Діловоднихдокументи

Відео: Кадрове діловодство: обов`язкові і факультативні документи

Встановлені ГОСТ і ОКУД вимоги до діловодних документів повинні дотримуватися в організаціях, незалежно від сфери діяльності. Найменші помилки в діловодних документах можуть привести до втрати їх юридичної сили, відмову в розгляді та іншим проблемам, в тому числі до накладання штрафів з боку державних органів. Звівши до мінімуму необов`язковий перелік діловодних документів, вдасться полегшити роботу з ними.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

повний перелік діловодних документів-
основні вимоги до діловодних документам-
Найпоширеніші помилки в діловодних документах.

Перелік діловодних документів в 2016 році

Діловодство - робота, спрямована на створення, зберігання та стандартизацію документів в організаціях всіх типів. Діловоднихдокументи повинні строго відповідати встановленим нормам і стандартам, в іншому випадку виникає безліч неправильно оформлених паперів. Їх склад чітко визначається громадським класифікатором управлінської документації - ОКУД.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Офіційні діловоднихдокументи класифікуються за такими ознаками:

Відео: Юридична діловодство

Способу фіксації інформації - рукописні, типографические, машинописні.
Найменувань - службові листи, графіки, накази, анкети.
Місцем складання: вихідні, вхідні, внутрішні.
Ступенем гласності - для службового користування, відкриті, секретні, цілком таємні.
Термінами зберігання або виконання.
Ступеня уніфікації - зразкові, індивідуальні, типові.

Документальний і архівний фонди організації

Перелік діловодних документів в 2016 році:

Що відображають організаційні та розпорядчі функції управління, контролю, правового забезпечення, а також зберігання.
Розкривають ціноутворення організації, кредитування, фінансування і планування, звітність і облік.
Папери про науково-технічних, культурних, економічних і інших зв`язках організації.
Про інформаційному обслуговуванні.
З охорони, організації, нормування, тарифікації праці персоналу.
Діловоднихдокументи про роботу з кадрами, а саме про переміщення, прийом, звільнення, підвищення кваліфікації, нагородження, проведенні атестації.
Про матеріально-технічне забезпечення, а також про зберігання майнових і матеріальних цінностей.
Папери з господарського та адміністративного обслуговування, дотримання правил розпорядку, експлуатації та транспортного обслуговування службових будівель.
Документи, що фіксують соціально-побутові питання, в тому числі про соціальне страхування, організації дозвілля.
Що відображають діяльність профспілкових і громадських об`єднань.

Перелік діловодних документів може відрізнятися в організаціях, що пов`язано з різною сферою діяльності. Основні документи мають бути надані до єдиного стандарту, відповідного встановленому законом. Записки, пояснювальні та інші папери для внутрішнього користування, які не використовуються для звітності в державних органах, можуть бути скасовані.

Вимоги до діловодних документів і їх оформлення в 2016 році

Правильне оформлення діловодних документів - важлива складова організаційного процесу. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »поширюється на документи, які стосуються організаційно-розпорядчим: розпорядженням, наказам, постановам, рішенням, протоколам, листів, актів і іншим.

Вимоги до діловодних документів регламентовані Держстандартом. Вони включають стандартизацію по ряду параметрів: діловоднихдокументи

оформлення реквізитів;
нормам бланків документів, в тому числі і тих, на яких зображений герб РФ.

При заповненні слід враховувати такі норми:

Формуляр документа заповнюється із зазначенням обов`язкових реквізитів.
У бланк документа повинна містити інформацію про автора, реквізити.
У головній частині згадуються відомості про організацію.
Змістовна частина повинна розкривати основну інформацію, поставлені завдання.
У оформляє частини присутні реквізити, що засвідчують достовірність викладеної інформації.

Вхідні діловоднихдокументи поділяються на реєстровані і не реєструються. Незважаючи на те, що створюються вони поза фірми, до них також пред`являються вимоги. В першу чергу потрібно реєструвати ті документи, відповісти на які необхідно швидко. Дана робота покладається на секретаря або уповноваженого менеджера організації. На паперах ставиться дата, час, кількість аркушів, унікальний порядковий номер. Відмітка повинна розташовуватися на лицьовій стороні в правому куті знизу. Реклама, телеграми, вітальні листи можуть не реєструватися.

Вихідні документи повинні реєструватися в день їх підписання. На них повинна бути вказана дата, реєстраційний і порядковий номер, інформація про кореспондента і виконавців. У ряді випадків виникне потреба у вказівках реквізитів, необхідних для здійснення платежів. Для вихідних документів може бути передбачений журнал обліку, як і для вхідних.

Інструкція з діловодства. Розділ «Організація роботи з документами»

Всі вимоги до діловодних документів регламентовані - вони містяться в нормативних і законодавчих актах. Порушення норм веде до втрати юридичної сили документів. Заповненням вхідних і вихідних паперів повинен займатися компетентний фахівець, який займається і відстеженням внесених до закону поправок. Це допоможе уникнути серйозних помилок і небажаних наслідків.

Основні помилки в діловодних документах

Помилки в діловодних документах допускаються як випадково, так і цілеспрямовано. Деякі з них ведуть до накладення штрафів, проведення додаткових перевірок. Найчастіше проблеми виникають з податковими органами. Будь-які неточності можуть негативно позначитися на репутації організації, привести до відкликання ліцензії, накладення заборон з боку державних органів.

Технологія роботи з документами. документообіг

Найбільш поширені помилки в діловодних документах:

Підписання уповноваженою особою.
Втрата, втрата або спеціальне незаповнення паперів.
Неправильна назва документа.
Неграмотне вказівку економічного суб`єкта або помилки в написанні.
Відсутність роз`яснень економічних і господарських операцій.
Відсутність дати або термінів виконання на лицьовій стороні.
Невідповідність встановленим вимогам ГОСТ або ОКУД.

Висновки

Грамотне заповнення діловодних документів компанії сприяє зниженню ризиків, в тому числі і фінансових. При складанні паперів потрібно строго враховувати всі нормативи і вимоги ГОСТ і ОКУД. У штаті організації повинен працювати людина, що спеціалізується саме на підготовці документів та їх складанні. Чим менше вхідних, вихідних і внутрішніх документів, тим легше привести їх до встановленим стандартам, тому проведення аудиторської перевірки дозволить виявити всі мають помилки, мінімізувати кількість непотрібних паперів.

Юридичний