Організація контролю за виконанням документів у діловодстві

Контроль виконання документів (доручень) в організації, як правило, ведеться на декількох рівнях: контроль виконання рішень по суті ведуть керівник організації, керівники підрозділів і відповідальні виконавці, а контроль за термінами виконання веде служба діловодства.

Якщо в організації є система електронного документообігу, то контроль виконання документів (доручень) здійснюється за допомогою системи, оскільки для контролю за термінами виконання документів (доручень) використовуються реєстраційно-облікові дані про документи, які вводяться в систему (в електронну картку документа) в процесі реєстрації документа і його розгляду керівництвом, однак базові положення по організації контролю за виконанням документів (доручень) не залежить від застосовуваної технології.

Основним нормативним документом, який регламентує організацію контролю виконання документів в діловодстві, є інструкція з документаційного забезпечення (діловодству) організації. Інструкція повинна визначати: ким (мається на увазі підрозділ або фахівець) здійснюється контроль виконання документів в організації і в структурних подразделеніях- які документи ставляться на контроль-етапи контролю виконання документів-типові терміни виконання документів-формування і використання масиву даних, необхідних для контролю- відображення даних про контроль в реєстраційно-контрольних картках (електронних картках, якщо використовується СЕД) - ведення (основні етапи) контролю виконання документів-порядок ра Оти виконавця з документамі- узагальнення і аналіз даних про результати контролю виконання документів (доручень).

На контроль ставляться документи, що вимагають виконання, тобто містять прохання, запити, доручення вищих органів і керівництва організації і ін. Як правило, це пропозиції, що надійшли в організацію (вхідні) документи і внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи та ін.).

Терміни виконання документів можуть бути типовими і індивідуальними. Типові терміни встановлюються законодавчими або іншими нормативними правовими актами.

Перелік типових строків виконання документів включається до Інструкції з діловодства організації. Типовий термін виконання документа може бути змінений керівником організації тільки в сторону його зменшення.

Індивідуальні терміни виконання документів вказуються в тексті документа або в резолюції керівника.

Змінити індивідуальний термін виконання документа може тільки керівник, який встановив його. Продовження терміну виконання документа має бути серйозно обгрунтовано, що входить в обов`язки відповідального виконавця.

Термін виконання документа обчислюється в календарних днях (виключаючи неробочі святкові дні): внутрішніх - з дати підписання (затвердження) або реєстрації документа, що надійшли з інших організацій - з дати їх надходження, звернень громадян - з дати їх реєстрації в організації, на яку законом відведено три дні з моменту надходження звернення.

Зупиняти виконання документів, а також скасовувати його виконання мають право тільки вищі органи або організація - автор документа.

Служба контролю періодично узагальнює і систематизує дані про хід і результати виконання документів у терміни, встановлені керівником, але не рідше одного разу на місяць. Дані про результати контролю представляються керівнику організації.

Дані контролю виконання повинні містити відомості хід і терміни виконання документів і бути засобом зворотного зв`язку (виконавець - керівник) в управлінні. Ці дані необхідні для підвищення виконавської дисципліни, для прийняття рішень керівництвом про заохочення працівників, що не допускають невиконання документів у встановлені терміни, і, в свою чергу, для вжиття заходів щодо покарання працівників, систематично допускають такі порушення.

Контроль термінів виконання документів (доручень) здійснюється в кілька етапів:

• постановка документів на контроль;
• перевірка своєчасності доведення контрольованих документів до виконавців;
• попередня перевірка і регулювання ходу виконання;
• зняття документа з контролю;
• напрямок виконаного документа в справу;
• облік, узагальнення та аналіз результатів контролю виконання документів;
• інформування керівництва про хід та результати виконання документів.

На контроль надходять тільки зареєстровані документи. Контроль виконання документа починається з моменту його постановки на контроль, тому служба діловодства повинна, перш за все, забезпечити доведення документа до виконавця, що здійснюється під розпис працівника, а також в електронному вигляді - по системі електронного документообігу. Якщо у документа кілька виконавців, оригінал документа направляється відповідальному виконавцю, іншим виконавцям отримують примірник документа.

Як правило, за 3-5 днів до терміну виконання служба діловодства нагадує виконавцям про наближенні терміну виконання документа, для цього виконавцям розсилаються нагадування про наближення терміну виконання документа (документів).

При необхідності зміни строку виконання документа відповідальний виконавець не пізніше трьох днів до закінчення цього терміну направляє керівнику обгрунтування в формі доповідної або службової записки про необхідність продовження терміну виконання документа із зазначенням планованого терміну виконання документа. В іншому випадку документ вважається невиконаним. Рішення керівника про продовження терміну виконання повідомляється в службу діловодства.

Після виконання документи знімаються з контролю. Документ вважається виконаним, коли вирішені поставлені в ньому питання і кореспонденту дана відповідь по суті. Копія виконаного документа поміщається в справу відповідно до відміткою про виконання. Якщо виконувалося яке надійшло в організацію лист (від організації або фізичної особи), що входить документ і документ-відповідь поміщаються в одну справу і складають єдиний комплекс документів.

Служба діловодства узагальнює і систематизує дані про хід і результати виконання документів у терміни, встановлені керівником (по завершенні місяця, півріччя, року). Дані про результати контролю представляються керівнику організації у вигляді довідок (зведень, звітів) про хід і результати контролю виконання документа, які можуть містити дані по організації в цілому, по окремих підрозділах, виконавцям і ін.

Дані про результати контролю використовуються керівництвом для прийняття рішень, спрямованих на вдосконалення діяльності організації.

В.Ф. Янкова, канд. іст. наук, доц., заст. директора ВНІІДАД

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів. Відео: Відділ діловодства та режиму УМВС Росії по Вологодській області