Впровадження системи електронного документообігу

Відео: Вебінар "Специфіка впровадження систем електронного документообігу". Частина перша

Зі статті ви дізнаєтесь:

• що дає впровадження системи електронного документообігу в організації-
• яка мета впровадження електронного документооборота-
• які основні етапи впровадження електронного документооборота-
• що міститься в наказі про впровадження електронного документообігу.

Відео: Специфіка впровадження систем електронного документообігу

В даний час ефективність впровадження системи електронного документообігу на підприємстві вже не викликає сумнівів. При невисоких витратах на технічне і програмне забезпечення такі системи дозволяють істотно підвищити виконавську дисципліну, якість документообігу і продуктивність праці, суттєво скоротивши час прийняття і трансляції управлінських сигналів.

Впровадження системи електронного документообігу на підприємстві

Оптимізація документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства ведеться в декількох напрямках:

• підвищення якості інформаційного змісту документів: їх розробка в необхідному і достатньому кількості, відповідність найменувань змістом, виняток дублюючих один одного по суті та змісту документів-створення, оформлення та затвердження документів відповідно до прийнятих державними і локальними стандартами;
• підвищення економічності діючої на підприємстві системи документообігу: маршрутизація з можливістю контролю термінів виконання, поєднання первинного бухгалтерського і кадрового обліку з процесом оперативного управління-скорочення часу обробки і проходження документа, можливість швидкого пошуку потрібного документа, організація зберігання великих обсягів інформації.

Всі ці завдання легко вирішуються шляхом впровадження системи електронного документообігу в організації, що дозволяє автоматизувати процес створення, розробки і обліку документів, контролювати їх поширення і переміщення, забезпечити їх оперативну обробку, пошук і зберігання.

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

Цілі впровадження системи електронного документообігу:

Відео: Вебінар "Специфіка впровадження систем електронного документообігу". частина третя

• створення і ведення єдиної бази всіх документів підприємства, їх структурування відповідно до затвердженої номенклатури справ-
• контроль маршруту і обробки кожного документа, в тому числі дотримання термінів їх виконання і узгодження;
• підвищення виконавської дисципліни та мінімізація ризику втрати документів і несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації;
• можливість швидкого пошуку будь-якого документа або пакета документів відповідно до запитів, які формувались виконавцями;
• скорочення часу проходження керуючих сигналів як по вертикалі, так і по горизонталі;
• підвищення продуктивності праці співробітників і ефективності роботи всієї організації в цілому.

Перераховані завдання визначають і переваги впровадження системи електронного документообігу, особливо на тих підприємствах, на яких щорічний документопоток обчислюється в тисячах облікових одиниць, а архів - в десятках тисяч. Ефективність впровадження системи електронного документообігу звичайно, обумовлена як її вартістю, так і обсягами оброблюваних документів, а також специфікою діяльності компанії. Розрахунки показують, що в загальному випадку, впровадження системи електронного документообігу окупається через рік-два.

Етапи впровадження системи електронного документообігу

Рано чи пізно до усвідомлення необхідності автоматизації системи документообігу на підприємстві приходить кожен керівник, метою якого є оптимізація його виробничої та організаційної діяльності. Успіх її багато в чому залежить від того, наскільки дотримані будуть основні принципи впровадження системи електронного документообігу:

• зацікавленість та активну участь у впровадженні вищого керівництва підприємства;
• розуміння цілей і дотримання етапів впровадження системи електронного документообігу;
• залучення до вибору або розробки ключових користувачів і фахівців організації;
• адаптація під поточні та перспективні завдання, які стоять перед організацією.

Процес впровадження системи електронного документообігу буде реалізовуватися в кілька етапів.

На першому етапі необхідно створити робочу групу з фахівців і керівників, які регулюють документопотоки в організації, і з їх допомогою виявити «слабкі» місця діючої системи документообігу. Групі необхідно виявити управлінські потреби керівників вищої ланки, а також призначені для користувача потреби пересічних виконавців. Це допоможе сформувати основні вимоги до системи і викласти їх у вигляді технічного завдання.

На другому етапі з урахуванням розроблених вимог здійснюється вибір тієї електронної системи документообігу, яка буде оптимальна як по функціоналу, так і за вартістю. Якщо завдання, які вирішуються системою документообігу компанії, досить специфічні, електронна система може бути розроблена «під ключ» і тоді саме члени робочої групи будуть найбільш тісно спілкуватися з розробниками, формулюючи їм конкретні завдання.

На третьому етапі впровадження системи електронного документообігу буде проведена її установка і, при необхідності, оновлення парку технічних засобів, модернізація застарілого обладнання і придбання нового.

Інструкція з діловодства. Розділ «Система електронного документообігу»

Четвертий етап - дослідна експлуатація та навчання персоналу відповідно до затвердженого плану впровадження системи електронного документообігу. На цьому етапі діагностуються проблеми впровадження системи електронного документообігу та ті з них, які обумовлені помилками в технічних або програмних рішеннях мають бути усунені розробниками. Як правило, дослідна експлуатація системи проходить в реальних виробничих умовах, тому її можна поєднати з останнім етапом - введенням системи електронного документообігу в промислову експлуатацію.

Наказ про впровадження системи електронного документообігу

Цим документом, складеному в довільній формі, керівник організації може зобов`язати членів робочої групи або інших відповідальних осіб провести дослідну експлуатацію системи або ж відразу ввести її в промислову експлуатацію. У перелік приписів наказу може бути також включено:

• використання її можливостей на всіх робочих місцях;
• вступ в силу документів, що регламентують експлуатацію системи електронного документообігу на підприємстві (інструкцій, методичних вказівок, правил);
• визначення кола осіб, яким надається доступ до системи на рівні адміністраторів;
• проведення загального інструктажу і навчання користувачів;
• призначення осіб, відповідальних за впровадження нових стандартів діловодства та розмежування їх обов`язків.

Як організувати діловодство на базі системи електронного документообігу?