений під цим номером в реєстраційно-обліковий журнал, документ стає і об`єктом обліку, і офіційної папером, подальші дії з якої визначаються її форматом. Ті документи, для виконання яких не потрібно ніяких дій, наприклад, надіслані до відома, реєстрації не підлягають.
Реєстраційно-обліковий журнал може вестись як в традиційному, паперовому, так і в електронному вигляді, як прийнято на більшості підприємств, що обумовлено повсюдним впровадженням систем електронного документообігу. Запис про кожний документ містить його реєстраційний номер, присвоєний в системі діловодства даного підприємства, дату реєстрації а також короткі відомості про його зміст. Це дозволяє організувати не тільки облік і контроль виконання кожного документа, а й використовувати їх в аналітичній і довідковій роботі.
Порядок реєстрація документів в діловодстві залежить від того, в якій формі воно організовано: централізованої, децентралізоваанной або змішаної. Якщо на підприємстві застосовується централізована форма діловодства, всі операції, в тому числі і реєстрація документів, виробляються однією службою (службою діловодства канцелярією, загалом відділом) або одним відповідальною особою (секретарем, діловодом).
Правила реєстрації документів
На великих підприємствах і при територіальної роз`єднаності структурних підрозділів, найчастіше використовується децентралізована форма діловодства, при якій операції з документами виробляються тими підрозділами, до яких ці документи відносяться. Наприклад, реєстрація бухгалтерських документів в діловодстві такої форми здійснюється бухгалтерською службою.
При змішаній формі частина роботи по обробці документів виконується централізовано, а частина - структурними підрозділами. Найчастіше, реєстрація документів в кадровому діловодстві є функцією відділу кадрів, що визначає форму діловодства в компанії як змішану, навіть якщо вся інша документація обробляється централізовано.
Реєстрація вихідних документів в діловодстві одного підприємства, також, як і що входять, проводиться тільки один раз, перереєстрація не проводиться, навіть коли документи передаються з підрозділу в підрозділ і від виконавця до виконавця. Але, загалом, реєстрація вхідних документів у діловодстві проводиться двічі - в організації, де документ розроблений, і в організації, в якій він отриманий. Однократность є основною вимогою при реєстрації документів в діловодстві.
До числа інших вимог відносяться наступні:
Діловодство за зверненнями громадян: реєстрація, контроль і зберігання
Вимоги до реєстрації документів в діловодстві конкретного підприємства необхідно систематизувати і сформулювати в локальному нормативному акті, наприклад, інструкції з діловодства, в якій також буде встановлено принцип формування реєстраційного номера.
До поширених помилок можна віднести реєстрацію документів, які не потребують виконання і, відповідно, по відношенню до яких не потрібен ні контроль маршрутизації, ні контроль виконання. Документи, що не підлягають реєстрації в діловодстві, це, наприклад:
До поширених помилок також відноситься плутанина в реєстраційних номерах, наприклад, коли кілька таких номерів пропущено через неуважність виконавця. Якщо це трапиться, щоб уникнути виникнення подвійної нумерації, краще за все не заповнювати утворився пропуск і залишити все, як є, зробивши позначку-пояснення в журналі реєстрації.
Інструкція з діловодства. Розділ «Робота з надходить кореспонденцією»
Іноді реєструється пошта, що надійшла на підприємство помилково, найчастіше в цьому випадку підприємство-відправник переплутав конверти, а діловод підприємства одержувача недогледів. У цьому випадку запис в журналі реєстрації документів слід анулювати в установленому інструкцією з діловодства порядку.
Іноді зустрічається така помилка, як подвійна реєстрація документів в діловодстві, це буває, наприклад, якщо лист спочатку було отримано факсом, а потім прийшло поштою. В цьому випадку в примітці до другої записи слід вказати реєстраційний номер, присвоєний документу спочатку, а сам запис анулювати.
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з…
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
Всі вхідні та вихідні листи секретар реєструє з присвоєнням унікального номера, заносить в базу. Як правильно…
У будь-яку організацію надходить безліч вхідних документів - листи, преса, рекламні листівки та буклети, і т.д. Щоб…
Для ефективного управління будь-якою організацією необхідно грамотно, оперативно і на високому рівні обробляти…
Відео: "У 2017 році" - радянський диафильм про технології 1960 рокуГрамотна організація документообігу є…
Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в…
У посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з вхідною кореспонденцією. Крім того, що її слід передати…
Ведення діловодства є одним з основних етапів роботи з документами. Воно, як і багато інших документаційні процеси,…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…
Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…
Організація роботи з документами передбачає створення системи контролю виконання документів (доручень). Система…
Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…
Раціональна організація документообігу - гарантія ефективної участі компанії у зовнішньому економічному житті і…
Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…
Дізнайтеся, як відбувається обробка вхідних документів в 2016 році, які існують види вхідних документів, чому…
Відео: Організація кадрового діловодстваРозробка і впровадження системи діловодства в 2016 році - нагальна потреба для…
У деяких організаціях документи повторно реєструють під час їх передачі між підрозділами. Повторна реєстрація документа…