Організаційні документи з діловодства: полегшуємо сприйняття і просуваємо в маси

Відео: Як правильно оформляти документи з діловодства

«Хотіли як краще, а вийшло ... навіть нічого не вийшло, а залишилося, як було ...», - такий висновок з сумом роблять співробітники канцелярії після того, як знову видані правила роботи з документами виявляються черговим недієвим інструментом. І не тому, що неправильно складені, а тому, що інші працівники ними просто не користуються. Як вирішити проблему того, що громіздкі регламенти далеко не завжди бувають прочитані працівниками організації, незважаючи на те що вони розписалися в листі ознайомлення? Як зробити регламент з діловодства робочим документом, до якого співробітники будуть звертатися щодня? Разом з вами спробуємо розібратися в цьому питанні і дати корисні рекомендації.

Регламентами часто називають не тільки окремий вид організаційно-правових документів, а й всю сукупність розпорядчих документів і локальних нормативних актів з діловодства. Далі в тексті статті будемо дотримуватися цього значення слова «регламент».

Регламентування процесів діловодства в організації

Організація зростає, розвивається, і одного разу в її житті настає момент, коли потрібно упорядкувати систему роботи з документами. Знову розроблені правила закріплюються в організаційних документах з діловодства.

До організаційних документів з діловодства відносяться:

• інструкції, наприклад, Інструкція з діловодства;
• положення, наприклад, Положення про ведення діловодства за скаргами і претензіями фізичних осіб;
• правила, наприклад, Правила підготовки і відправки кореспонденції;
• регламенти, наприклад, Регламент бізнес-процесу «Контроль виконання документів»,
• Табель і Альбом форм документів і ін.

Мета всіх перерахованих документів - встановити єдиний порядок виконання дій по роботі з документами і обов`язкові для всіх працівників організації правила роботи з ними, а у випадку з альбомом форм - затвердити однаковість в оформленні документів.

Які вимоги до оформлення організаційних документів?

На відміну від кадрового діловодства, в якому є перелік обов`язкових в компанії організаційно-розпорядчих документів, загальне діловодство не має таких жорстких рамок і найчастіше все локально-нормативні акти в цій сфері з`являються в міру необхідності.

Наприклад, якщо на певному етапі розвитку компанія активно користується поштовими послугами, питання про розробку єдиних правил підготовки, конвертації і відправки кореспонденції встане дуже швидко. Тим чи іншим чином розроблені правила потрібно звести в ранг внутрішньокорпоративного закону: видати окремим внутрішнім нормативним актом або ввести окремим розділом в уже діючий. Тільки тоді від працівників організації можна вимагати виконання новостворених правил.

Природно, колеги навряд чи сприймуть з ентузіазмом черговий громіздкий документ. Полегшити сприйняття допоможе уявлення порядку роботи в більш зручній графічній формі.

Подолання труднощів сприйняття

Регламенти з діловодства організації, безумовно, потрібні. Але створюються вони не заради того, щоб вони існували «для галочки», а для того, щоб ними користуватися. Тут-то і починаються труднощі. Переважна більшість правил та інструкцій є об`ємні документи, написані сухо і часом не зовсім зрозуміло, через що звертаються до них тільки в самих крайніх випадках. Те, що очевидно для діловода, видається чимось вкрай заплутаним для працівника іншого відділу. І хоча документ є документ, і яким би нудним він не був, з ним доводиться рахуватися, ускладнювати життя колегам, тим не менш, теж зовсім ні до чого.

Ми пропонуємо доповнити регламенти з діловодства в організації виконаними графічно пам`ятками для користувачів. Ці пам`ятки ні в якому разі не замінять інструкцію і будуть служити лише додатком до неї. Зате вони допоможуть набагато швидше «просунути в маси» складний регламент і в стислій формі представити прийняті в компанії основні правила роботи з документами.

Управління з персоналу в одній з організацій, наприклад, повісила на дошку оголошень пам`ятку «Ви їдете у відрядження», з якої було зрозуміло, як і коли працівник повинен оформити виїзд і отримати добові і - тут же - перед ким і яким чином відзвітувати після повернення . У перші ж дні пам`ятку сфотографували на телефони майже всі співробітники, чия робота пов`язана з частими відрядженнями. Робота над пам`яткою зайняла кілька хвилин, а потік запитань на кшталт «До кого мені потрібно підійти з чеками?» Вичерпався відразу ж. Документ під назвою «Порядок оформлення службових відряджень» в цій організації, звичайно, був і раніше, але про нього знали тільки в управлінні по персоналу ...

Щось подібне пропонують регламенти бізнес-процесів - окремий документ, до якого додається так звана модель бізнес-процесу: графічне представлення процесу із зазначенням точок «входу» і «виходу» для кожної з операцій. Ці моделі хороші, але готують їх зазвичай спеціально запрошені представники консалтингових компаній в рамках великого і витратного проекту по оптимізації бізнес-процесів.

Таким чином, рекомендуємо працівникам служб ДОУ не пошкодувати часу і забезпечити офіційні локальні нормативні акти (інструкції, правила) графічними додатками.

Як показує практика, ці додатки співробітники роздруковують, пересилають один одному і в цілому використовують набагато частіше, ніж товсту папку з інструкцією.

З чого почати?

Почати можна з самих «хворих» діловодних процесів, які викликають найбільше запитань і конфліктів. Будь-секретар або працівник канцелярії назве їх без праці. Якщо ж очевидних проблем в організації немає, але порядок у роботі з документами все одно потрібно навести, слід скласти перелік діючих процесів діловодства. Як мінімум, це будуть:

• створення документів;
• реєстрація та облік документів;
• рух і контроль виконання документів;
• зберігання та пошук документів;
• уніфікація форм документів.

Можливо, графічна схема процесів прийому і реєстрації документів або контролю їх виконання не потрібні працівникам організації в першу чергу. Це, як правило, сфера відповідальності самих діловодів. А ось створення і узгодження документів, виконання завдань і відправка (підготовка до відправки) - дії, які набагато частіше виконуються не канцелярією, а працівниками інших відділів. Цим процесам і варто приділити особливу увагу.

Більш докладно про засоби і інструменти роботи з документами читайте в №11 2014 журналу № 11 2014 журналу "Сучасні технології документообігу і діловодства"

"Сучасні технології документообігу і діловодства" - журнал для керівників служб ДОУ, начальників діловодних підрозділів, завідуючих канцеляріями, загальними відділами та архівами про практику управління документами в електронному та паперовому видах.