Види первинних документів

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які види первинних документів використовуються в кадровій і фінансовій облікову політику підприємства-
• як здійснюється зберігання різних видів облікових документів в 2016 році-
• як завіряються первинні документи в електронному вигляді.

Відео: Що таке первинні бухгалтерські документи

У практиці господарської та організаційної діяльності компанії використовуються різні види первинних документів, що містять будь-які облікові відомості, що підтверджують виконання будь-яких управляючих впливів або господарських операцій. До їх оформлення і зберігання пред`являються особливі вимоги, про які розповідається в статті.

До якого виду документообігу компанії відносяться різні види первинних документів

Весь документообіг підприємства можна умовно поділити на три види:

Відео: Рахунок-фактура - первинний документ чи ні?

• управлінські документи за допомогою яких здійснюється прийом і передача управлінських рішень, а також ті, в яких міститься інформація і ті, на підставі яких створюються звіти звіти, на підставі яких і приймаються ці управлінські рішення;
• кадрові документи, що містять інформацію про кадровий склад і обліку кадрів підприємства, про організацію роботи з персоналом, включаючи документи про ротацію кадрів, зміна посад, звільнення співробітників, які застосовуються заохочення і покарання, графіку відпусток і штатному розкладі, первинні документи з обліку кадрів;
• бухгалтерські та фінансові документи, що містять інформацію про виробничу і господарську діяльність компанії-планова, аналітична, бухгалтерська і фінансова звітність-первинні документи бухгалтерського обліку, договори, нормативно-правові акти та ін.

Як бачимо, різні види первинних документів в 2016 році існують і в кадровому, і в бухгалтерському документообіг. До цього виду документів відносяться ті виправдувальні і підтверджуючі документи, в яких міститься вихідна інформація про те чи іншому вигляді організаційної та господарської діяльності підприємства. Оскільки первинні документи, оформлені відповідно до встановлених правил, мають юридичну значимість, вони є підтвердженням факту вчинення організаційного дії або виконання будь-якої господарської операції і заповнюються відразу після того, як цей факт відбувся.

Які існують види первинних документів

На підставі цих документів ведеться кадровий та бухгалтерський облік, відповідно вони поділяються на первинні документи кадрового та бухгалтерського обліку.

До первинних документів кадрового обліку, наприклад, відносяться наказ про прийом на роботу і особова картка працівника, штатний розклад, наказ про переведення або надання відпустки працівнику, графік відпусток, наказ про звільнення, наказ про направлення працівника у відрядження і посвідчення про відрядження, наказ про заохочення або покарання працівника.

Технологія роботи з документами. документообіг

Питання про те, які існують види первинних документів у бухгалтерському обліку, набагато ширше, тут і документи з обліку робочого часу і розрахунків з персоналом по оплаті туди, касових і торгових операцій, грошових розрахунків з фізичними особами при здійсненні торгових операцій із застосуванням контрольно-касової техніки, основних засобів і нематеріальних активів, розрахункові та платіжні документи і т. д.

Крім того види первинних документів поділяються на зовнішні і внутрішні. До перших можна віднести платіжні доручення, платіжне-вимога-доручення, платіжна вимога і рахунок-фактуру. Внутрішні первинні документи, в свою чергу, поділяються на розпорядчі, виконавчі, комбіновані і бухгалтерські.

Як здійснюється зберігання різних видів первинних документів в 2016 році

Основним документом, який регламентує порядок створення архівів підприємств, а також зберігання різних видів первинних документів в 2016 році є Федеральний закон від 22 жовтня 2004 №125 ФЗ. У ньому говориться, що терміни зберігання документації можуть встановлюватися не тільки федеральними, але і іншими нормативними правовими актами, до числа яких, наприклад, відносяться:

1. Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання, затверджений Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 (далі - Перелік);
2. Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Наказом Мінкультури РФ від 31.07.2007 № 1182;
3. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Головархівом СРСР від 15.08.1988.

Експедиційна обробка надходить та відправляється кореспонденції

Порядок зберігання різних видів первинних документів кадрового обліку, що входять до переліку типових управлінських документів, встановлюється трудовим законодавством, а терміни - відповідним Переліком. Так, особисті справи і особові картки співробітників, накази і довідки по особовому складу повинні зберігається в архіві організації або в іншому централізованому архіві, з яким у неї укладений договір, 75 років.

Зберігання різних видів первинних документів бухгалтерського обліку здійснюється в порядку, передбаченим федеральним законом «Про бухгалтерський облік» від 21.11.1996 року №129-ФЗ (далі - Закон). Термін їх зберігання відповідно до Переліку, становить 5 років.

Первинні документи в електронному вигляді

Відповідно до закону №129-ФЗ, складання і зберігання первинних документів в електронному вигляді допускається. Але, в той же час, згідно з п.2 ст. 9 цього закону на паперових носіях первинні документи кадрового та бухгалтерського обліку приймаються оформленими по встановленим вимогам, в тому числі за уніфікованими формами або містять всі необхідні реквізити.

Відео: 06-Первинні документи бухгалтерського обліку

Технологія роботи з документами. документообіг

Одним з найважливіших реквізитів, наявність якого є обов`язковою для всіх видів первинних документів в 2016 році, є підпис відповідальної особи. Тому всі такі документи на машинних носіях повинні бути завірені електронним цифровим підписом керівника, головного бухгалтера, осіб, відповідальних за виконання господарських операцій і оформлення первинних документів обліку.

Регламентує порядок роботи з первинними документами в електронному вигляді Федеральний закон від 10 січня 2002 г. №1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис». У практиці кадрового та бухгалтерського діловодства електронні документи, завірені таким підписом широко застосовуються при взаємодії з кредитними організаціями та податковою інспекцією.