Перехід до електронних документів: нормативні і правові акти останнього часу

Зміни в Законі від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис»

Створення юридично значимих електронних документів регулює Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис» (далі Закон «Про електронний підпис»). Внесені в нього зміни від 28 червня 2014 р пов`язані з використанням автоматичної електронного підпису.

Зокрема, до Закону «Про електронний підпис» (ст. 14, п. 3) додані фрази про повноваження посадової особи, відповідальної за автоматичне створення і перевірку електронного підпису. Суть змін полягає в тому, що якщо раніше документ завжди підписував людина, конкретна фізична особа, то тепер в закон внесено поняття про автоматично проставляється електронного підпису. Дана підпис може використовуватися для запевнення відомостей, що генеруються інформаційною системою, наприклад, при наданні державних послуг.

Відео: Співвідношення міжнародного і національного права

Як секретарю створити електронний архів документів

Так як такий підпис проставляється автоматично, відразу постає питання про те, хто буде відповідати за використання цього підпису. Тому закон наказує кожної використовує автоматичну електронну підпис організації покладати таку відповідальність на конкретного співробітника. Якщо ж в компанії ніякого нормативного акту про це не видано, за замовчуванням відповідальною особою вважається глава організації.

Якщо в будь-якому правовому акті зазначено використання електронно-цифрового підпису, то мова йде про посилену кваліфікованої електронного підпису.

Зазнали коригування і дані в кваліфікованому сертифікаті ключа перевірки електронного підпису (відкритий ключ). Тепер вносити в нього необхідно і номер страхового рахунку, і ІПН.

Зміни в нотаріальному законодавстві

Була законодавчо закріплена можливість здійснення нотаріальних дій з документами в електронному вигляді. У статті 11 Основ законодавства РФ про нотаріат (далі «Основи нотаріату») (затв. ЗС РФ 11.02.1993 № 4462-1) (ред. Від 21.07.2014) з`явилося поняття «електронний підпис нотаріуса». Тепер нотаріус має право нотаріально засвідчувати тотожність паперового та електронного документа, видати на основі електронного документа нотаріально засвідчену паперову копію, а на основі паперового документа - нотаріально завірену юридично значиму електронну копію паперового документа. Сформований нотаріусом електронний документ має однакову юридичну силу, що і документ в паперовому вигляді.

Передача електронних документів в архів організації

Для виготовлення електронного документа нотаріус сканує принесений йому на папері документ і електронний скан запевняє в комп`ютері своїм цифровим підписом. Ця ж технологія працює і у зворотний бік.

У зв`язку зі змінами в закон список оплачуваних нотаріальних дій поповнився кількома пунктами (ст. 22.1) про встановлення конкретного розміру оплати за посвідчення рівнозначності документа на паперовому носії електронного документа.

Крім цього, змінами статті 30 «Основ нотаріату» додані повноваження Федеральної нотаріальної палати:

Відео: Оподаткування електронних грошей в Росії

• створення і функціонування Єдиної інформаційної системи нотаріату (ЕІСН);
• розміщення в мережах для вільного доступу відомостей, що містяться в ЕІСН;
• можливість перевірки нотаріусами кваліфікованих електронних підписів відповідальних осіб.

В основи нотаріату була внесена спеціальна глава VII.1, присвячена ЕІСН: що це за система, як проводиться її підтримку, який порядок внесення відомостей до ЕІСН і надання з неї відомостей і т. П.

Нотаріуси вносять до реєстру нотаріальних дій ЕІСН відомості про вчинення ними нотаріальних дій за запевненням довіреностей, шлюбних договорів, заповітів, їх зміни або скасування, розірвання.

Згідно ст. 44.2 «Основ нотаріату» нотаріус може проводити нотаріальні дії на підставі документів в електронному вигляді, а також пересилати електронні документи (ст. 86). Фізична особа також тепер може направити нотаріусу повідомлення про що-небудь в електронному вигляді, запевнивши його кваліфікованої електронним підписом.

Зміни, внесені до постанови Уряду РФ від 06.09.2012 № 890

Цілий ряд правових актів, пов`язаних з переходом до електронних документів, був підданий змінам. З найбільш важливих - зміну до постанови Уряду РФ від 06.09.2012 № 890 «Про заходи щодо вдосконалення електронного документообігу в органах державної влади». Суть змін полягає в переході всіх органів держвлади на електронний документообіг до 31 грудня 2016 р

Відео: Вебінари

Зміни в розпорядженні Уряду РФ від 11.06.2013 № 953-р

Розпорядженням Уряду РФ від 11.06.2013 № 953-р «Про затвердження плану заходів (" дорожньої карти ")" Підвищення якості регуляторного середовища для бізнесу "» затверджено план наступних заходів:

• включення в нормативні правові акти можливість використання електронних документів як альтернативи документам на паперовому носії (п. 1);
• приведення до загального вигляду форматів електронних документів для обміну даними між державою і підприємцями, забезпечення публічності та безоплатності даних форматів електронних документів (п. 2);
• внесення змін до законодавства, що встановлюють можливість архівування документів в електронному вигляді (п. 3);
• можливість використання документів в електронному вигляді в якості доказу в суді (п. 4).

Законопроект № 555187-6

Для реалізації даного плану заходів до Держдуми був додатково внесено проект ФЗ № 555187-6. Законодавці тим самим пропонують доповнити ФЗ від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» в частині опису порядку обміну електронними документами держорганів і муніципальних структур з фізичними та юридичними особами та іншими організаціями.

Відео: Secret Space Program Richard Dolan

Передача електронних документів в архів організації

Також в рамках законопроекту розглядаються зміни в ФЗ від 07.07.2003 № 126-ФЗ «Про зв`язок», які передбачають розгляд електронних документів при ліцензуванні, в Містобудівний кодекс РФ від 29.12.2004 № 190-ФЗ також в частині електронної взаємодії з органами нагляду, в ФЗ «про виконавче провадження» від 02.10.2007 № 229-ФЗ про включення можливості роботи з виконавчими документами в електронній формі і т. д.

Поки використання електронних документів практикується в досить вузьких сферах діяльності, але завдяки законодавчо прийнятим положенням сфера застосування неухильно розширюється.